醫院檔案紙質文件和電子文件的配套管理

楊立斌

摘 要：醫院的檔案管理正從傳統的保存紙質的檔案為主，向紙質文件和電子文件的配套管理進行轉移，促使醫院的檔案管理工作更加的規范、可靠、安全。本文從醫院檔案管理人員必須掌握的紙質文件和電子文件配套管理的技能入手，提出可以由醫院領導制定適合本單位的紙質文件和電子文件配套管理的方法和相關的措施進行規范，指出醫院在紙電配套管理工作必須提供的物質保障。

關鍵字：醫院檔案；紙質和電子文件；配套管理

隨著醫院各項工作的不斷開展，檔案作為醫院進步發展的見證以日常工作記錄的形式存在著。檔案是醫院工作中的經驗和教訓的積累，可以為日后的醫學研究、醫學管理和醫學教學提供重要的參考依據。由于傳統的檔案管理模式較為簡單、落后，嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的快速發展，由于計算機網絡的廣泛應用和普及，電子文件管理的方法得到很好地利用。電子文件的管理在很大程度上彌補了紙質文件管理中不足的地方。當然電子文件在技術、證據性等方面也出現一些問題，所以運用紙質文件和電子文件的配套管理成為一種新的模式。醫院的檔案管理人員可以與時俱進的運用兩種文件的特點進行優勢互補，更好的對檔案實施有效的管理。如何做好醫院的紙質文件和電子文件的配套管理工作是管理人員面臨的重要問題。

1 醫院檔案管理人員應具備紙質文件和電子文件配套管理的技能

醫院的檔案管理人員一定得對歸檔紙質文件和電子文件配套管理中所要用到的基本術語和涵義進行掌握。比如：在進行邏輯的歸檔過程中，就是要運用計算機網絡在不改變原有的存儲方式和位置的情況下做到電子文件移交至檔案部門的過程。物理歸檔則是運用計算機網絡中的電子文件整體性的傳到獨立的或者可以離開機器的保存載體中。

醫院檔案的管理人員必須對電子文件光盤的標簽和紙質文件與電子文件相互對應的標簽實施標注。光盤標簽可以很好地展示出光盤里所保存的電子檔案的內容，為了確保不影響日后對光盤內電子文件的利用和觀看，必須正確規范的進行光盤標簽的填寫，同時把電子文件的存儲位置在檔案電子文件的目錄和紙質文件檔案目錄中的互見號一欄中進行標注。這對于醫院檔案管理者的要求非常的嚴格，其必須對光盤文件的所有內容掌握清楚，可以正確、規范的對相關的標號、保管日期、文件名稱、套別、文件的密級這些內容進行填寫。

醫院檔案管理人員必須掌握一定的計算機的操作能力和網絡知識的了解。計算機的準確應用和網絡環境的掌握對于電子文件的管理有著不可忽視的作用。為了確保可以準確的對醫院的檔案進行整理、歸檔和開發利用，檔案管理人員一定得熟練地應用計算機的操作能力，對于光盤的刻錄、信息的處理和文件的掃描這些技術也要熟練的應用。

醫院檔案管理人員要對電子文件在管理過程中所有表格的填寫方法有熟練的掌握。有些檔案局印發有相關紙質文件和電子文件的管理辦法，它們基本把電子檔案管理的所有程序進行了總述，可以加以學習。能不能把文件的內容進行正確的填寫，對于日后電子文件的保存和正常的利用有很大的影響。所以，檔案管理人員必須對電子文件的記錄特征、電子文件設備的特征、電子文件的檢驗等等這些內容的了解，可以準確的填寫這些內容，熟練各類文件表格的填寫方法。

