淺議檔案鑒定工作中存在的問題及影響

摘 要：檔案鑒定是檔案管理工作的一項重要內容，貫穿于檔案工作的全過程，它直接關系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運，挑選有價值的檔案由檔案機構繼續保管，剔除無保存價值的檔案予以銷毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，是文書檔案管理中非常重要同時也是難度最大的一項工作，面對日益增多、價值參差不齊的館藏檔案，檔案工作者有無從下手之感。

關鍵詞：檔案鑒定；鑒定工作；對策

1 企業檔案鑒定工作現狀

近年來，由于過分強調大力豐富館藏檔案，而相應的鑒定工作卻沒有跟上，致使館藏檔案繁雜和精煉之間的矛盾日益突出。以某化肥廠綜合檔案室為例，筆者通過對其檔案業務指導中發現，該檔案室對已經失去保存價值的檔案沒有及時鑒定銷毀，使得檔案室庫藏量飽滿、體系混亂。館藏量的急劇增加，加劇了檔案管理的困難。長期以來，檔案部門普遍存在著經費不足、庫房設備、人員緊張的問題，而館藏檔案成倍增長，特別是大量的、重復的、價值不大的檔案充斥庫房，有價值的珍貴檔案保管條件得不到有效改善，嚴重影響了重要檔案的安全保管和檔案管理的現代化進程。

可以看出，檔案鑒定工作的現狀很不盡如人意，檔案數量的增加和檔案管理之間的矛盾日益突出，檔案的鑒定工作與其它檔案工作相比進展緩慢，已成為檔案工作的薄弱環節。

2 檔案鑒定工作中存在的困難

2.1 不能明確地對文件資料的精準性進行鑒定

檔案雖然記錄著工作過程，但是記錄也可能存在虛假的成分。這是由于在文件資料形成中，人們受一些客觀因素或者主觀因素的影響，可能會出現不能完全記錄歷史真實，或者夸張、縮小歷史事實的情況。這種狀況在一定的工作領域或者是不同的歷史時期都是有可能存在的。例如，夸大工作成果或者是有些數據的統計不夠真實等問題。這些不真實的資料，明顯和事實不一致，但是這些問題卻是錯誤認識和工作失誤的如實反映。雖然，檔案管理工作人員不會也不許更改檔案資料的原始內容，但是檔案管理人員有義務對檔案進行鑒定和給予一定評價，為檔案使用者提供一定的指導。

2.2 檔案鑒定程序復雜

當前，很多檔案主要還是以案卷裝訂的方法為主。在具體的檔案鑒定工作中，如果在卷中發現有與保管時間不相符的，處理起來就比較復雜。

1.歸檔材料門類不全。無論是進館檔案還是檔案室的檔案，除文書檔案外，其他門類的檔案尤其是業務檔案大都沒有歸檔，而被業務部門占為己有，其全面反映本公司工作活動的情況大打折扣，為將來提供查閱埋下隱患。

2.歸檔部門不全。企業各部、各子公司的職能不同，產生文件材料的數量不一，除綜合部（辦公室）形成的紅頭文件外，其他部室、子公司形成的材料雖然較少，但多數卻有較高的價值，各部室、子公司往往會當成自己部門的檔案存起來，檔案人員在收集這部分文件資料時，往往難以全部收回，給檔案的完整性帶來影響。

3.歸檔文件材料不完整。編號文件本身接不起來，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案，存檔的機率較小，而缺少的往往是核心內容和重要部分。筆者在收集檔案過程中，就出現過這樣的事，往往歸檔者把主件存檔，不加附件（因為附件多數是文件的復制品）。這樣給檔案的完整造成影響，有的附件往往是該份文件的核心件，缺少就可能讓整個文件沒有實質意義。

2.3 沒有一個專業的標準對檔案的價值進行評定

當前，檔案的重要程度主要靠檔案保存時間來反映，然而檔案保存時間所體現的只是相對的價值。就某一個檔案資料而言，在這個檔案館是長久性保存，但是在另外一個檔案館可能就是短時間的保存。一份有價值的檔案資料應該是有個社會的、全面的、歷史性的價值判斷，并不是一個公司的、單一的、一段時間的價值判定。這樣不僅有助于保護好重要檔案，還有助于判定檔案館的層次，保障檔案經費使用恰到好處。

3 解決檔案鑒定工作困難的措施及影響

3.1 嚴把入館檔案的質量

嚴把入館檔案的質量，避免出現沒有價值的檔案進入檔案館。其實，檔案在進入檔案館之前已經經歷過檔案的鑒定工作。首先是檔案工作室的人員在立卷和明確檔案保存時間的選擇和鑒定；其次，就是指導部門在一定時間內對案卷進行質量檢測時會涉及到檔案的鑒定；還有就是檔案館在接收檔案之前對案卷的檢測也會涉及到檔案的鑒定工作。在以上三個環節中，立卷鑒定直接影響著案卷的質量，而檔案館的指導和檢測是檔案鑒定工作的進一步實行。因此，為了確保檔案進入館的質量，就要注重提高立卷工作人員的專業能力，做到在檔案立卷時就做好檔案保存時間的劃分工作。

3.2 提高檔案管理領導對于檔案鑒定工作的重視程度

領導重視指的是在抓好檔案開放工作的同時，要注重檔案的鑒定工作，把重視檔案鑒定工作寫入相關規定當中，把檔案的鑒定工作落實到實處。同時，還要做到檔案鑒定工作有部署和檢查，從頭抓到尾，使檔案鑒定工作有所提高。

3.3 變革檔案保存時間表，方便檔案鑒定工作的進行

當前根據《文書檔案保管期限表》開展檔案鑒定工作有很多不方便的地方，應該對其進行改革。第一是改變不合理的檔案保存時間。例如在以前的檔案保存時間按表中，對于介紹信以及上級下達的文件等，保存時間劃分的過高，這些文件放入檔案館之后，很少有人會使用它，不僅占了檔案庫房，還給檔案鑒定工作的開展增加了困難。第二是基于檔案館自己制定檔案保存時間表。假如只從某一個單位的立場出發劃分檔案的保存時間，一定會造成檔案館各全宗檔案的重復，會給檔案鑒定工作帶來一定影響。例如對于干部的任職或者是免職、各種審批報表等，凡是與單位有關的都進入到檔案館。諸如這些問題，如果不在立卷劃分保管時間時解決，依靠進入檔案館之后的鑒定提出，會給檔案鑒定工作帶來很大難度。第三是盡全力把檔案的保存時間劃分明確。

3.4 完善檔案鑒定組織，為檔案鑒定工作培養專業人員

檔案鑒定組織可以是鑒定委員會也可以是檔案鑒定小組，它采納各個領域的專家或者是專業人員的建議，有益于準確地鑒定出檔案的保管價值。檔案鑒定組織人員，可以定期的對檔案工作人員的專業知識進行相關培訓，提高檔案工作人員的專業能力和業務水平。

參考文獻

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[3]陳兆，和寶榮，王英偉.檔案管理學基礎[M].第三版.北京：中國人民大學出版社，2005.4月.

作者簡介

李瓊（1965-）女，云南華坪，華坪縣檔案局，職稱：助理館員。endprint