優(yōu)化病案復印流程的思考

胡桂興

病案的最大價值在于它的利用。病案作為記載整個醫(yī)療、護理過程的重要資料 ,不僅體現(xiàn)了醫(yī)療質(zhì)量、管理水平和醫(yī)護人員的業(yè)務素質(zhì),同時也是臨床教學、科研、醫(yī)院信息管理不可缺少的寶貴資料 ,也是醫(yī)療保險賠償、疾病和傷殘事故鑒定以及事故處理的重要法律依據(jù)[1]。我國2002年9月1日開始實施的《醫(yī)療事故處理條例》中第十條明確規(guī)定，患者有權(quán)復印或復制病歷資料。因此對病案復印的需求逐漸增多，并出現(xiàn)了一系列問題。如何滿足社會需求，提高病案復印水平和服務質(zhì)量。本文就如何優(yōu)化病案復印流程作了一些探討，現(xiàn)報道如下。

1 資料與方法

1.1 申請病案復印所需有效證件復印的改進 以往筆者只是將其有效證件復印作為留底備案用。現(xiàn)在加以改進。用一條小紙片打印上“此證件僅供復印病案用”，在復印有效證件時，緊挨著需要復印者的相片旁，一起復印。

1.2 改進方法 我們以調(diào)查問卷的方式（單選題：必要、不確定、不必要），由工作人員向調(diào)查對象說明調(diào)查目的，征得同意后發(fā)放問卷。問卷回收后作資料統(tǒng)計。問卷向患者發(fā)出150 份，回收137 份，回收率91.3%；向患者家屬發(fā)出150 份，回收142 份，回收率94.7%。

1.2.1 優(yōu)化病案復印流程[3-5]前提條件是先要將數(shù)字化后的病案按照一定的索引在電腦上歸檔，索引要簡單清楚，便于查找，并將其在多臺電腦保存，由專人管理。

1.2.2 接收復印申請 安排專人在前臺負責審核復印申請及核查有效證件、協(xié)助患者填表、查詢病案是否歸檔在病案室，對于病案已在病案室電腦上歸檔的，按優(yōu)化病案復印流程。如發(fā)現(xiàn)沒有進行數(shù)字化的病案，仍按一般流程，即用人工查找病案進行復印。

1.2.3 查找病案 前臺接受復印申請后，由專人在電腦上查找病案，根據(jù)復印申請要求打印病案。

1.2.4 打印病案的交付 由上一流程人員將打印好的病案按序交付前臺。前臺接待人員再次對復印的內(nèi)容進行審核，防止出現(xiàn)遺漏或不應該提供的內(nèi)容。完成上述流程后，負責人員加蓋復印專用章。交付給需要復印病案者。

1.3 從接受申請到病案交付的時間的統(tǒng)計 筆者隨機抽取了需要復印的病案600 份，尾數(shù)為基數(shù)者，為A組：使用優(yōu)化病案復印流程，共317 份病歷。尾數(shù)為偶數(shù)者，為B組：使用人工查找病案流程，共283 份。

1.4 統(tǒng)計學方法 所有數(shù)據(jù)采用SPPS 11.5 統(tǒng)計學軟件進行處理，調(diào)查資料分析，采用頻數(shù)、百分比，組間比較用t檢驗，P＜0.05 為差異有統(tǒng)計學意義。

2 結(jié)果

2.1 申請病案復印所需有效證件復印的改進，認為必要者占92.1%，不確定者占4.3%，不必要者占3.6%（見表1）。

表1 復印所需有效證件改進調(diào)查結(jié)果[n(%)]

2.2 兩組從接受申請到病案交付時間比較(見表2)。

表2 兩組從接受申請到病案交付的時間比較（±s）

表2 兩組從接受申請到病案交付的時間比較（±s）

組別 病歷份數(shù) 病案交付平均時間（min） P值A組 317 5.2±0.55 <0.01 B組 283 10.7±0.84

3 討論

隨著醫(yī)療體質(zhì)改革的不斷深化，對病案檔案管理工作的要求越來越高。病案管理是醫(yī)院檔案管理中的核心內(nèi)容，它關(guān)系到廣大醫(yī)患人員的切身利益，同時也影響著醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的研究和發(fā)展，因此病案管理工作是否到位能夠確切的體現(xiàn)出一家醫(yī)院的整體管理水平的高低和社會形象的好壞[2]。為了優(yōu)化病案復印的流程，我們進行了一些改革和嘗試。深受需求復印者的歡迎，也大大地減輕了我們的解釋工作。如以往我們只是將其有效證件復印作為留底備案用。現(xiàn)在加以改進。用一條小紙片打印上“此證件僅供復印病案用”，在復印有效證件時，緊挨著需要復印者的相片旁，一起復印。這樣對保護需求復印者的隱私很有必要，也讓其放心。調(diào)查顯示92.1%的人，認為此舉是必要的。說明我們的工作能做到站在客人的角度上看問題。服務理念的觀念，做到“人性化”就是要從身邊的一些不起眼的事做起。但其發(fā)揮的功效是很大的。優(yōu)化病案復印流程的必要性可從以下幾方面淺述。

