對衛生系統檔案管理信息化建設的探討

石青梅

摘 要：在衛生系統檔案管理發展過程中，網絡的出現為檔案管理實現了信息化，檔案信息化正處在發展階段，而完善其工作是一項巨大的任務，由于具有高度專業化和技術性強的特點，因此是對目前檔案管理的一種挑戰，也因此需要管理和技術上的創新理念和設備的技術更新。目前檔案管理在網絡上建立的管理系統已經積累了很多實戰經驗，這為加快檔案信息化建立提供了良好基礎，從而加速了實現快速檔案信息化的步伐。

關鍵詞：衛生系統；檔案管理；信息化；問題；措施

隨著社會經濟的發展，醫療體系改革的深入，衛生系統檔案管理模式也在不斷的進行完善，在管理模式上，傳統的統檔管理已不在適合，必須與數字化進行結合，但檔案信息化的建立需要經歷一個較長的磨合期和不斷完善的過程期。因此，在衛生系統中，檔案信息化管理存在諸多問題，并需要相關完善的措施。

1 衛生系統檔案信息化建設管理中存在的問題

1.1工作的繁雜性在衛生系統檔案管理中普遍存在

在衛生系統中，檔案綜合管理部門作為信息管理綜合部門，不僅管理文案工作，而且要延伸到更多部門，如人力資源、科學研發、設備管理、財務管理等。內容廣泛，給工作帶來很大不便。雖然計算機早已介入到了各個領域，但如果沒有更深入的開發，更系統的去完善，其可容納量也是有限的，仍然會給檔案管理工作帶來不利。

1.2電子文件普遍出現保密性差的問題

目前，電子文件沒有統一的保密方式，普遍的都是可以在不同載體的格式下出現，任意復制，甚至可以重復改變文件的內容和相應格式，并且可以隨意加入人為因素，使得信息文件的原始性丟失，保密性能變差。這不光表現在外在的形式上，更重要的是體現在內容和技術上的修改、變動，對于電子文件來講，如果被改動，就無法確定是否為信息文件的原件，失去保密性。

1.3電子文件中重要的公文簽名受法律保護能力弱

國家法律相應的規范和準則對電子公文中的簽名、簽章及其指紋認證方面的保護力度遠遠不夠，雖然公文電子技術已經發展的相當成熟，但這可能導致電子公文會喪失權威性，或者是公信度。因此，法律的不完善很難在重要公文中發揮其效力。在處理日常工作中，衛生系統雖然可以遠程傳輸文件，并可在網絡中建檔，然后進行歸類、查詢。但是由于法律保護力弱，涉密文件仍然離不開紙質形式的封存。

1.4缺乏高素質人才對檔案進行綜合管理

衛生系統檔案電子化管理，是需要相關的專業人才，熟知檔案管理技巧與知識，在此基礎上對檔案管理進行標準化完善，建立系統的信息化管理模式，并對檔案室的各個基礎設施和軟件進行管理建設，使形成相應的配套設施并具有嚴格的管理制度。相應地專業人員還應具備計算機使用與管理知識，同時具有網絡管理安全技能方面的常識，并能在網絡出現異常時，具備快速處理異常情況的能力。而就目前來看，這樣高素質、高專業水平的技術型人才在檔案信息化管理中相當缺乏。

1.5在網上衛生系統信息的維護及兼容平臺不充分

網絡中，各個系統的兼容性一直是一個懸而未決的問題，衛生檔案管理系統中信息量強大、儲存復雜，難免不會在網絡上出現兼容性問題。再者由于目前缺少高技術專業人才，亦或是檔案管理信息化并沒有趕上網絡的發展速度。信息在傳送、接收或是儲存的過程中，安全隱患的問題很多，如被黑客非法入侵、病毒攻擊、網絡傳輸失敗等都對資料的安全造成不穩定因素。

