做好學校聲像檔案的收集與利用的思考

鄒潔

摘 要：從某種意義上說，順利開展學校聲像檔案收集與利用工作，有利于不斷完善學校檔案室的內容，有助于不斷豐富學校檔案室現存的檔案載體類型，有益于大幅度提升學校檔案的管理水平。本文結合實踐狀況，探討了學校聲像檔案收集與利用存在的問題，闡述了學校聲像檔案收集與利用的對策，包括：健全制度、規范整理；加大收集力度，豐富館藏；積極推進聲像檔案開發利用等等，希望能夠對學校聲像檔案收集與利用的實踐工作發揮十分重要的借鑒和參考作用。

關鍵詞：聲像檔案；收集；利用

一、引言

對于學校檔案來說，聲像檔案是其十分重要的構成部分。一般而言，聲像檔案的主要特征表現為：真實、形式簡明、便捷、直觀等等。更確切的說，學校通過聲像檔案能夠將本校所發生重大歷史事件客觀、真實地反映出來。隨著社會的不斷進步和發展，人們既能夠運用文字將歷史事件和自然現象表達出來，又能夠利用形式多樣的聲像記錄手段，將新聞、文化、科學研究、教育等領域的活動形象、真實、客觀地反映出來。與此同時，載體形式具有一定特殊性的聲像檔案應運而生。

二、學校聲像檔案收集與利用存在的問題

在實踐中，我們應該深刻地體會到，學校聲像檔案收集與利用存在著不少現實問題，有待我們去深入探究，力爭盡快找到解決難題的突破口。

1.聲像檔案管理不規范

近年來，相當一部分學校在常規的聲像檔案管理工作方面取得了一定的成效。但是，在實踐中，我們缺少較為完善的聲像檔案管理制度。更確切的說，現有的聲像檔案管理工作不具備一定的制度性、強制性、穩定性、規范性。從某種程度上說，我們還不能充分掌握和了解檔案歸檔的獎懲、檔案的收集范圍、收集標準和收集方法，從而無法科學、合理、正確地制定聲像檔案管理的規范性文件。

2.聲像檔案歸檔率不高

通常來說，學校聲像檔案強調的是將相關方面的信息客觀、真實地反映出來。這些信息包括：學校概貌、重要事件、重要領導人、重要活動、重要會議等等。事實上，學校聲像檔案應該具備一定的完整性、原始性、真實性。至今為止，絕大部分學校欠缺數字影像管理的統一標準，歸檔范圍并不明確。另外，相當一部分檔案管理人員素質不高，不夠專業，不具備較強的聲像檔案歸檔意識。在實踐中，并不排除拍攝者按照個人喜好，任意刪減聲像資料的可能性。在實踐中，我們應該清楚地意識到，檔案工作人員具有一定的流動性，交接工作缺少規范的手續，缺乏有序管理，造成聲像檔案歸檔率不高。

3.聲像檔案開發利用力度不夠

在實踐中，我們應該清楚地意識到，無法滿足學校相關部門利用聲像檔案實際需求的主要原因在于：檔案工作人員僅僅局限于編制相應的專題目錄，沒有系統地將符合相應條件的數碼聲像檔案刻錄成副本，給學校相關部門提供一定的便利。毫無疑問，同一主題的數碼聲像檔案是符合條件的。打個比方，學生參加文娛表演比賽，教師教學大評比活動，團委組織活動都不能及時找到相應的聲像檔案資料，給人們帶來了較大的困擾。

三、學校聲像檔案收集與利用的對策

對學校聲像檔案收集與利用存在的問題進行了較為細致地探討之后，接著，針對學校聲像檔案收集與利用的對策，談談自己的幾點意見，僅供參考。

1.健全制度、規范整理

為了對檔案行為進行有效、合理地規范，建立健全規章制度具有一定的必要性和實踐性。在實踐中，我們應該結合實際情況，嚴格按照聲像檔案具體的歸檔制度，詳細了解歸檔要求、歸檔范圍、歸檔手續和歸檔時間。與此同時，我們應該進一步明確自身的職責范圍，盡可能將紙質檔案與學校聲像檔案的收集與利用工作十分緊密地結合起來。不可否認的是，聲像檔案能夠給人們帶來直觀、形象、生動的感覺，它能夠將學校的歷史發展過程準確、客觀、真實地反映出來，能夠將紙質檔案的缺陷進行有效地彌補。換句話說，文書檔案資料收集應該與聲像檔案收集同步進行，平等對待，不能將兩者區別對立起來，忽視兩者之間的內在聯系性。

2.加大收集力度，豐富館藏

事實上，我們應該充分利用各種有利條件，采用多種多樣的方式，全面、系統、科學地收集資料，強化對聲像檔案的收集與利用工作。為了給檔案工作增加應有的活力，我們應該將學校館藏的聲像檔案最大程度地利用起來。值得注意的是，我們應該對聲像檔案進行科學管理，強調科學分類。從某種意義上說，聲像檔案既要能夠方便查閱、使用，又要能夠進行良好的歸檔保管。其中，電子文件歸檔是較為不錯的選擇之一。

3.積極推進聲像檔案開發利用

從目前看來，我們應該制定一套合理的使用辦法，它能夠較好地應用于本校各單位的利用、借用、復制。從本質上說，這個使用辦法既要考慮到不損壞檔案原件，又要考慮到將聲像檔案充分利用起來。值得肯定的是，我們應該努力尋找恰當的聲像檔案檢索方式，認真完成聲像檔案的目錄工作。從利用層面上說，檔案工作人員應該注重收集多種信息，積極、主動、及時向承辦活動的相關部門提供各類的信息檔案服務，大幅度提高承辦活動單位的工作效率。值得一提的是，檔案工作人員應該不斷提升自身的綜合素質，增強自己的責任感、使命感。從開發層面上說，檔案館網站，應該引起有關方面領導的高度重視。不容置疑，學校舉辦的專題活動展覽能夠通過檔案館網站進行十分有效的宣傳報道，大力配合學校組織開展的各項工作，以期取得令人滿意的效果。

四、結束語

總而言之，學校聲像檔案的收集與利用具有一定的現實意義和實踐意義。一般而言，學校管理、教學、科研等相關方面的實踐活動是聲像檔案的直接來源。與傳統的紙質檔案相比，聲像檔案在信息開發利用方面具有一定的優勢。這些優勢主要體現為：在展覽館、領導決策、科學研究、博物館、教學改革等領域中，聲像檔案得到了較為廣泛的應用。毫無疑義，有關方面領導深刻認識到學校聲像檔案收集與利用的重要性，是做好學校聲像檔案管理的關鍵因素之一。

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