高職院校檔案管理存在的問題與對策分析

劉萬財

摘 要： 高職院校檔案管理旨在為教學、管理及科研等方面提供信息服務，為院校可持續發展打下根基。本文著重分析高職院校檔案管理工作當前存在的主要問題，并在此基礎上有針對性地提出解決策略，以供檔案管理人員參考。

關鍵詞： 高職院校 檔案管理 分析 對策

1.引言

高職院校于教學、科研、管理及后勤服務等活動中形成的具備考察與研究價值的各種文件資料被視為檔案，對高職院校提高教學質量、總結工作經驗并推廣科研成果、提高管理水平等均具有重要意義。為強化高職院校檔案管理工作，提高管理的規范性及科學性，本文對我國高職院校檔案管理中存在的主要問題進行分析，并給出合理對策，闡述如下。

2.高職院校當前檔案管理存在的主要問題

2.1高職院校對檔案管理的重要性認識不夠。

回顧以往，我國高職院校長期以來缺乏對檔案管理的重視，校內部分部門及領導認為檔案管理重在記錄與保管，只需將記錄與保管兩方面的工作管理到位即可。檔案工作發展缺乏更優化的條件，例如：檔案管理機構的設置、管理人員的配置、經濟投入及硬件建設等均有待繼續完善。此外，在高職院校的發展與國家經濟的投入有限的共同影響下，高職院校僅能將資金著重投入到辦學與教學中，難以兼顧檔案管理。

2.2檔案管理工作隊伍有待建立并完善。

檔案管理工作具備政策性及業務性特點，對管理人員有一定的要求，但目前高職院校專職的檔案管理工作人員極其匱乏，導致檔案管理工作的專業結構強度不夠，難以提高工作效率及管理水平。

2.3檔案管理制度有待完善。

現階段，檔案管理人員對相關法律法規、學習文件等的認識度不高，尚未建立科學且嚴謹的操作流程，從而助長了工作人員在管理中的隨意性。

2.4檔案檢索率有待提高。

高職院校檔案檢索有計算機與手工兩種方式，因高職院校檔案主要以紙質檔案為主，所以檢索方式多采用手工檢索。雖然檔案部門對傳統手工檢索工作做了諸多改進，加之對檢索工具進行了改良，但手工檢索中的弊端至今尚未徹底解決，耗時與效率低是其中最主要的問題[1]。

2.5檔案室硬件基礎尚未完善。

檔案室作為存放文件資料的硬件設施，室內環境管理至關重要。據調查，我國少數高職院校至今尚未設立專用檔案室。部分高職院校檔案較多，但檔案室占地面積較小，檔案擺置方式有限，加之室內空氣潮濕，極易導致檔案受潮，出現霉變與蟲蛀，為檔案的外觀整潔及信息的完整帶來影響。

2.6管理方式陳舊。

信息時代下的傳統手工管理方式已難以滿足對信息化管理的需求。雖然高職院校檔案管理已進入了信息化模式，但是因經費不足與國家投入有限，少數高職院校用于檔案管理的信息設備并不齊全，致使檔案管理信息化程度不高，制約計算機管理功能的正常發揮，從而難以提高工作效率及管理水平。

3.應對策略

3.1加強認識。

高職院校檔案源自教學、管理、科研及后勤等活動產生的文件資料（聲像材料、文字與圖表），成為高職院校發展的歷史記錄，對其評估現狀及預測發展均具有重要意義。檔案具有應用價值高的特點，如提高教學質量、提高管理水平、推廣科研成果及總結工作經驗等方面的主要依據。因此提高檔案管理人員對管理工作重要性的認識度是尤為重要的。

3.2管理面向制度化與科學化。

其一，管理制度需科學與合理；其二，簡要且具備實用性。管理人員必須嚴肅對待管理制度，合理執行制度中的要點。

3.3建設與完善檔案管理隊伍，提高人員的綜合素質。

管理人員既要積極學習并掌握各方面的檔案管理知識，又要樹立終身學習及技能實踐的觀念。為提高管理人員的綜合素質，建議高職院校通過為管理人員開展培訓、舉辦知識技能講座、學術交流等途徑，拓寬管理人員的知識面，便于提高檔案管理水平。高職院校為管理人員提供信息化技術教育，達到檔案分類、立卷并歸檔等環節均信息化管理的目的，滿足現代化發展要求[2]。

3.4創新管理理念。

面對信息化時代的發展，為充分發揮計算機在檔案管理中的應用水平，高職院校必須加強信息化平臺的構建，尤其是加強數據庫的建設，實現更新檔案信息迅速與便捷查閱的目的，利于確保檔案信息的有效性、準確性[3]。為滿足管理人員對工作的自由發揮愿望，提倡高職院校從人性化角度積極推行開放式管理。

3.5提高管理人員的服務意識。

在檔案管理工作中，出發點與歸宿是管理人員明確自我價值并積極投入工作的主觀意識。對于高價檔案管理工作而言，管理人員必須以“工作即服務”為出發點執行管理，且增強工作責任感及服務意識，在高職院校檔案管理工作中找到職業歸屬感，提高管理水平。

3.6充分利用信息化手段。

當前，計算機信息技術在檔案管理中發揮著重要作用，具有實用性高、操作簡便且效果優越的特點，利于提高檔案管理效率，為此，建議我國高職院校以信息手段管理為主，實現從傳統紙質管理轉變為信息化管理的目標。

4.結語

我國高職院校檔案管理必須著重于信息化管理并加以強化，力求檔案管理工作效率高且管理水平卓越，確保檔案信息的完整性，為高職院校教學、管理、科研及后勤活動等方面的發展提供有效依據。

參考文獻：

[1]蘇華.高職院校檔案管理存在的問題及對策研究[J].中國電子教育，2012，（4）：74.

[2]馮玉娟.檔案工作標準化研究[J].邯鄲職業技術學院學報，2013，（1）：94-96.

[3]胡紅，朱春瑜.談檔案管理的基礎工作與檔案管理的現代化[J].鎮江高專黨報，2012，（2）：40-42.