淺談細節管理在辦公室工作中的重要作用

顧盛

摘 要：在具體、瑣碎、單調、重復的工作事務中，辦公室工作人員要始終保持高度負責的工作態度，牢固樹立“以小事為重”的思想，從細微處人手，踏踏實實地把小事做細、做好。但同時也要注意避免“未增值的工作就是浪費”的現象，做“正確的事”，提高辦公室的工作效率。

關鍵詞：辦公室；細節管理；提高效率

從事辦公室工作多年，深切地感受到辦公室的工作就是為單位領導開展經營管理活動提供服務的。雖繁復而不可缺、雖平凡卻很重要。如何從細微處入手，提高辦公室的工作水平和工作效率，這是我一直在思考的問題。通過多年的工作與感悟，我對細節管理在辦公室工作中的重要作用也有了一些淺顯的認識。

一、要創新服務機制，充分體現辦公室的管理職能

辦公室工作的核心任務就是做好“三個服務”，即“為領導服務、為機關服務、為基層服務”。服務機制的創新，是辦公室工作創新的重要內容，更是滿足單位發展、領導開展生產經營管理活動的需要。我認為，辦公室工作應該從完善、規范和細化各項工作流程、標準人手，制定相關制度和保障措施來解決或處理好制約工作效率中的“瓶頸”問題。比如，對一些變化不大、重復性很強的工作，我們可以采取模塊化管理方式，構造沒有變化的單一性操作流程，以規范的操作模式來減少工作中的疏漏。又如，采取流水線作業方式可以有效地分解工作強度和難度，等等。每一個成員都能做到對自己的工作內容心中有數，有計劃地安排好自己的工作程序，并加強溝通與協調后，就能保證辦公室工作事事有人管，人人有專責，就能使每一項工作落到實處。

我認為，創新服務機制還要處理好兩個關系：一是處理好全面與重點的關系。辦公室工作無小事，方方面面的工作都不容忽視，一點點的紕漏和閃失都容易影響到辦公室的整體工作，甚至會影響到企業的正常生產經營活動。但是，每個人的精力都是有限的，要想事事俱到、事事做的圓滿，那也是不切實際的。所以，不僅要用全局的眼光看待每一項工作，以高度負責的工作態度做好每一項工作，高標準、高質量地處理好每一件事情，同時，我們也要善于抓住工作的重點和難點，善于抓住事務的主要矛盾和矛盾的主要方面，在工作精力、力量配備、時間安排上有所側重，使服務工作盡善盡美，這是辦公室工作的重中之重。二是要處理好對上服務與對下服務的關系。對上服務和對下服務是一致的，都是辦公室的重要職責。任何一名辦公室的工作人員都不能夠違背服務工作的宗旨。

二、加強自身綜合素質，提高工作水平

辦公室工作人員不僅要具備較強的工作能力，還要不斷提高自身的政治理論素質。一是要從提高自身素質上下功夫。許多人不屑于或疏于小事和事情的細節，從而形成在實際工作中，大事不會做，小事做不來的局面。所以，要努力克服心浮氣躁、急于求成、粗心大意的弱點，樹立“以小事為重”的思想，將“重視細節、把小事做細”逐漸培養成一種習慣，踏踏實實地把小事做細、做好。二是要在執行力上狠下功夫，努力克服執行不力、落實不嚴的現象，以絕對的執行和落實來保證把每項工作做細、做實、做好。同時，我們也要注意避免“未增值的工作就是浪費”的現象。因為只有真正理解了領導的意圖并嚴格按照要求執行才能取得高效的工作成績，即做“正確的事”才有正確的結果。三是注重培養每個工作人員的協調能力、溝通能力，扎扎實實提高每一個人的素質，那么辦公室的整體素質將會提高一大步。

曾看到一篇關于如何做好一名秘書的文章，對我的啟發很大。文中講到，做好一名秘書要一精、二細、三準、四助。一精：就是做事要精力集中，精心準備，精細安排，把所從事的崗位，鑄造成精品崗位，把每一件領導交付的事情，打造成精品工程；二細：就是辦事要細心，工作要細致，要多為領導考慮，多替集體著想，事無巨細，一律認真對待，決不馬虎；三準：一是要干標準活，站標準崗，嚴格按標準規程作業；二是辦事做人要有嚴格的準則，一諾千金，時間要準，數字要準，要嚴格遵照工作的進度；四助：就是要成為領導的助力、助手，急領導所急，想領導所想，勤跑腿，多匯報，當好領導的參謀助手。

三、搞好團結協作，發揮團隊精神

團隊的協同努力比個人的單獨奮斗更有利于組織目標的實現。要充分調動每個人的積極性，求得思想上的統一，以形成一個同舟共濟、開拓進取、拼搏向上的團隊。由于人員性格、閱歷和分工不同，在工作中難免會出現矛盾和不協調的現象，這就要求我們辦公室的每個成員都要善于站在全局的高度，充分發揚民主，廣泛聽取不同意見，搞好團結，增強凝聚力和向心力，發揮好整體功能。在具體工作中，在管理的一些細節問題上，要遇事多商量，多通氣，自覺做到“內圖同心協力，外謀合作支持”，努力彈好內部“協奏曲”。

在當今競爭激烈的社會中，立大志、干大事，精神固然可嘉，但只有腳踏實地從小事做起，從點滴做起，注重工作中的每一個“細節”，以認真的態度做好崗位上的每一件小事，以責任心對待工作中每一個細節，才能在平凡的崗位上創造出最大的價值。因為，沒有細節就不可能干好辦公室工作，沒有細節就不可能鑄造輝煌。

參考文獻：

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