無紙化辦公給檔案管理帶來的挑戰

王瑩

摘 要：隨著網絡信息技術的發展，辦公自動化的進一步廣泛應用，無紙化辦公的普及發展，對檔案管理提出了新的挑戰。就無紙化辦公的發展，本文進行探討，首先分析無紙化辦公的概念及其特點；其次，分析了無紙化辦公對于檔案管理提出的新挑戰；再次，就檔案管理的注意事項進行分析，從電子文件的安全、檔案數據安全進行論述；最后，總結分析了無紙化辦公對于檔案管理的影響和前景，提出對策與相應的措施。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；相應措施

伴隨信息技術在當今計算機應用的快速發展，為檔案管理提供了更為廣闊的發展空間，對于辦公自動化管理提出了更高的要求。研究現代信息技術的應用，推動現代檔案管理的向無紙化辦公方向發展。如何有效地提高檔案管理的效率？為了解決這些問題，“無紙化辦公”的提出對于檔案管理提出新的挑戰。

1 無紙化辦公概念及特點

1.1 無紙化辦公概念

無紙化辦公目的是利用技術手段來改善辦公和辦公自動化的效率。早在20世紀70年代中期，一些發達國家為解決辦公業務的增加對企業發展的壓力，提出無紙化辦公理念，它改變了傳統辦公方式。無紙化辦公室通過靈活的電子文件分發，以取代人工程序，可直接通過辦公自動化系統文件快速，準確地傳達了既定目標。

1.2 特點

無紙化辦公可以通過辦公自動化系統可以節省辦公成本，減少人力資源浪費。所有辦公正式文件通過自動掃描生成電子版，辦公自動化系統管理員將收到的辦公文件直接通過文件管理器包括電子文檔轉換為系統記錄并且能夠提交領導閱讀批復，整個過程沒是電子版的沒有紙張使用，省去了許多印刷、裝訂、粘貼、閱讀、回收和保存文件等繁瑣的辦公環節，非常明顯的減少了辦公用紙和印刷設備及耗材的數量并且也節省了人力資源和財政資源。

2 無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰

2.1 歸檔工作的新挑戰

無紙化辦公采用的辦公自動化，隨著不斷變化的電子媒體檔案的增多，電子和紙質文件的不同對于參與歸檔工作的檔案管理人員提出了新的挑戰，辦公文件的電子版形式存在，對于檔案管理人員必須重視自動化系統軟件的應用，以及對于不同類型的辦公文件進行分門別類的歸檔，以及要注重領導批閱以及重要辦公文件的存放，可以認為檔案管理信息系統和辦公自動化系統連接起來，利用電子程序界面導入文檔管理系統的信息，歸檔文件存放辦公自動化、無紙化辦公形式下的檔案管理的歸檔工作顯得尤為重要。

2.2 電子版辦公文件法律效力面臨新的挑戰

以電子方式提交文件的法律效力新的挑戰，電子版辦公文件能夠被計算機系統識別和處理，數字檔案管理部門按照存儲在磁帶，磁盤或光盤介質一定格式的代碼電子文檔和傳輸的互聯網上電子文件歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提取查詢更加快捷，但電子文件法律效力卻面臨更多挑戰，如何確保電子辦公文件歸檔后其法律效力不受影響，對于電子版的辦公文件歸檔后的的法律效力問題也是檔案管理中面臨的新的挑戰。

歸檔的電子文件要應用數字水印、數字簽名和數據加密技術，通過數字水印技術保護電子辦公文件版權，以確定它不被非法篡改。電子文檔數據加密技術是通過對電子文件壓縮加密以后進行的保護，這項技術具有防非法復制功能，能夠對于電子文件進行有效的法律保護，電子文檔備注好電子參考章節，以確保其歸檔基于歸檔電子閱讀機讀數據庫能夠自動生成，通過軟件技術解決方案獲得的電子文檔的有關章節，以維護包含電子文件和紙質文件穩定的電子文件的原始數據，可以更好維護歸檔后的電子辦公文件的法律效力。

