檔案管理發展現狀與問題

姜仁淑

摘 要：本文通過對檔案管理現狀進行調查，從檔案的管理現狀、檔案管理規劃與制度建設、檔案的收集歸檔、信息化建設、檔案的高管與鑒定、檔案的利用等方面進行調查數據進行分析，還提出了對檔案進行有效管理的建議。

關鍵詞：檔案管理；調查研究

1 檔案管理現狀調查

我國目前的檔案管理方式較之發達國家還較為落后，在檔案管理的整體開展思路方面也有一定問題，檔案管理參與人員對工作熱情不足也缺乏創新意識，再加上我國檔案管理工作方面的體制也并不完善，種種原因使得檔案管理工作難以發揮其價值，具體有以下幾個方面：

1.1 檔案管理工作制度落后

首先我國檔案管理工作的基礎條件就落后于其他國，缺乏新的基礎設施，難以保證檔案管理的規范性與合理性，使得一些檔案管理工作難以落實；工作環節上也存在著基礎工作不合理等相關問題，再加上缺少經費，導致很多重要檔案資料不能及時整理，而且還有一些檔案管理工作人員自身素質問題，使得混亂的檔案資料更陷于混亂之中。種種問題使得檔案管理的相關信息資源得不到共享，發揮不出資料信息的重要作用與價值，甚至在經濟不發達的地區連配置都不完善，這就大大影響了檔案管理的工作開展。

然后其存在的另一重大問題就是檔案收集缺乏力度、材料質量問題差。某些檔案不能生搬硬套相關規定，沒有形成自己的細則，內容不完整、不具體。這樣即使建立的相應的制度也會存在執行方面的問題。在收集材料方面問題更是突出，材料收集不全面，特別是某些應時性的檔案收集不完整，這直接導致了檔案收集的混亂。再者檔案工作制度的落后直接導致的是檔案保存方法的不及時，紙張破損、發黃、褪色等重大問題使材料變相變得不真實，材料的合法性與真實性受到質疑。

第三方面就是缺少相應的檢查、監察機制。多少單位的人事檔案處于無人問津狀態，多少單位的檔案沒有定期檢查，就是這些漏洞使得不法分子鉆檔案管理的漏洞。甚至有些人員在檔案遺失期間，一些單位趁機違法犯罪，推卸責任。種種原因使得檔案材料的真實性受到質疑，檔案信息虛假不全，可信度減低，這給社會、給單位、為個人都帶來嚴重的問題。

1.2 管理人員責任感不足

信息時代的快速發展對檔案管理參與人員的工作方式和思維有很大的要求，但由于管理人員的服務觀念和服務意識不強，無法滿足檔案管理工作的發展，且在服務的觀念和意識上也有缺陷，沒有對檔案管理深入了解，脫離了檔案管理工作作為一個服務行業的宗旨。

責任感的不足事實上和個人管理理念息息相關，因此我提出一下兩點要求，其一，滿足其知情權。對于檔案的不透明、知情權不落實而造成的種種問題日益增多，有的單位還塞進缺乏事實根據的材料，因檔案管理問題而引發的訴訟案件也逐漸增多，變相的增加的訴訟成本、社會管理成本。其二，嚴格遵守檔案保管權限。嚴格按國家規定執行，隨著我國經濟建設的發展，外資、民營等經濟成分在經濟發展中占有越來越重的比例，有的單位對檔案保管只能將其寄放出去，自己無暇管理，顯然這種做法會導致檔案管理的松弛與混亂，讓不法分子乘虛而入。同時企業工作的人員檔案已是薄弱，沒有把在工作中形成的材料保存下來，時間一久，對于單位和個人都是一種不可彌補的損失。

1.3 檔案管理工作缺少統一的指標

目前，通常是以對檔案工作的完成情況為指標，這是因為對檔案工作人員的工作能力、業績等不明確，還有就是檔案的收集、檔案的保存、檔案管理技術的創新等。

檔案管理的方法很重要，現在傳統的檔案管理辦法受到嚴峻的挑戰，自改革開放以來，隨著市場經濟的推動，人員流動現象日益增加，人檔分離的現象也越來越普遍， 在實際操作部門中，管理部門與流動人員之間的權益和管理矛盾日益顯露，如“棄檔”的事件多次發生。管理方法的落后直接影響的是管理效率，效率一低就帶來各種社會問題，浪費大量社會資源。

2 針對檔案管理現狀的對策

2.1 必須具備現代化觀念

計算機信息技術迅猛發展，這是檔案管理發展的機遇與挑戰，因此檔案基礎工作的創新顯得尤為重要，首先要豐富館藏，加強對時代需求的了解，與時代接軌，儲藏與群眾密切相關的東西。其二，必須形成搞笑的檢索工具體系，搞笑的檢錯工具體系有利于信息傳輸的高效性，實現檢索工具的創新必須利用計算機技術和信息科學網絡技術，最后逐步實現檔案管理工作檢索體系的自動化。其三，運用現代技術手段，計算機可以將麻煩的工作變得簡單，利用計算機管理檔案業務是明智之舉，現階段抑或是將來檔案的管理必然越來越煩瑣，因此在管理方法中帶入現代化技術手段是非常必要的。

2.2 創新管理思路

其一，確立檔案工作新觀念，檔案信息必須做到一體化，要及時更新檔案內容，做到與時俱進。其二，樹立創新理念，工作人員在價值理念、效益理念、競爭理念方面要時時更新，不斷創新。其三，建設嚴謹、精銳的檔案人員隊伍，大難集中統一管理，高效便捷，確保檔案資料更新、完整。

2.3 變革管理模式，要有適應現代發展的內部管理

科學的管理手段是檔案管理現代化的基礎，學習和掌握先進的管理理念和管理方法，并且將其運用到具體管理當中，使得檔案管理一步步向更高效率、更大效果和更優目的邁進。可以運用分工協作等方法，分工基礎上綜合不同制式，將不同制式結構、業務水平和工作能力的檔案管理人員優化分工，充分調動每個人積極性，培養其責任感。

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