3.1 社會對病案再利用的需求增加 病案是醫(yī)藥衛(wèi)生科技檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是處理醫(yī)療糾紛、工傷鑒定、評殘、處理交通事故、人身傷害的重要法律依據(jù)，其應用價值日益提高，病案復印成為病案信息在其他領(lǐng)域利用的重要途徑之一，病案復印率越來越高，病案復印人員的工作量急劇加大，繼續(xù)應用原有流程及模式進行復印工作出現(xiàn)的矛盾和問題日益突出，因此優(yōu)化病案復印流程具有重要意義。

3.2 病案原件的損害較多 病案復印次數(shù)的不斷增多，對病案原件的損害不可避免。近幾年病歷復印次數(shù)呈明顯上升趨勢，復印的內(nèi)容由少到多，逐漸增廣，以復印檢查、檢驗及醫(yī)囑較多。復印者包括單位和個人：有保險公司，有了解病情；農(nóng)村合作醫(yī)療；醫(yī)療糾紛鑒定，司法調(diào)查等；有轉(zhuǎn)診繼續(xù)求醫(yī)，單位醫(yī)療費用報銷等。諸多方面的復印，勢必造成病案資料的損害和原始數(shù)據(jù)的丟失。其中包括復印機的高熱對病案資料的損害，復印機的強光對病案資料的損害及人工多次查閱對病案的損害。

3.3 病案存儲空間不足 由于醫(yī)院現(xiàn)有的條件，本科室病案存儲空間不足明顯不足。大量珍貴的歷史病案被打捆囤積失去了利用價值,“老鼠啃、蟲子咬”,部分紙張病案原件受到破壞。因此優(yōu)化病案復印流程，保護好病案，使病案充分發(fā)揮其應有的價值，是醫(yī)院加強管理不可忽視的重要方面。

3.4 病案原件丟失或未能及時歸還 由于臨床醫(yī)師工作繁忙需要利用業(yè)余時間翻閱病案撰寫科研論文，需要大批量借閱病案，但卻因保管不善造成病案遺失；另外，由于種種原因，導致病案不能及時歸還[6]。每當患者或機構(gòu)需要復印病案時，就找不到病案，引發(fā)醫(yī)患不滿和糾紛。

3.5 病案查找困難 近年來，本院出院患者逐漸增多，而存放病案的空間并沒有相應增加，導致病案的堆積現(xiàn)象嚴重，復印人員在查找患者病案時常需花費較多的時間。這就需要復印的患者較長時間等待，引發(fā)他們的不滿情緒，降低了對醫(yī)院的滿意度。

優(yōu)化病案復印流程，就可以解決以上的矛盾和杜絕以上的不良事件的發(fā)生。可增加科室的信用度，擴大醫(yī)院的影響力，減少客人的猜疑和由此帶來的不必要糾紛，從而提高患者滿意度。本調(diào)查表明，使用優(yōu)化病案復印流程，與用人工查找病案進行復印相比較，可以大大地縮短從接受申請到病案交付的時間。同時，減輕科室員工的工作量，極大地提高了我們工作的積極性。達到“患者滿意，我們歡心”這一雙贏的目的。

總之，隨著醫(yī)療改革的不斷深入，社會各方面對病案信息資料的需求會不斷加大。“以患者為中心”始終是醫(yī)院服務于患者的核心理念，不斷優(yōu)化流程，提高服務質(zhì)量是醫(yī)院不懈的追求。并且隨著信息技術(shù)的高度發(fā)展，數(shù)字化病案復印系統(tǒng)的建立，是現(xiàn)階段醫(yī)院病案管理最理想的管理措施，該系統(tǒng)的建立加快了醫(yī)院數(shù)字化建設的步伐,是一種實用、有效、科學的病案管理方式[7]。通過優(yōu)化復印流程不僅能夠有效縮短患者復印病案時間，提高服務水平及患者滿意度，而且能夠加強病案人員團隊合作精神，大大提高工作效率，提高病案復印服務質(zhì)量。

[1]董凡秀.從法律角度完善病案管理[J].中國病案，2012，13（3）：17-18.

[2]王麗玲，徐海英，曾茂紅.淺談醫(yī)院病案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化[J].心理醫(yī)生雜志，2012（3）:402-403.

[3]曹軼，王秉康，劉敏.數(shù)字化病案管理系統(tǒng)的應用與實踐[J].中國病案，2009，10（1）：34-35.

[4]曾清華，徐翔，張海嘯.復印中存在問題及解決方法[J].中國病案，2008，9（10）：5.

[5]方孝梅，沈太燕，明星辰.病案復印流程優(yōu)化探討[J].中國病案，2011，12（12）：6-7.

[6]王瑛霞.病案借閱中存在重要問題及其對策[J].中國病案，2012，13（3）：13-14.

[7]倪興榮.信息時代病案統(tǒng)計的新舉措[J].中國醫(yī)院統(tǒng)計，2012，19（3）：231-232.