新時期檔案信息化管理工作探究

摘 要：檔案信息化建設是檔案部門“十二五”期間的一項戰略任務，作為國民經濟和社會信息化的一個顯著標志，人們獲取信息已越來越系統、全面和深入，傳統的檔案管理利用方式已難以滿足社會的要求，以計算機技術、網絡技術為核心的信息技術，使整個檔案部門面臨前所未有的巨大挑戰。按照檔案信息化的要求，檔案管理模式要從檔案實體保管向檔案數字化信息管理轉變，大力開發檔案信息資源，為社會提供及時、準確、系統、多層次、全方位服務。

關鍵詞：檔案信息化；管理；探究

1 檔案資源信息化管理工作及分析

1.1 檔案資源信息化的主要工作

檔案館檔案數字化管理就是運用計算機技術、信息技術和網絡技術來實現檔案工作現代化的管理模式。通過計算機錄入存儲、數碼信息系統加工和網絡傳輸，實現辦公自動化、文檔一體化、保管智能化和服務現代化，實現館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發利用，

滿足社會各方而的需求。從目前來講，檔案資源數字化的主要工作，一方面是對館藏檔案進行標準化整理和數字化處理，包括紙質檔案的數字化，縮微膠片影像的數字化，以及錄音、錄像、照片、圖紙檔案的數字化，使之轉換成可聯機上網的數字信息。另一方面是調整檔案館的收藏方案，大量接收新型的電子檔案。另外要加強數據庫的建設，在開發檔案專題目錄、文獻數據庫的同時，大力開發檔案全文數據庫、光盤數據庫和多媒體數據庫。

1.2 檔案信息化工作現狀分析

⑴檔案數字化錄入形式。現階段數字化的主要方式有計算機錄入、 掃描錄入、數碼相機拍照錄入三種。計算機錄入速度慢、效率低、成本高。掃描技術存在圖像質量不高、字符分類、源文獻的背景干擾和單位成本高等缺陷。掃描錄入可作為文件、照片檔案的數字化。數碼相機拍照錄入較快，但需要后期圖像處理軟件的再加工。

⑵數字化檔案的選擇問題。檔案館藏數量相當可觀，保存的檔案信息種類繁多，浩如煙海。要完全數字化是不現實也是不必要的。必須依據檔案信息的價值不同、開放利用時限不同、保密程度不同來決定數字化的輕重緩急，把群眾利用率高的民生檔案優先進行數字化。

⑶檔案數字化制度的建立。檔案數字化建設需要制訂一系列的行業標準規范，以確保各單位的數字化資源具有共享和交換的基礎。如電子文件的收集、整理、鑒定、歸檔，及形成的電子檔案如何管理等，由于缺乏統一的標準和規定，嚴重制約了電子檔案的歸檔和管理工作。

2 檔案館網絡信息化管理面臨的問題

2.1 檔案館信息化工作網絡的建立

一般認為檔案信息網絡即檔案館內部的局域網，或者互聯網上的檔案網站，這種認識在新時期顯得過于狹隘。目前計算機網絡技術以驚人的速度發展，相應地網絡設施的功能類型也多種多樣，如內部的局域網、外部的廣域網、網上數據庫、網絡硬件和軟件等。檔案信息網絡應當是各種網絡技術和網絡設施的綜合應用，不僅包括檔案館內部的檔案信息局域網、高速檔案區域網，而且包括接入互聯網絡的檔案站點，以及基于檔案局域網和檔案站點之上的虛擬性全國檔案信息廣域網。檔案館將從傳統的紙質載體形態向以互聯網為載體的數字化形態轉變。因此，檔案館網絡化工作，先要完成內部局域網的建設及與之相適應的各種硬件與軟件的建設，還要通過城市信息中心，與國家、省市相關部門實現計算機聯網。利用網絡的傳輸便利，為檔案信息的輸入、輸出及館際間工作信息的流傳提供高速、便利的信息通道，促進諸多業務環節和各部門之間的溝通與合作，使檔案工作效率大大提高，使檔案社會化服務的時效性、廣泛性更加突出。

