淺談檔案數字化管理研究

李濛

摘 要：隨著計算機技術的快速發展以及普及應用，各種現代社會信息技術已經滲透到社會生產以及人們生活的各個領域，信息資源顯然已經成為現代最有力的戰略資源。檔案是最為重要的信息資源之一，在多媒體網絡環境、網絡技術、通訊技術、計算機技術等環境沖擊下，檔案數字化已經成為現代檔案管理的必然趨勢。本文主要結合了檔案數字化管理工作的優勢，分析了數字化檔案管理工作中存在的主要問題，并在此基礎上提出了相應的改進措施。

關鍵詞：檔案 數字化管理 問題 措施

檔案數字化管理主要是指將傳統紙質檔案資料或者是聲音、圖像視頻、文字等資料的掃描文件，利用計算機的編輯、處理后組成的信息集合，允許跨庫檢索的數字化信息庫。用戶可以利用高速寬帶網絡快速、便捷的查詢自己所需的各種信息，且可克服時間、空間的局限性。檔案數字化管理技術可優化、整合傳統檔案管理工作流程，在很大程度上擴充了檔案資料容量，使檔案資源管理成本大大降低，檔案檢索、查閱水平也大大提高，有助于推動檔案管理體制改革與創新，促進檔案管理工作的進一步發展。但是在實現檔案管理數字化的過程中，仍然存在諸多問題需要進一步完善與改進。

1.檔案數字化管理工作的優勢

檔案數字化管理不僅需要多種多媒體技術、計算機網絡技術、現代通信等多種網絡通信設施、設備，同時還需要各種類別、各個時期檔案信息庫作為基礎資源，從而構建一個數字化信息庫，可實現檔案資源共享。實現檔案數字化管理可克服傳統檔案管理工作的很多弊端，具有多種優勢，具體體現在以下幾個方面：①檔案數字化管理不需要傳統紙質檔案那樣必須大量的物理空間儲存，只需要計算機服務器、光盤、存儲盤等載體形式即可，可大大降低物理占地空間以及檔案管理費用，減少檔案管理成本投入。②檔案數字化管理查詢快捷、方便，具有較強的可視性，大大提高了傳統檔案資料統計工作效率，提高了工作質量，實現了智能化檔案檢索，拓展了檢索范圍，有利于提高檔案資料利用率。③有利于檔案管理程序的優化。數字化檔案管理體系可以及時傳遞檔案資料，可實現遠程檔案資料的歸檔管理。④通過高速網絡信息途徑，可以及時上傳各種檔案資料，有利于提高檔案資料歸檔、整理的實效性，及時更新檔案資料。

2.檔案數字化管理工作中存在的主要問題

2.1檔案數字化管理存在較多的安全隱患。由于計算機網絡的特性，在電子檔案文件資料傳遞、整理、保存等各個環節都存在一定的信息安全隱患，因為電子檔案資料文件必須要依賴對存儲硬件設備，一旦存儲設備遭到破壞或者不穩定，極易導致數據信息資料丟失。同時一些計算機病毒、木馬也容易侵襲計算機軟件系統，損傷數據文件或者使其丟失。

2.2辦公管理軟件與數字化檔案管理系統軟件缺乏兼容性。一些高校科研機構業務、企事業單位在管理活動實踐中生成的一些資料文件，由于無法有效的兼容檔案管理系統以及辦公管理系統，信息傳遞渠道、信息資料數據格式等還有很多問題，必須經一些不必要的處理環節才可以經辦公室管理系統傳遞到檔案管理系統保存，檔案管理工作效率低下。

2.3信息軟件、硬件體系建設水平低下。信息軟件、硬件設施、設備是確保檔案數字化管理工作順利開展的基礎保障，然而由于一些單位缺乏檔案管理經費，并不能購買足夠的計算機配置設施，缺乏網絡設備，在很大程度上影響了檔案數字化管理工作的進展。

3.進一步優化檔案數字化管理的措施

3.1注意加強檔案數字化管理的安全。電子檔案信息資料的安全防護是檔案數字化管理的重要內容，主要是包括計算機設施、設備的物理環境。在檔案數字化管理的安全防護中必須做到數字文件信息具有連續可讀性，應該做好備份工作，尤其是一些比較重要的數據文件以及檔案信息資料，應該單獨放在不同的數據庫或者設備中保存。同時應及時清理檔案數字化管理體系的網絡環境，應安裝各種安全防護軟件以及防護墻，以免計算機病毒、木馬程度破壞數字數據庫，確保網絡數字文件的安全。其次針對一些重要的科研電子信息資料或者商業機密，應注意做好文件加密工作，應該引入專業的密鑰技認證技術，并且設置一定的文件訪問權限，盡可能不要讓資料外漏。

3.2應提高檔案數字化管理系統的規范化。應根據檔案專業管理以及信息傳遞的相關要求等多方面設計檔案數字化系統，進一步完善檔案數字化管理系統功能，應該使該系統包括匯總統計、檢索查詢、組卷編目以及檔案資料歸集整理等多種功能。同時應要求檔案數字化管理系統應包括系統設置、打印輸出、檔案利用、文件管理、檔案著錄、立卷管理等多種功能模塊。資料信息管理應保證有輸入、查詢、編輯、歸檔等工具，能夠及時、更新資料。

3.3應進一步完善檔案管理部門軟件及硬件系統設施建設。檔案數字化軟件、硬件設施是確保檔案數字化管理工作順利開展的基本保障，應將網絡工程、軟件系統、硬件設施支撐等內容作為檔案數字化管理體系建設的根本。檔案數字化管理部門應重視檔案數字化管理的硬件設施建設，應在網絡通信設備、辦公設備、計算機、機房等各種數字化管理設備的資金投入，為實現檔案數字化管理營造一個良好的硬件設備環境。同時，一些科研機構、企事業單位應結合自身具體的檔案管理工作情況，檔案管理系統軟件應選取一些兼容性較好，具有較強適用性，功能齊全多樣的專業軟件。在各單位內部辦公室管理網絡中應搭建一個檔案管理網絡平臺，集中處理各種電子檔案資料，實現檔案管理的數字化、智能化。

綜上所述，檔案數字化管理是知識經濟時代的主流形式，相比傳統檔案管理工作而言，檔案數字化管理克服了諸多缺陷，提高了工作效率和工作質量，有利于促進檔案管理體制改革。檔案管理部門應提高對檔案數字化管理的重視度，增強檔案數字化管理意識，做好電子檔案資料的安全防護工作，確保齊全的檔案數字化管理設施、設備，不斷提高檔案管理工作水平。

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