2 衛生系統檔案信息化建設管理的完善措施

2.1建立檔案管理標準體系

實現統一規范建立體系是信息化的先決條件，而檔案管理系統的建立是需要達到標準的，這種標準的建立關系到是否能夠便捷傳播信息、連續性工作，是否可以與其他管理系統相兼容并傳遞信息。由此可見，衛生管理系統建立之初，必須要形成相應的管理標準體制，而形成信息文件的部門也要與管理部門一同對文件負責。在衛生管理系統中，傳統的檔案是管理部門對檔案實行收錄，而這些檔案分屬于不同的管理部門，如人事方面的人事檔、科學研發方面的材料檔、財務上的財務檔案、辦公文書檔、設備儲存檔等，而且這些檔案都是按年接收，但在管理過程中容易將一些如合同或者是協議形式的文書散失。但與傳統管理檔案相比，信息化檔案管理是以網絡的形式對電子文件實行分類、歸檔管理，信息化管理檔案顯得更有效、更具邏輯性。電子檔案的建立，首先需要建立一套完整的業務處理標準。在文件收錄過程中，要有相應的管理流程來詳細規劃文件收錄，如電子文件的前期處理；分類歸檔程序；被錄子目錄的要求、格式，這樣才能保證電子檔案的速效性及標準化。其次在建立系統時，要有技術設計標準。在操作系統時，應具有良好的實用性和兼容性。

2.2要加強信息化管理系統的可修復性和安全性保護措施

在建立系統化的過程中，要充分保證管理系統的安全性，可以按如下5個方面實現：1.在造成安全隱患的時候，應充分評估危險性。2.搜尋處于安全隱患需要保護的信息。3.評估信息數據的安全等級，選擇解決問題的方案。4.制定安全方案。5.計算一系列為安全所折損的代價。首先，要把檔案歸為若干個安全等級，這個等級的評定可以依據來源地、價值多少或者保密性等信息劃分，在信息管理系統中設置使用權限，只有符合相關要求的人員才有資格訪問。還可以要求設置管理員權限，這樣可以引導用戶正確訪問，減少安全隱患，控制重要信息的傳播。在網絡上，可以采取多種技術手段來保護信息的安全性，如設置防火墻、使用電子加密、人員信息認證等先進技術。計算機上最主要的保護工具就是防火墻的設置，防火墻是用于計算機之間限制訪問一些具有病毒或是破環性的網站；同時，網上設置密碼是保護信息安全的另一手段，我們可以有多種方式對數據設密，如設密后傳送、收到數據后設密保存或是鑒定數據是否改動過等；在檔案的信息化管理過程中，必須要嚴格按照相應的標準來對信息保存者、使用者以及管理員的信息、身份進行驗證。具備條件的，也可以對系統文件進行備份，利用管理部門之間或者是建立系統備用數據庫等手段，以保證衛生檔案信息管理系統的信息安全性。

2.3在檔案管理信息化過程中培養專業化強、高素質的綜合性人才

人才是社會發展的需要，檔案管理人才是檔案管理實現系統化的關鍵因素，檔案管理專業人員應具備管理方面的相關知識，能夠熟知檔案部門的作用、職能、管理范圍、基礎設置以及工作上的分類，發揮真正電子化的實際作用。首先要從工作環境中的基礎設施上做起，只有不斷營造一個好的氛圍、環境，才能為檔案專業人員提供良好的基礎設施，真正發揮業務能力。其次要對檔案人員進行定期培訓，同時需要檔案人員自主學習，形成與時俱進的學習觀，在時代的發展中不被淘汰，不斷前進。再次要建立交流機制，加強各個部門之間人才的交流與工作上的合作，達到知識、技術的交流、融合與創新，同時，運用網絡時代的便利，增強部門人員獲取信息的途徑。

總之，為了保證居民健康檔案的規劃性及合理性，應加強對健康檔案的管理，采取逐步完善的原則，建立健全的有關健康檔案的建立、保管、使用和保密等制度，結合工作中的新情況、新問題和新特點及時對各項規章制度進行調整和完善，使健康檔案管理工作符合衛生服務的需要。

參考文獻

[1]張琦. 淺談創建國家衛生城市檔案資料管理工作[J]. 內蒙古科技與經濟，2012，（23）.

[2]郭嵩. 衛生 為社區居民免費建立健康檔案[A]. 王莉 主編.[C].： 方志出版社，2012：207.