論知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理

沈巧玲

摘 要：當(dāng)前社會(huì)處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐，需要及時(shí)改革創(chuàng)新。本文針對(duì)企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，提出了建議，并借鑒知識(shí)管理的具體規(guī)則，討論了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理新方式。

關(guān)鍵詞：知識(shí)經(jīng)濟(jì)；知識(shí)管理；檔案管理

前言：這是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，企業(yè)也必須與時(shí)俱進(jìn)，借鑒知識(shí)管理的有效方式。企業(yè)的檔案部門(mén)在新的形勢(shì)下，應(yīng)該積極改革，淘汰過(guò)去低效的管理方式，建立與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代相吻合的企業(yè)檔案管理體系，不斷創(chuàng)新，創(chuàng)造更多效益。

1.知識(shí)經(jīng)濟(jì)特征

（1）知識(shí)與企業(yè)的生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系息息相關(guān)；（2）知識(shí)分布全球化與多樣化。隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，知識(shí)信息已經(jīng)遍布各個(gè)角落，并且有多種載體，包括：文字、圖像、語(yǔ)音、圖形等等；（3）知識(shí)傳播網(wǎng)絡(luò)化。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)大量涌現(xiàn)，并在企業(yè)呈普及化趨勢(shì)，知識(shí)和人們生活密不可分；（4）知識(shí)產(chǎn)權(quán)化。企業(yè)的核心知識(shí)必須要進(jìn)行產(chǎn)權(quán)化，以此增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力及創(chuàng)造力；（5）知識(shí)管理成為目前企業(yè)管理追求的新方式。這是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，知識(shí)管理是研究和探索別人所忽略但有效的知識(shí)，知識(shí)管理過(guò)程是掌握這些知識(shí)。

2. 企業(yè)檔案管理的問(wèn)題

2.1 傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理特點(diǎn)

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的主要任務(wù)就是將資料收集并保存完整。其管理對(duì)象通常包括：人物、事件、過(guò)程、文件、書(shū)報(bào)、物品等等，管理手段是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)。過(guò)去受技術(shù)水平的約束，管理工作關(guān)鍵在于收集、管理、編目、保存、借閱。總之，傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)揮的作用是記載歷史，方便以后需求時(shí)可以查閱歷史根據(jù)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理有很多缺陷和不足，比如：工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)。規(guī)模越大的企業(yè)，這個(gè)缺陷更明顯。保存檔案占據(jù)的空間相對(duì)偏大。

2.2 信息時(shí)代企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（1）檔案整理需人較多且耗時(shí)較長(zhǎng)。大部分檔案基本不能有效地進(jìn)行實(shí)時(shí)應(yīng)用，而且有些管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致檔案管理不能高效化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。

（2）檔案的分類(lèi)方法不再適用目前情況。很多企業(yè)的檔案管理還沿用過(guò)去的分類(lèi)方法，或者只是在原基礎(chǔ)上附加部分管理規(guī)則，這是換湯不換藥的做法，大大降低了信息管理的效率。

（3）檔案資料的屬性和類(lèi)別區(qū)分不清。比如較難區(qū)分的有：信息類(lèi)、知識(shí)類(lèi)、數(shù)據(jù)類(lèi)等等。舉例說(shuō)明，管理人員新收集了冶煉工藝方法，這原本屬于知識(shí)，但可以隨實(shí)踐變化，可以在實(shí)踐中優(yōu)化、改善、創(chuàng)新、修正，最后獲取最佳工藝。

（4）網(wǎng)絡(luò)化對(duì)企業(yè)檔案管理受益不大。這是網(wǎng)絡(luò)化的信息時(shí)代，全球都可以自由通訊，檔案管理不再是封閉性的事情。管理人員必須要高效、快速地處理檔案，才能滿足競(jìng)爭(zhēng)激烈的客戶要求，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。

