信息化背景下文書檔案管理工作分析

王麗巖

摘 要：隨著21世紀信息時代的到來，現代高科技的通訊技術、網絡技術等信息技術無孔不入，各個領域都有它們的身影，人們的生活和工作也逐漸因為信息時代而改變。實際上，這也是時代的發展，時代的進步，人們運用現代電子技術使工作效率和工作質量大大提高了。文書檔案也要與時俱進，傳統文書檔案管理方式向信息化管理方式的轉變勢在必行。

關鍵詞：文書檔案管理；信息化；分析

我國正在逐漸電子化，網絡化，同時，越來越多的電子文檔取代了傳統的紙質文檔。傳統的記錄方式已不再適應信息時代。因此，檔案管理者，必須適應時代潮流，不斷創新，不斷發展文書檔案管理的方式，以一種新觀念，新思想，新方法來代替傳統的陳舊保守的管理。我相信只要廣大文書檔案管理工作者齊心協力，堅持不懈，共同開拓進取，我國文書檔案管理一定會實現完全信息化管理的。

1 文書檔案管理信息化是時代發展的必然趨勢

在生活學習及工作中記載的具有保存意義和價值的文字或其它形式的對個人過去的真實記錄叫做檔案。國家規定其下面的檔案管理部門根據自己部門的實際情況進行有序統一的計劃安排和具體組織工作。大范圍應用現代化信息技術重新對檔案及相關的文書資源進行整理、管理。并建立一個電子系統方便其查詢和利用。因為檔案管理是一個需要長期管理的工作，所以文書檔案管理部門每年都要投入一定的資金用于文書檔案管理。若全面實現文書檔案的信息化管理，運用最多的是電子系統，其需要的管理資金就會大大減少文書管理經費。換個角度，對于文書檔案的特點，由于人們的需要，紙質檔案會經常被查詢，翻閱，時間長了，紙質檔案或多或少會受到一定的破壞，甚至有時會丟失。同時傳統紙質檔案的保存會由于自然環境的影響而遭到一些損壞，包括很多具有價值意義的文書檔案，文書檔案的管理就遇到了諸多困難。而對于文書檔案管理，最為重要的就是能使檔案不遭到損壞、丟失。紙質檔案的保存對紙的質量就提出了很高的要求，耐久性是關鍵，紙的質量由纖維素決定，而纖維素極其不穩定，高溫、高壓或酸、氧化劑等等都會讓其化解。所以，傳統紙質檔案的管理工作稍有不慎，不可估量的損失就會造成。但是，在信息化背景下對檔案實現信息化管理，利用計算機和互聯網對檔案信息進行整理、記錄、保存、分類。這樣，完全信息化以后，檔案管理工作就會更加方便、簡潔。會大大的降低文書檔案管理者的負擔與工作量。總而言之，文書檔案信息化在我國社會信息化發展中是絕不會缺少的。

2 我國檔案管理信息化建設存在的諸多問題

盡管檔案管理信息化給文書檔案管理工作帶來了很多便利。但目前我國信息化文書檔案管理工作仍然面臨許多問題。主要表現在以下幾個方面。

1.檔案管理工作人員的專業知識太過薄弱，一些先進的信息化檔案管理技術不能掌握，工作人員也沒有主動的去學習，還有一些因為沒有經常接觸電腦，而不懂電腦的基本操作。所以，所謂的信息化檔案管理只能隨口說說，不能完全落實。

2.信息化檔案管理設施沒有完善。目前，由于對信息化檔案管理的不重視，導致很多設施早已不能在現代化檔案管理中應用，只能成為一個擺設。信息化檔案管理設施主要是檔案管理信息網絡系統與檔案管理數字化設備等硬件。這兩者可以實現現代化檔案管理的信息數據傳輸、替換與資源共享。

3.創新意識淡薄。工作人員在相關工作中，只知道單一的保管檔案，得過且過。沒有想過怎樣保存能更方便，使使用者更為簡單快捷的對檔案進行相關操作。

3 對我國檔案信息化管理建設的幾點建議

1.對檔案管理建立統一標準，標準化、規范化檔案信息化管理。整體以管理信息化為中心，最大化利用檔案管理資源。但因為長期相關部門對檔案管理的不重視，致使檔案管理工作沒有制定完整統一的實施標準。檔案管理要想實現信息化管理必須要首先全面規范化和標準化。所以，在電子文件的制作、轉發、處理和最終的歸檔等所有環節都要標準化、規范化。這樣就可以建立一個平臺用以檔案管理，從而對檔案進行有效、統一的管理。

2.以現代化的思想觀念提高對檔案信息化的管理。一個部門的管理是否成功與其管理思想有很大關系，而管理思想主要在于領導。所以，檔案管理部門的領導一定要提高思想覺悟。一般而言，一項工作的發展與負責該工作的領導有很大關系。領導要格外重視檔案管理工作，把檔案信息化建設作為一項計劃來進行。盡量多多的開展與信息化檔案管理相關的培訓，實行獎勵制度。檔案管理工作人員也應該主動通過互聯網、圖書館等等方式學習與信息化管理相關的專業知識，同時提升自己的思想境界，改變思維方式，形成一個新的現代化的檔案管理理念，從而建立一個新的管理模式。

3.檔案管理部門的工作人員需要具有專業知識，熟練的技能以及超強的領導能力等等。這樣的人員才能保證檔案管理工作的萬無一失。但是，目前只有極少數的人達到了這些要求。檔案管理機構的專業人員嚴重不足。其實，這反應的仍然是管理理念的問題，沒有及時跟上時代步伐，沒有培養相關人才，對技術也沒能及時創新，最終日復一日，管理工作的進程嚴重落后。

4.加大檔案管理基礎設施投入額度和力度。要想檔案管理信息化工作能順利的開展，首先要確定一個正確的檔案管理的發展方向，還要增加檔案管理資金投入，以改進設施。以現有的可利用的人力和物力配之相應的檔案管理基礎設施。在網絡系統支持的前提下，配置先進的現代計算機設備與信息數據采集設備的設施，并建立先進的網絡管理系統，從而為檔案管理的信息化建設做出努力。

結束語：在當今信息化背景下，檔案管理的信息化是時代的必須，同時，檔案管理工作是一項為人民服務，對歷史負責的工作，看似簡單卻有著非同一般的重要性。因此信息化檔案管理需要得到檔案機構的重視，相關工作人員也要勇于奉獻，開拓進取，主動學習專業知識，并提高信息化檔案管理意識，這樣文書檔案管理的信息化工作才會取得成功。

參考文獻

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