基層檔案管理現狀探析

摘 要：檔案可以真實地記錄人類社會發展和進步的情況，它提供的信息是社會的寶貴財富。隨著社會發展的步伐不斷加快，檔案管理在基層管理工作中的重要性也日益凸顯，引起了人們的高度重視，而在基層檔案管理的過程中，仍然存在著一些問題，使基層檔案管理工作難以順利進行。鑒于此，筆者以基層檔案管理現狀及存在的問題為切入點，進而提出加強基層檔案管理的有效措施，為加強基層檔案管理提供一定的參考。

關鍵詞：基層；檔案管理；問題

隨著社會生產力的不斷發展和生產效率的提高，人們儲存信息的欲望和需求也日益膨脹，在此背景下，就有了檔案記載。到現在為止，紙質檔案的歷史已十分悠久了，它記錄了兩千多年的歷史演變信息，為現代人追溯歷史提供了重要的依據，極大地促進了人類文明的進步和發展，也為現代社會的物質和精神文明建設提供了寶貴的信息資源。因此，檔案的記載對人類文明的發展有著重要的現實意義。然而，令人堪憂的是，目前的基層檔案管理工作中還存在著一些問題，只有解決這些問題，才能加強基層檔案管理。

1.基層檔案管理現狀及存在的問題

自建國以來，我國的檔案事業整體上的發展是健康有序的，較以往而言有了一定的突破。為了促進檔案事業的發展，我國也建立了大量的檔案機構以及檔案，這極大地促進了社會主義的發展，加快了我國政治、經濟建設的進程。然而，檔案事業的發展還沒有走向成熟和平衡，有少數地方、少數基層單位的檔案管理意識較為薄弱，根本不重視檔案管理工作。因此，我國的基層檔案管理還存在著較多的問題，以下是具體介紹：

1.1硬件投入不足，環境設施落后

有部分單位認為根本沒有必要設立檔案室，檔案室的硬件設施完全是浪費資源，認為把那些過時的資料放在一個獨立的空間就行，改進設施更是沒必要，檔案管理的目標就是把材料擺放整齊進行備案。這種看法在很大程度上影響了檔案室的管理，導致如今檔案室的設備不齊全、設施陳舊、立卷手段也較為落后，大部分工作仍然采用手工操作，工作效率低下，少數長期被忽視的資料出現了較為嚴重的毀壞，使檔案資料缺乏完整性。

1.2對檔案工作的重要性認識不到位

人們心目中不怎么重視檔案工作，對檔案工作不看好，他們覺得檔案工作的效益不直接和明顯，無法和教育、科技產業相比[1]。有少數基層單位甚至認為檔案工作不重要，隨便應付下就行，根本不對人員的素質進行嚴格地考核，不管人員能否勝任該工作，只要有人在崗工作可以應付檢查就行。因此，檔案室失去了最基本的作用，成了保管資料的倉庫，有很多的文件資料都是隨便放置在柜中，甚至有些資料還沒有進行收集，就更不要說對其進行開發和利用了。尤其是還有少數村級和一部分民營企業，完全沒有檔案工作意識，無法跟上時代發展的步伐。

1.3管理水平不高，管理制度不完善

人們對檔案管理的認識不夠深刻，他們普遍認為檔案室就是存放過時的倉庫，工作人員的職責就是保管資料，對檔案管理的經費投資力度也就很小，長此以往，檔案部門的管理工作水平很難得到提高，使檔案部門的管理工作缺乏競爭性。除此之外，檔案室還沒有健全的規章制度，對卷宗的管理缺乏規范性，這樣就嚴重影響了管理工作的質量，導致檔案管理很難實現科學化和標準化。

2.加強基層檔案管理的有效措施

2.1 穩定檔案干部隊伍，提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理工作對管理人員的素質要求較高，它要求有專業的和有經驗的人員來進行管理，這樣的人員才能勝任這份工作。檔案工作的順利進行還需要一定的制度保障，科學合理的制度能使檔案具備保密性和專業性。當然，檔案工作隊伍的建設是十分必要的，它對檔案工作人員進行嚴格地考核，并對檔案工作人員進行專業的、系統的崗位培訓，使檔案管理工作的效率得到提高。