2.3 檔案查詢面臨新的挑戰

在檔案管理中，隨著辦公自動化和無紙化辦公的發展，對于檔案中的查詢服務提出了新的挑戰，電子文件檔案查詢中使用電子文件使用新的挑戰，只有充分利用以反映電子文件其應有的價值的文件夾需要提高訪問使用管理能夠共享，控制和使用電子文件自動打開記錄性能統計，檔案工作人員申請作出努力，以實現采用面向過程的，提出一個請求使用的檢查和工藝和系統的訪問權限多級，采用文件管理器直接檢查必須提交領導要求的電子文檔審批批準水平；在登記的效力授權使用所允許的時間后，電子文件審查可以自動核定后恢復，到取消使用電子文件的在線訪問權限必須具有良好的控制功能，避免閱讀訪問歸檔部門的規范管理，不能被其他程序打開，以避免檢查人員可以免費下載和保存電子文件應有權印刷讀取，印刷應授權使用數字技術數字水印的電子文檔的版權保護所需要的幫助文件使用現代化的管理環節提供了方便的文件管理，科學的管理方法，使資源得到充分利用的文件。

2.4 檔案文件的原始性面臨挑戰

檔案文件的法律效力是依據檔案文件的原始性，即在原始電子文檔識別中的文件，以確保其主導作用的憑據。對于紙質文件，它反映的內容和形式是統一的，如果任何形式的變化在附件中再次，我們有理由懷疑它的真實性。然而，電子文檔的內容和形式是相對的，因為不僅該內容被容易地改變，而不是一個固定的形狀，因此，隨著無紙化辦公的推行，對于檔案管理文件的原始性提出了新的挑戰。

3 無紙化辦公檔案管理中的建議

隨著電子文件，電子文檔管理的廣泛應用，員工必須積極采取適當措施，以改善電子文檔的安全性和可靠性，信息安全技術是關鍵在這方面，采取技術具體有以下幾種：核心技術，簽訂技術，認證，報文認證，防火墻，添加水印等技術措施。

3.1 注重電子文件的安全性

電子文件歸檔的信息涵蓋了多方面的內容，應制定切實可行的戰略安全和可靠性是簡單而有效的物理隔離措施，即電子文檔和信息系統管理子系統保管文件包括兩個網絡完全獨立的系統，采取技術戰略和特定的存儲優勢，歸類備存的離線歸檔系統，羈押確定子系統，結束了公開范圍的方法，電子文件歸檔各種電子信息文件使用不同的子系統提供使用權限提交電子文檔離線管理信息系統。有效防止網絡入侵的物理隔離。

3.2 檔案管理數據安全

隨著無紙化辦公檔案信息管理體制和運行，因負責信息系統的維護和操作，其操作權限“系統管理員”是偉大的，你可以很容易地在不同部位進入系統維護操作，如有關當局的演技是一個很大的安全隱患，信息安全方案以這種方式已經在實際應用中，“系統管理員”利用職務之便訪問存儲系統數據修改系統謀取私利。電子信息管理系統文檔中包含的功能權限應該設置設計，數據審計權，三權分立的正確方法的數據操作，可以有效地提高電子數據文件的安全。

“無紙化辦公”為檔案資料自動化管理??注入了新的生機和活力，數字信息與電子文件確定電子文件屬性的文檔使用電子文件，檔案無法比擬的優勢。

4 結語

面對網絡“無紙化辦公”帶來的檔案管理上出現的新挑戰，檔案管理方面的有關領導要給予充分重視，積極支持無紙化檔案管理自動化的發展。在資金投入方面，檔案管理人員要盡職盡責，熟悉業務精通檔案管理軟件，工作積極為辦公自動化發展而不懈努力。我們有理由相信，隨著電子信息技術的快速發展， “無紙化辦公”將為檔案管理工作的變革帶來新的機遇，也為檔案資料自動化管理??注入新的生機和活力。

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