2.2 檔案網絡化建設需要解決的問題

⑴數字檔案的利用問題。檔案的憑證價值是檔案的基本價值之一，但是，網絡環境下，數字檔案具有易修改性，使其原始證據作用受到了挑戰。如何永久保證檔案信息憑證作用的法律地位，是網絡環境下檔案工作的重要課題。通常上網的檔案信息事先都要經過管理人員的鑒定，但是通信線路的故障和網絡“黑客”的篡改會使檔案信息在網上傳輸的過程中發生變化。如果從網上獲得的檔案信息不可靠，檔案信息網就失去了意義。為此，檔案利用者可以采用密鑰與數字簽名技術，防止黑客篡改檔案信息。

⑵檔案信息的保密和安全性問題。它包含保密性和完整性兩個基本要素。完整性要求檔案信息在存儲或傳輸過程中，保持不被修改、破壞和丟失。保密性就是要防止檔案信息被故意的或偶然的非授權泄露、更改破壞或使信息被非法的系統辨識、控制，確保信息的安全。首先檔案館必須經過嚴格鑒定、劃密等工作后，確定可在網上提供利用的檔案，對于尚未開放的檔案信息，則不宜上網，以免造成泄密。對于檔案館規定了一定的保密范圍和保密時限的部分檔案，也可設置防火墻防止用戶隨意利用，同時可以通過身份驗證和電話預約的方式加以控制利用。最后，做好檔案信息的數據備份，一旦發生硬件故障或受到黑客攻擊，可在最短時間恢復系統。在網絡化環境下，法律措施與技術手段相結合是發展趨勢。其主要采用的技術保護手段有：信息加密技術、信息訪問控制技術、身份驗證技術、防火墻技術、防泄漏技術、信息自動恢復技術等。

3 檔案資源信息化管理新構想

3.1 電子檔案管理模式

電子檔案管理是一種新型管理模式。紙質檔案數量日益膨脹，檔案庫容日漸飽和，且一批紙質歷史檔案在逐步自然老化，必須采取先進技術手段加以搶救。同時，電子檔案信息載體已日趨多元化，對紙質檔案形成強大的沖擊，所以單一的原有管理模式再難以適應現時檔案管理工作的發展要求。在網絡化環境下，電子檔案的利用不僅快速方便，而且用戶不與檔案原件直接接觸，使檔案原件不受損害，能最大限度地延長檔案的保管壽命。電子檔案存貯載體存貯容量很大，其軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間很小，檔案庫房管理較方便。但電子檔案的技術保護對溫、濕度變化和紙質檔案相比，要求更為嚴格，對防塵、防火、防光、防磁等條件更加苛刻，還要嚴格防范計算機病毒。紙質檔案和電子檔案各具優劣，現行的雙軌制管理就是避免兩種載體的不足。

3.2 建設數字化虛擬檔案館

這種檔案館不是檔案實體存儲機構，而是存在于網絡上的有序的信息空間，檔案館完全數字化，作為控制中心對分布于網絡上的電子檔案進行管理，所有的管理都是在網絡上進行。一切信息均存于網上，用戶利用在線目錄檢索到檔案，提出全文利用申請，經過檔案館批準、授權，通過連接進入所需文件的存儲網址，利用軟硬件資源識別讀取、打印檔案信息，具有最大的利用方便性，但要求更高的網絡安全控制和網絡資源管理技術。

總之，充分開發利用好檔案信息資源，建設最佳的館藏，最大化地發揮出信息資源整體效應，實現高速快捷服務的信息網絡，使社會各界人士能及時有效地上網查詢到所需的各種檔案信息，是新時期實現檔案信息化管理工作的最終目標。

參考文獻

[1]黃巖 機關文書檔案信息化管理工作探析[J]黑龍江檔案2012（2）

[2]睢強 檔案信息資源建設之數字化管理[J]科技信息2013 （5）

作者簡介

睢壯，男，本科，檔案館員。