淺談學籍檔案的管理

摘 要：學籍檔案是指學校在招生錄取、教學活動、學籍管理、畢業生就業等方面形成原始資料，是具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學活動、學校管理、教育督導評估必不可少的資料。本文就學籍檔案管理現狀分析及如何做好學籍檔案管理工作談些看法。

關鍵詞：學籍檔案；檔案管理；信息化

學籍檔案是學生從入校到畢業全部學習情況的真實記錄，伴隨著人才流動領域的不斷擴大，學籍檔案的利用率越來越高。檔案管理工作是衡量中職學校教育質量和管理水平的一個重要標志，而學籍檔案管理工作更是中職學校檔案管理的重要組成部分。加強學籍檔案的管理，促進學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化，對規范中職學校的教學秩序、提高教育教學質量有著巨大的促進作用。本文圍繞中職學校的學籍檔案管理現狀，對目前如何加強中職學校學籍檔案管理工作進行探討。

1 建立系統完整的中職學生學籍檔案

學籍檔案是學生從入校到畢業分配的整個在校學習過程的記錄，是指學校在招生錄取、教學活動、學籍管理、畢業生就業等方面形成原始資料，是具有保存與利用價值的文件和電子材料。

中職學校學籍檔案主要包括：

⒈招生計劃、新生花名冊等；該部分檔案資料需規范填寫且準確誤，尤其是新生花名冊的填寫應先由學生本人填寫后，由學生處負責核對，學生姓名有同音不同字的現象時，要與身份證、戶口本等資料填寫一致，以免給日后技能證及畢業證發放造成不必要的麻煩。

⒉在校學生花名冊，新生登記表，學生學籍表、考試成績表，學生學籍變更（休學、轉學、退學等）的材料；該部分檔案資料平時由各教學班負責落實填寫，學期末學生處核對無誤后再交檔案部門保管。

⒊學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計。

⒋各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；該部分檔案資料應包括社會實踐活動材料及總結。

⒌學生獎懲材料：獲獎、評優。

⒍畢業證書辦理和發放。

2 中職學校學籍檔案管理存在的主要問題

隨著社會發展對技能人才需求的多樣化，中職學校學籍檔案信息資源已成為服務社會最為頻繁的查閱利用信息，同時，學籍檔案因其原始真實性、周期系統性、多樣復雜性，而形成一個龐大的“數據庫”，在實際工作中，學籍檔案管理存在的問題也逐漸暴露出來：

多頭管理造成的檔案材料不統一。學籍檔案的內容復雜，數量繁多，填寫時間長，在學籍檔案形成過程中，往往是多個部門參與填寫，由于各種原因很容易造成檔案不全，使學籍檔案在一定程度上失去了完整性和統一性，造成后期核對困難。

管理制度不完。現行職校學籍檔案管理部門歸口不一，各行其是。檔案室、學生處、教務處、招生就業處都有可能是學生檔案的管理部門。可以說除檔案室之外，無論哪個部門管理，學生檔案工作都是“附屬品”，都無專人負責。

經費投入不足。由于中職大規模的擴招，投入在學籍檔案管理上的經費往往不足，檔案部門在協調與其他部門關系、建立統一的管理平臺上顯得力量薄弱，使檔案管理工作處于被動局面，無法更新設備，精通檔案信息化建設的人才更是奇缺，這是制約學籍檔案管理信息化進展的瓶頸。

3 加強學籍檔案管理的途徑

加強學籍檔案的管理應從以下幾方面入手：

1、加強學籍檔案管理意識。學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，學校領導應提高對建立健全學籍檔案工作重要性的認識，必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃，完善管理體制，從而加強對檔案工作的領導和管理。建立和完善歸檔制度，分散收集，集中管理。學籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責范圍，做到每學期、每個學制按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠。

2、加強學籍檔案管理人員自身建設，提高素質，穩定工作隊伍。學籍檔案管理工作具有嚴肅性、真實性、規范性等特點，學籍檔案管理人員要有嚴謹的工作作風，積極主動的與各部門做好溝通，加深對專業知識的學習，工作流程和規范，熟練使用計算機等現代化工具，提高辦事效率。

3、推進“檔案信息化”，促進學籍檔案現代化建設。 “檔案信息化”、“數字檔案”等是高速發展的信息時代對學籍檔案管理提出的新要求。學籍檔案電子化管理具有傳統管理方式無可比擬的優勢，存儲信息量大，檢索迅速、查閱方便、保存時間和空間幾乎不受限制。

中職學校學籍檔案管理信息化建設的基本要求：①硬件設備的準備：計算機、掃描儀、打印機、復印機等；②檔案信息化管理制度的建立：包括檔案收集、輸入、校對、審查、儲存、備份、修改、查閱等制度；③做好病毒及黑客的多層次防護；④專職人員培訓制度及標準操作流程的建立；總之，學籍檔案計算機信息化管理是現代社會學籍檔案管理發展的必然途徑，已成為衡量中職學校學籍檔案管理水平高低的重要指標。

作者簡介

侯端霞（1971—），女，廣西梧州，專科，檔案助理館員。endprint