初探縣級檔案館服務(wù)創(chuàng)新的對策

劉德寶

摘 要：本文通過對影響縣級檔案館服務(wù)創(chuàng)新因素的分析，在新形勢下如何更好地發(fā)揮縣級檔案館服務(wù)職能，對檔案館服務(wù)創(chuàng)新的對策進行了初探。

關(guān)鍵詞：縣級檔案館；服務(wù)；對策

隨著社會生產(chǎn)力不斷發(fā)展，社會發(fā)展變革速度加快，在信息社會的今天，檔案的社會化服務(wù)職能得到重視，檔案館由幕后走向前臺。在新的社會背景下，縣級檔案館應(yīng)順應(yīng)社會發(fā)展，不斷完善和創(chuàng)新服務(wù)，從而發(fā)揮縣級檔案館服務(wù)職能作用。

1 影響縣級檔案館服務(wù)創(chuàng)新的因素

目前，影響縣級檔案館服務(wù)創(chuàng)新的因素表現(xiàn)為：檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和技能不能滿足服務(wù)要求；檔案館藏不足，結(jié)構(gòu)不合理；由于受地方經(jīng)限制，有的未能建立起完整的檔案數(shù)據(jù)庫，檔案只能通過館藏的目錄檢索、庫房調(diào)卷才能查找，仍處在原始手工服務(wù)狀態(tài)；“你上館來查，我為你服務(wù)”的被動服務(wù)狀態(tài)，缺乏主動服務(wù)意識；宣傳工作力度不到位；服務(wù)創(chuàng)新意識單薄。

2 服務(wù)創(chuàng)新客觀要求檔案管理人員提升業(yè)務(wù)水平和技能

檔案管理人員要掌握檔案基本理論、相關(guān)學(xué)科知識、計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用技術(shù)。并且不斷“充電”，掌握新技術(shù)、新知識，熟練地運用現(xiàn)代信息技術(shù)，如能用計算機處理各種信息，能建立各種檔案文獻數(shù)據(jù)庫，能在網(wǎng)上獲取信息，并指導(dǎo)利用者檢索各類檔案信息，為利用者排擾解難。檔案館服務(wù)不僅僅是檔案借閱，現(xiàn)代檔案館更多的是解答利用者的各種咨詢，如檢索、數(shù)值、知識、新技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)等的咨詢。

3 加強館藏“軟、硬件”建設(shè)，夯實服務(wù)創(chuàng)新基礎(chǔ)

3.1 豐富館藏、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，在“硬件”下功夫

“巧婦難為無米之炊”是一種比喻，只有豐富和優(yōu)化的館藏“硬件”，才能發(fā)揮檔案的服務(wù)創(chuàng)新。應(yīng)及時將各門類、各種載體的檔案征集接收進館，尤其注重專業(yè)檔案進館，如：學(xué)籍、婚姻、知青、房屋土地、征地拆遷、落實政策等專業(yè)檔案。征集特色檔案進館，如：建立名人檔案、家譜檔案、名特優(yōu)產(chǎn)品檔案、照片檔案等。

3.2 向數(shù)字檔案館邁進，在“軟件”網(wǎng)絡(luò)上做文件

進入21世紀(jì)，人類進入信息化時代，在新的環(huán)境下開展網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，縣級檔案館在開展檔案信息共享工程中是最基層的服務(wù)中心。縣級檔案館應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)信息的組織和利用，加大館藏檔案的數(shù)字化加工速度，搭建起利用者所需的信息平臺，并在本館內(nèi)建立起網(wǎng)絡(luò)查尋服務(wù)平臺渠道，方便不同利用者需求。通過網(wǎng)絡(luò)開展信息資源共享，使館藏“無限”擴大，以此創(chuàng)新縣級檔案館服務(wù)內(nèi)容和規(guī)模，刷新和改變縣級檔案館的服務(wù)理念。因此，組建數(shù)字化縣級檔案館迫在眉睫。

3 精確定位用戶需求，變被動服務(wù)為主動服務(wù)

3.1 精確定位用戶需求，找準(zhǔn)服務(wù)對象

縣級檔案館傳統(tǒng)服務(wù)都傾向于被動服務(wù)，而且服務(wù)方式比較簡單。但當(dāng)今時代，檔案館的服務(wù)面向整個社會，用戶的需求千差萬別，而且存在“碎片化”現(xiàn)象，這給檔案館提出新的要求，對用戶需求的定位必不可少。只有準(zhǔn)確掌握了解用戶需求，才能具有針對性的提供相應(yīng)服務(wù)。檔案館可以借鑒市場營銷中的做法，通過對獲取的用戶查詢的歷史記錄、社交數(shù)據(jù)等進行分析，準(zhǔn)確定位出用戶需求。以用戶為中心，為用戶提供精準(zhǔn)解答成為可能。

3.2 針對用戶需求，開展編研

編研工作也是檔案館主動提供利用的一種重要方式。在找準(zhǔn)用戶的基礎(chǔ)上，開展多形式、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，把傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向信息系統(tǒng)管理，改變被動提供為主動服務(wù)。通過挖掘整理檔案信息，開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)，實現(xiàn)檔案的真正價值。如，利用名人檔案編纂《人物大典》、《名人同鄉(xiāng)錄》，有利于招商引資，建立家鄉(xiāng)，發(fā)展地方經(jīng)濟。

4 良好的服務(wù)意識，廣泛的檔案宣傳，為檔案服務(wù)創(chuàng)新創(chuàng)造條件

4.1 樹立良好的服務(wù)意識，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)

在服務(wù)方式上，可采取多種形式，如，來館查詢、檔案借閱、接待服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、咨詢服務(wù)、電話查詢、信函查詢、延長時間等多種服務(wù)形式；在服務(wù)態(tài)度上，簡化繁瑣的查閱手續(xù)，改進服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，盡最大努力滿足各方面利用者的需求；在服務(wù)手段上采取手工檢索與現(xiàn)代化檢索并舉，即運用傳統(tǒng)的手工檢索，又運用現(xiàn)代化的計算機檢索方法將招工、婚姻、知青、學(xué)籍、宅基地等利用頻繁的檔案數(shù)字化，可以優(yōu)質(zhì)高效的為利用者提供服務(wù)。

4.2 加大檔案的宣傳力度和范圍，提高檔案館社會知名度和影響力

首先，應(yīng)充分發(fā)揮廣播、電視、報刊、互聯(lián)網(wǎng)等大眾宣傳媒體作用，及時向社會公布開放檔案目錄，介紹檔案館藏信息，通告檔案查閱檔案的手續(xù)和辦法；其次，通過室內(nèi)展覽或在網(wǎng)上展示館藏有關(guān)信息。為利用者提供了靈活、方便和快捷服務(wù)，不僅增強檔案的社會教育功能，提高檔案館知名度，同時也增強了公民檔案意識。

參考文獻

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[2]李小剛 謝詩藝 程舒，大數(shù)據(jù)時代檔案館服務(wù)創(chuàng)新研究，北京檔案，2013（11）：11-13endprint