2 醫院領導制定適合本單位的紙電配套管理的方法和有關的制度規范

對于醫院的紙質文件和電子文件檔案的配套管理工作，它不只是醫院檔案部門的工作，也是醫院里每個科室、每個層面和每個環節的系統工作。一方面，怎樣加強醫院各個科室對于紙質文件和電子文件檔案的配套管理工作的重視，這和醫院領導的重視和統一的要求有很大的關系；另一方面，可以對檔案的配套管理工作進行嚴格的規定，提出科學合理的辦法。雖然紙質文件和電子文件檔案的配套管理工作是把紙質文件管理進行歸檔的基礎上所實施的 ，但因為電子文件的形成方式、記錄的方法、其載體的形式、閱讀的方法這些部分和紙質檔案的管理不相同，如此必須依照電子檔案的形成特點，對其實施相應的工作程序。各個科室和醫院在建立相關的配套管理工作的辦法時，必須清晰地把握配套工作中的重要的部分，對于檔案部門和其他有關的部分應擔任的職責做出明確的規范，對于電子文件的歸檔的數量、歸檔的時間和歸檔時的相關要求等有一個準確的了解。由于電子文件到達電子檔案管理的這個環節時，需要把紙質文件到達紙質檔案管理的基礎性的工作上進行實施，因此有以下幾點必須注意：1、在電子文件形成的環節中，為了確保所形成的電子文件具有真實準確可以保存的價值，檔案管理人員必須對于電子檔案的管理進行提出來，在電子文件形成的過程中就可以考慮。2、為了保障文件的安全保管和開發運用，可以進行電子檔案數據庫的建立，把全部的將要歸檔的電子文件盡最大的可能集中到一個數據中進行管理。3、為了確保電子檔案保存的日期長久，可以運用多種的科學措施進行輔助保管工作。

可以把醫院紙質文件和電子文件檔案配套管理工作添加到相關的管理規范和醫院有關人員的崗位責任里面，電子文件因其產生的環境不相同，所涉及的科室和部門也比較多。例如：有些電子文件是在個人的電子計算機上形成的，有些電子文件則是由計算機的網絡系統形成的。電子文件形成者的能力水平和所形成的渠道的多樣性，對于電子文件的質量和進行歸檔時電子文件的正確性和完整性有較為嚴重的影響。為了規避電子文件在配套管理過程中出現的有關問題，各個科室和單位必須把紙質文件配套管理工作中電子文件所形成的環境、文件的積累、文件的鑒定、文件的整理、文件的歸檔等等這些工作添加到相關的管理章程和相關醫院人員的責任規范中去，確保電子文件在形成和歸檔的工作可以一同的進行，保障了歸檔的電子文件的準確性和完整性。

3 醫院為紙質文件和電子文件配套管理工作必須提供的物質保障

在對紙質文件和電子文件進行歸檔的利用方法和保存的環境有一定的不同之處。紙質檔案通常都保存在庫房和裝具里面，可以直接進行閱覽。由于電子檔案在文件的記錄方法、文件的載體、文件的閱讀方式上具有特殊性，對于紙質檔案和其它的有關檔案的載體和對設備所依賴的程度具有相當大的差異，所以在對于檔案管理的環境和設備的要求上也有不同之處。在對歸檔紙質文件和電子文件進行配套的管理后，各個醫院必須依照電子文件管理的準確需求，為檔案部門在對檔案的管理上提供必要的物質保障。例如：可以為檔案部門選擇溫度較適宜的庫房，遠離強磁場的地方，可以配備一些具有防止灰塵、防止光、防止磁力的設備，運用較為先進的計算機和軟件硬件的平臺，配備功能強大的打印機、文件掃描儀和光盤的刻錄機等設備。

4 結束語

醫院的檔案管理工作經歷了簡單的手工操作、科學的管理階段，隨著醫院管理工作辦公自動化的廣泛應用，計算機網絡在醫院各個方面的滲透，如何做好醫院的紙質文件和電子文件的配套管理成為各醫院著重關注的問題。電子文件和紙質文件都有各自的長處和弊端，如若二者配套進行管理，可以確保醫院的檔案管理更加的規范，為日后醫院的發展和建設提供優質、方便的參考信息。

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