3.企業(yè)檔案管理與知識(shí)資源管理

3.1 知識(shí)資源管理成為企業(yè)管理重點(diǎn)

企業(yè)的知識(shí)通常是概括為兩種：顯性與隱性。顯性知識(shí)包括：被記錄且保存下來(lái)，可以看、可以讀、可以聽(tīng)的知識(shí)；隱性知識(shí)包括：儲(chǔ)存在人的大腦中、言語(yǔ)行為中、數(shù)據(jù)中，但沒(méi)有被記錄或保存的知識(shí)。知識(shí)資源，狹義上講，是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理的本質(zhì)可以說(shuō)成是管理所謂的顯性知識(shí)。目前企業(yè)管理的核心是知識(shí)管理，而知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的關(guān)鍵。知識(shí)資源很多牽涉到企業(yè)或單位的經(jīng)營(yíng)成果，象征著企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)基礎(chǔ)。

3.2 知識(shí)資源管理參照知識(shí)管理

知識(shí)管理的規(guī)律，通俗地說(shuō)就是能夠促進(jìn)知識(shí)運(yùn)動(dòng)的規(guī)律。企業(yè)知識(shí)管理包括如下特點(diǎn)：（1）企業(yè)不同職位的員工是產(chǎn)生者；（2）知識(shí)是要求共享的；（3）知識(shí)要經(jīng)過(guò)專(zhuān)職人員確定，并加以規(guī)范；（4）知識(shí)要切實(shí)應(yīng)用到企業(yè)中去，有實(shí)踐價(jià)值；（5）知識(shí)要不斷創(chuàng)新，開(kāi)拓新的領(lǐng)域。

3.3 檔案知識(shí)管理須發(fā)展為知識(shí)資源管理

（1）企業(yè)檔案知識(shí)管理是有必要的，而且上升到知識(shí)資源管理層面是可行的。檔案知識(shí)經(jīng)過(guò)進(jìn)一步約束或規(guī)范后，成為加工處理過(guò)的知識(shí)資源，因此必須要按照知識(shí)資源的管理規(guī)則，將其有效應(yīng)用到企業(yè)中去，并不斷做出改革和突破。

（2）企業(yè)檔案管理上升到知識(shí)資源管理在實(shí)踐中也是迫切需要的。通過(guò)上升到知識(shí)資源管理后，檔案知識(shí)就不僅僅是信息那么簡(jiǎn)單，可以不遵從信息管理的規(guī)律，這樣能夠有效避免信息時(shí)代檔案管理的一些缺陷和不足。通過(guò)企業(yè)所有人員的參與，可以使知識(shí)資源進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)造，拒絕了傳統(tǒng)意義上的收集或記錄只是檔案管理人員份內(nèi)的事情。通過(guò)加大對(duì)實(shí)際工作的支持力度，可以根據(jù)實(shí)際情況將知識(shí)資源進(jìn)行分類(lèi)應(yīng)用，避免了傳統(tǒng)的檔案分類(lèi)不明確、混亂的問(wèn)題，同時(shí)也消除了檔案知識(shí)不能得到實(shí)時(shí)利用的局面。檔案知識(shí)管理要真正落實(shí)到依據(jù)知識(shí)管理的方法操作，不再重蹈覆轍，犯信息類(lèi)檔案的錯(cuò)誤。最終得出結(jié)論，檔案知識(shí)管理終究會(huì)發(fā)展成為知識(shí)資源管理。

總結(jié)：

我們已經(jīng)逐步跨入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是指導(dǎo)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵因素，是增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的首要條件。企業(yè)要摒棄過(guò)去的舊的不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的檔案管理方式，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的新形勢(shì)下努力把握市場(chǎng)機(jī)遇，規(guī)避投資風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)時(shí)了解行業(yè)動(dòng)向，有效地積累和運(yùn)用自身的知識(shí)資產(chǎn)，做出最佳的企業(yè)發(fā)展決策，這將會(huì)使企業(yè)立于不敗之地。

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