談人事檔案存在的問題及對策

杜智華　王斌

摘 要：結合自己三十多年在檔案管理工作中的經驗，總結出人事檔案主要存在的問題及對策。我單位多年來出現個人檔案的內容丟失、失真、材料不全、歸檔不規范、功效發揮較差等嚴重現象，要想管好用好人事檔案，在提供利用個人檔案時要改進策略。一是更新工作理念，重視檔案管理工作；二是規范檔案資料歸檔，創新工作機制；三是創新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率。

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；對策；建議

本人從198O年參加工作時就從事檔案管理工作，至今已經30多年。檔案管理工作作為一個單位工作活動的歷史記錄，具有專業性、多樣性和成套性等特點，對于一個單位的發展具有重要意義。人事檔案是人才信息的重要載體，我處目前人事檔案主要存在個人檔案內容丟失、失真、材料不全、等嚴重現象，在很大程度上給單位和個人帶來很多不便。要從根本上解決人事檔案管理存在的問題，就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。現將我單位檔案管理的情況和自己對人事檔案的認識論述如下：

1 人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案內容的真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，有的同一問題填寫的內容卻不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成很大的麻煩，尤其是一些比較常用的名字。如：張麗，張利等。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，所以利用檔案時給個人帶來了許多不便。

2 人事檔案需要有連續性、完整性

個人檔案材料的不全 一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

3 人事檔案新、舊體制轉變

人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。目前單位人事檔案是由人事部門分管、近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

4 人事檔案管理的對策

人事檔案管理中收集材料是基礎。人事檔案制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂。加強檔案工作的基礎建設。要將檔案工作當做一件大事來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定去做。一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，庫房面積至少需20平方米，并配置鐵質的檔案柜。另一方面還要在庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備。庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

5 人事檔案管理的幾點建議

（一）提高檔案管理人員素質

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

（二）完善人事檔案管理工作中制度是保障

人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

（三）采用信息化管理手段 信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，新的管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

參考文獻

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