完善特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理對(duì)策探討

文/繆幼容

完善特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理對(duì)策探討

文/繆幼容

特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案不同于一般科技檔案的管理。針對(duì)有關(guān)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀，分析存在的困難和問題，闡述亟待完善有關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理的必要性，探討有關(guān)安全、合理、有效的檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理模式，從而提出相應(yīng)對(duì)策。

特種設(shè)備 檔案 管理提升

一、特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀

特種設(shè)備，是指對(duì)人身和財(cái)產(chǎn)安全有較大危險(xiǎn)性的鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道、電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂設(shè)施、場(chǎng)（廠）內(nèi)專用機(jī)動(dòng)車輛，以及法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他特種設(shè)備。特種設(shè)備，一般分為承壓類設(shè)備和機(jī)電類設(shè)備。承壓類設(shè)備主要包括鍋爐、壓力容器、壓力管道等；機(jī)電類設(shè)備主要包括電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂設(shè)施和場(chǎng)（廠）內(nèi)專用機(jī)動(dòng)車輛等。

特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案，主要指檢驗(yàn)檢測(cè)依據(jù)的規(guī)則或者標(biāo)準(zhǔn)、出具的檢驗(yàn)報(bào)告（證書）及其原始記錄等技術(shù)文件。目前，常用的規(guī)則或者標(biāo)準(zhǔn)：承壓類設(shè)備作業(yè)指導(dǎo)書所涉及的有近200項(xiàng)，其檢驗(yàn)項(xiàng)目復(fù)雜，檢驗(yàn)報(bào)告種類繁多；機(jī)電類設(shè)備作業(yè)指導(dǎo)書所涉及的有20余項(xiàng)，其檢驗(yàn)報(bào)告種類不多。機(jī)電類設(shè)備所涉及的技術(shù)文件，如TSG T7005－2012《電梯監(jiān)督檢驗(yàn)和定期檢驗(yàn)規(guī)則》（4種電梯類型）、TSG Q7016－2008《起重機(jī)械安裝改造重大維修監(jiān)督檢驗(yàn)規(guī)則》和TSG Q7015－2008《起重機(jī)械定期檢驗(yàn)規(guī)則》等，對(duì)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)資料的歸檔內(nèi)容及其保存期限等有些要求，而承壓類設(shè)備所涉及的技術(shù)文件中，提及技術(shù)檔案的相關(guān)要求卻甚少。

特種設(shè)備從生產(chǎn)至使用全過程，其安全監(jiān)督管理大多涉及檢驗(yàn)檢測(cè)，而每個(gè)階段的檢驗(yàn)檢測(cè)性質(zhì)不同，主要有：產(chǎn)品制造的監(jiān)督檢驗(yàn)、產(chǎn)品安裝的監(jiān)督檢驗(yàn)、改造修理的監(jiān)督檢驗(yàn)以及定期檢驗(yàn)。如定期檢驗(yàn)，其技術(shù)檔案的保存期限一般為5年。其余檢驗(yàn)性質(zhì)的，其檔案均為長期保存。目前，較為常用的歸檔方法：一是以檢驗(yàn)設(shè)備分類歸檔，將與該臺(tái)設(shè)備相關(guān)的各年度所有檢驗(yàn)種類的檢測(cè)資料按“一臺(tái)一檔”原則存放；二是以同一年度、同種設(shè)備、相同檢驗(yàn)性質(zhì)分類，根據(jù)其報(bào)告出具日期的順序，予以編號(hào)，按序存放。

各個(gè)特檢機(jī)構(gòu)針對(duì)不同設(shè)備種類、檢驗(yàn)性質(zhì)和檢測(cè)內(nèi)容，自行判斷并采取相應(yīng)的檔案管理措施。由于對(duì)技術(shù)檔案的理解不盡相同，有關(guān)檔案管理模式多種多樣，極不統(tǒng)一，亟需完善。

二、特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理面臨的困難和問題

近年來，需要檢驗(yàn)檢測(cè)的特種設(shè)備量大面廣，檢驗(yàn)檢測(cè)內(nèi)容龐雜多樣。僅以電梯為例，上海的18層以上高樓數(shù)以萬計(jì)，超過美國東海岸的總數(shù)。隨著城市建設(shè)日新月異，特種設(shè)備數(shù)量高速遞升已成不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。相應(yīng)的檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)資料數(shù)量隨之猛增，檔案管理遇到以下瓶頸：

“一臺(tái)一檔”歸檔方式由來已久，該方法可以不用考慮特種設(shè)備檢驗(yàn)性質(zhì)及檢驗(yàn)內(nèi)容，僅根據(jù)相同設(shè)備存放即可。“一臺(tái)一檔”的歸檔方式，主要基于人工識(shí)別。隨著檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)文件數(shù)量激增，數(shù)萬臺(tái)設(shè)備的各種檢驗(yàn)資料需要“對(duì)號(hào)入座”，即找到其原始檔案袋，一份一份地放置。不僅工作量大、耗時(shí)長，導(dǎo)致技術(shù)資料大量積壓，還影響當(dāng)年檔案的查詢利用。特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)具有很強(qiáng)的時(shí)效性，檔案查詢主要趨于年度資料查詢，而單臺(tái)設(shè)備的歷年檢驗(yàn)檔案一般得不到有效利用。巨大的人工歸檔量與少許的歷年檔案的查詢量之間的差距不下數(shù)萬倍。