2.2實現標準化、現代化的檔案管理

基層檔案管理工作要適應時代發展的需要，就必須設立專門的檔案場所，并且要使用專用的、完善的基礎設備。除此之外，檔案場所的防范工作也是很重要的，加強防范可以保證檔案的完整性和整潔性。基層檔案資源要具備真實可靠性，進行及時的收集、整理和分類。工作人員要明確自己的工作任務和職責，端正自己的工作態度，做好資料的處理和匯總，建立檔案管理工作人員的績效評價體系，增強工作人員的積極性，從而實現標準化、現代化的檔案管理。

2.3增加投入，改善檔案工作環境

檔案工作的進行需要堅實的物質基礎和大量的經費投入。只有這樣才可以促進檔案庫房設施的改善，提高科學管理水平，可以為檔案的科研工作提供物質保障，加快檔案管理新方法、新舉措的探索步伐。另外，大量的經費投入可以使檔案工作人員的待遇得到有效改善，為工作人員提供獎金和工作津貼，激發他們工作的積極性。

2.4循序漸進、紙質、電子文檔同步發展

計算機網絡技術的廣泛運用以及辦公自動化的普及，加快了文書工作的革新，從原來的“筆桿子”轉變為現在的“鍵盤子”，由此就形成了電子文件，電子檔案也隨之出現，檔案信息化建設也成為檔案管理工作的重要環節[2]。對基層檔案管理工作來說，首當其沖的是要做好基礎工作，建立科學、規范的紙質文檔，進而形成電子文檔。因此，檔案管理要循序漸進，在此過程中，要引進高素質、專業化的優秀人才，為現代化的檔案建設奠定人才基礎，還要改善電子文檔建設的基礎設施和設備，促進電子文檔的形成。同時，要加強領導和業務指導，有效保證基層檔案工作的順利開展。如果我們全社會都關注和重視檔案事業的發展，基層檔案工作的面貌就會煥然一新，加快邁入正規的步伐。

2.5抓住重點，努力攻克薄弱環節

如今，村級和鄉鎮企業、民營企業建檔對建檔工作的認識不足，檔案管理意識較為薄弱，尤其是一些地處偏僻的村級，人員的變動幅度較大，很難進行規范化的工作接交，導致很多檔案資料不完整，缺失現象較為嚴重，也有少數民營企業完全沒有建檔意識[3]。面對這種情況，各級檔案部門和涉農部們就要重視農業、農村檔案工作，加強管理和指導，采取一系列行之有效的措施和制定完善的管理機制。例如，工作不到位追究制、建檔工作責任制和落實情況督查制等制度，把建設縣、鄉、村三級檔案信息網作為檔案管理工作的重點，集中力量擴大村級和民營企業的建檔范圍，努力提高我國檔案管理的水平。

3.結語

綜上所述，在當今社會經濟高速發展的推動下和信息化浪潮的沖擊下，我國的基層檔案管理工作中的問題越來越明顯，使我國的基層案管理水平很難得到提高，無法緊跟時代發展的步伐。因此，基層檔案管理部門要采取一系列行之有效的措施，擴大管理力度，加強基層檔案的管理。只有做好基層檔案管理工作，才能提高我國基層檔案管理的水平，進而更好地促進我國物質文明和精神文明的建設，最終促進社會的進步和發展。

參考文獻

[1]王前.淺論基層檔案管理存在的問題及對策[J].企業管理，2013，37（10）：84-85.

[2]周繼娥.淺談基層檔案管理工作現狀及工作對策[J].法制與經濟，2012，54（12）：99-100.

[3]萬紅英，萬紅梅.淺析基層檔案管理工作的現狀[J].管理科學，2011，25（09）：55-56.

作者簡介

丁芳（1973—），女，漢，山東省濟南市人，工作單位：山東省交通規劃設計院，秘書，館員學位：本科，研究方向：檔案管理