淺析煤炭企業檔案管理

曹紅翠

摘 要：21世紀是知識經濟的時代，各種信息多元化，各類企業的檔案管理工作也發生了很大的變化，煤炭企業亦是如此。本文首先介紹了檔案管理的概念，其次介紹了煤炭企業檔案管理的意義，然后分析了煤炭企業檔案管理存在的問題，最后提出了相應的對策。

關鍵詞：煤炭企業；檔案管理；問題；對策

引言：煤炭企業檔案是企業在發展過程中形成重要信息資源，是企業各項工作活動的重要組成部分，對傳承企業文化、經濟利益、合法權利及全面發展具有不可替代的作用。煤炭企業檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為煤炭企業安全管理服務，為生產經營服務，為全面建設和諧煤炭企業服務。

一、檔案管理的含義

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。企業檔案是在企業活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的信息材料——包括文字、圖表、影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，是“企業在各項活動中形成的全部檔案的總和”。企業檔案，一方面它記述和反映了企業文化建設的歷史，可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據；另一方面，對它加強管理的本身就是企業文化建設的重要組成部分。企業檔案應當、且已經在企業文化建設中發揮出了越來越重要的作用。

二、煤炭企業檔案管理的意義

檔案管理工作是促進企業發展的必然要求，建立科學規范的檔案管理體系，可衡量企業業績與管理水平狀態。在煤炭企業的檔案中，記錄了整個企業的發展歷史及經營成果，對研究煤炭企業的科學發展狀況及經營業績水平提供了資料，是實現企業科學分析、合理發展的基礎。只有做好了煤炭企業的檔案管理工作，一方面，可加快管理者對企業發展的整體認識，及時根據生產經營狀況調整戰略規劃，為生產經營提供重要決策；另一方面，利于社會各方面了解企業經營成果狀況，促進與社會各方面的合作交流。可見，做好新時期煤炭企業檔案管理工作，對提高企業市場競爭力，促進社會經濟發展具有重要意義。具體意義如下：

1.有利于企業做出正確決策：煤炭企業的經營管理和安全生產關鍵取決于決策的制定，只有加強煤炭企業的檔案管理，才能為煤炭企業的發展提供真實有效的信息，才能準確分析和評估煤炭企業當前的狀況，從而實事求是的為煤炭企業做出科學合理的決策。真正使決策和各項管理措施促進煤炭企業的發展壯大。

2.有利于對事故救援工作的開展：在井下幾百米往往會發生煤礦事故，由于井下情況復雜，實施難度大，事故發生后如果沒有詳細的檔案材料，就很難了解井下的基本情況，更難以進行及時、準確地制定救援方案，從而影響被困人員位置的確定和必需品的輸送。

3.有利于煤炭企業合法權利的維護：煤炭企業的實物檔案是當時、當地和當事人在工作中形成的原始記錄，是開展各項工作的第一手資料，能夠保護企業員工的合法權益。當出現諸如塌陷賠償、土地征用等問題時，煤炭企業就可以利用它來維護自己的合法權益。

三、現狀及存在問題

1.企業檔案管理意識淡薄：在企業的檔案管理過程中，無論是文章的起草、打印，還是文章的及時歸案方面都存在著很大的問題。如有人在起草檔案使用圓珠筆寫而不是用鋼筆，有的單位用針式打印機打印存檔，這些都會影響檔案質量；還有的管理人員不按規定移交存檔，影響檔案的完整性。對此我們應該在公司內部開展宣傳檔案管理意識的活動，宣傳學習檔案法，把檔案管理納入企業的規劃過程中。增強專業人員的檔案管理意識和業務水平，充分發揮其主觀能動性，做好分內工作，以優質的服務取得企業領導的重視，樹立良好的職業形象，從而提升檔案管理在企業中的地位。

2.檔案管理工作不規范：當前，我國煤炭企業的檔案管理工作主要存在卷宗編制內容不完整、體制不規范、缺乏必要的管理工具等問題。一些企業出于使用方便，將原本應該集中保管的資料分散管理，使用檔案的人員不能及時歸還檔案，造成檔案的內容不健全、材料不完整，嚴重影響檔案管理與使用質量。

3.隊伍建設亟需創新。隨著知識經濟的發展，煤炭企業面臨的市場競爭實際上就是人才競爭。在檔案管理工作中，人才也是智力資料的重要載體。因此，加快檔案人才隊伍建設，實現知識型人才戰略，是加快企業檔案管理創新與發展的關鍵。

四、提高煤炭企業檔案管理工作的對策

1.更新觀念意識：首先，觀念更新是實踐更新的前提條件。煤炭企業檔案工作不能拘泥于舊的管理模式之中，要意識到一切事物經過一段時間之后，都會隨著客觀形勢的變化而變化，要跟；其次，各級領導干部和檔案管理工作人員要樹立起解放思想、實事求是意識。在具體工作當中，把檔案管理工作重點放在煤炭企業發展對檔案的需求上來，使企業檔案作為一種信息資源來發揮重要作用。

2.完善檔案管理工作：建立起一套與市場經濟相適應的檔案管理工作體系，強化領導責任和崗位責任，促進企業領導對檔案工作真正重視起來，并給予支持，使檔案工作從上到下形成一種檔案管理工作鏈，使檔案工作責任真正落到實處。同時，建立起一套與企業自身相適應的科學、完整的檔案管理責任制度，確保文件材料從形成到收集、整理、歸檔、保存、利用的程序化。如果責任不明確，條塊管理各行其是，不重視資源的收集，勢必造成檔案的散失，就會給企業造成不必要的損失。

3.檔案管理人員工作能力及素質的培養：檔案管理工作是一項業務性很強的工作，具有較強的專業性和延續性，檔案管理人員綜合素質的高低也直接影響著檔案管理工作的好壞，因為檔案管理工作是由檔案、必要的物質條件和專業人員三個要素組成的，人是做好檔案工作的首要前提，也是其中最主要、最活躍的因素。

4.對煤炭企業的檔案服務進行創新：現在煤炭企業所提供的檔案種類越來越多，如文書檔案、科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。因此要轉變傳統的檔案服務方式，要增強和提高檔案服務的主動性、針對性、和及時性。

結束語：煤炭企業檔案管理是煤炭企業的基礎性工作，是煤炭企業良性運行和協調發展的保證。在新形勢下，很多煤炭企業的檔案管理工作不能適應新形勢的需要，因此也嚴重影響了整個煤炭企業的發展，所以，未來重視煤炭企業的檔案管理不能忽視。