以年度、設(shè)備、檢驗(yàn)性質(zhì)分類的檔案存放方法，既方便年度檔案的利用，又能提高歸檔效率，但需要與之同步的信息數(shù)據(jù)支撐。在以“一臺(tái)一檔”存放方式占主要地位的檔案管理模式下，檔案管理系統(tǒng)往往得不到合理開發(fā)和應(yīng)用，從而制約檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理的良性發(fā)展。

根據(jù)特種設(shè)備檢驗(yàn)性質(zhì)的不同，特種設(shè)備小到零部件，大到成套設(shè)備，凡屬于產(chǎn)品監(jiān)檢、安裝監(jiān)檢、改造修理監(jiān)檢的，均要求“長期存放”。由于設(shè)備的報(bào)廢信息缺失，有些設(shè)備即便報(bào)廢了，但其技術(shù)資料依舊被“長期保存”，檔案庫房壓力難以承受。

特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)信息化操作平臺(tái)雖已建立，并實(shí)現(xiàn)多方信息即時(shí)傳輸。然而，檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案的管理軟件卻相對(duì)落后，多數(shù)檔案軟件僅有設(shè)備檔案編號(hào)查詢功能，且無法實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料實(shí)時(shí)歸檔登記，故無法判斷檔案實(shí)體與電子數(shù)據(jù)是否一致，從而影響技術(shù)檔案的有效管理及其利用。

三、完善檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理的基本對(duì)策

檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及法律法規(guī)、行政管理、信息化建設(shè)等多方面，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面完善特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案的管理工作。

《中華人民共和國特種設(shè)備安全法》已于2014年1月1日起施行，國家對(duì)特種設(shè)備的生產(chǎn)、經(jīng)營、使用，實(shí)施分類的、全過程的安全監(jiān)督管理。特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)、定期檢驗(yàn)、型式試驗(yàn)和無損檢測(cè)等檢驗(yàn)結(jié)論，是特種設(shè)備安全監(jiān)督管理的主要技術(shù)依據(jù)。特種設(shè)備檢驗(yàn)人員要依法從事相關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)工作，客觀、公正、及時(shí)地出具檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果、鑒定結(jié)論，并妥善留存檢驗(yàn)檢測(cè)中的各項(xiàng)記錄和技術(shù)資料。檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案的管理需進(jìn)一步規(guī)范和完善，要培養(yǎng)、配備適量人員從事特種設(shè)備技術(shù)檔案工作，明確其崗位職責(zé)，確保檢驗(yàn)報(bào)告（證書）及其原始記錄等技術(shù)資料符合規(guī)定的儲(chǔ)存條件和保存時(shí)間，防止有關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的見證文件人為損壞、丟失、更改和失當(dāng)處置。

特種設(shè)備生產(chǎn)至使用的各個(gè)環(huán)節(jié)受到法律保護(hù)與制約，義務(wù)方與責(zé)任方關(guān)系更加明確。對(duì)于特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理而言，必須妥善保管檢驗(yàn)檢測(cè)記錄及報(bào)告，便于社會(huì)對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案的共享和利用。因此，亟需相關(guān)單位制定管理規(guī)范，將特種設(shè)備技術(shù)檔案管理融入特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)工作的整體之中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一長效管理。

①擬定本專業(yè)系統(tǒng)的技術(shù)檔案分類大綱，明確各類檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案的歸檔方法、歸檔內(nèi)容；編制科技檔案保管期限表，統(tǒng)一過期、作廢檔案銷毀辦法。

②強(qiáng)化制度管理，落實(shí)部門職責(zé)，依據(jù)科技檔案工作條例，制定特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案歸檔流程，明確檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案利用辦法。

按照有關(guān)特種設(shè)備動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理要求和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等規(guī)定，根據(jù)集中統(tǒng)一管理的基本原則，健全科學(xué)可靠的檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)檢測(cè)與安全監(jiān)察之間的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸和共享。堅(jiān)持創(chuàng)新意識(shí)，開發(fā)技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)，確保特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

①根據(jù)特種設(shè)備種類、檢驗(yàn)性質(zhì)等相關(guān)信息，歸納整理各種檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)劃分標(biāo)準(zhǔn)，將有效數(shù)據(jù)集中在一個(gè)檔案系統(tǒng)中。制作特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案數(shù)據(jù)模型，實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案實(shí)體與信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步一致。

②在特種設(shè)備檔案管理系統(tǒng)中，可以對(duì)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案的歸檔登記過程以及查詢利用過程進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，做到檔案管理全程可控。

③對(duì)于已經(jīng)登記歸檔的數(shù)據(jù)和未歸檔數(shù)據(jù)，管理系統(tǒng)可以進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)與分析，一方面可以檢閱歸檔工作的進(jìn)程，另一方面可為檢驗(yàn)部門的檔案移交提供建議，從而合理安排歸檔工作計(jì)劃。

④為檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理的改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支撐，完善特種設(shè)備報(bào)廢數(shù)據(jù)的采集，確保特種設(shè)備技術(shù)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

承前啟后，循序漸進(jìn)，特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理工作終將邁上新的臺(tái)階。

Technical archive of special equipment inspection and testing is different from the archive of general technology files.The report is aiming at the current status of special equipment inspection technical archive management,analyzing existing problems and difficulties,and explaining the necessity to improve inspection technical archive management promptly,exploring a secure,rational and effective inspection technical archive management model,and then proposes the corresponding countermeasures.

Special equipment;Archives;Management promote

（作者單位：上海市浦東新區(qū)特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)所）