淺談高校會計電算化下的內部控制

黃洋　郭秀國

摘要：內部控制既是高校的管理活動，更是一項重要的制度，是各單位治理的基石。當前絕大多數高校已實現了會計電算化，會計崗位和工作內容發生了很大變化，在此基礎上的內部控制與原手工下的內部控制有相當的變化。文章分析了內部控制的必要性及會計電算化下進行內部控制的實施方法。

關鍵詞：高校會計電算化；內部控制；實施方法

一、引言

所有的經濟組織都希望在高效率的控制方式下有條不紊地開展工作，提供準確的財務信息和管理信息，減少工作中的失誤，彌補缺陷。完善的內部控制制度能達到這些要求，因為它既是一種制度安排，也是一項管理活動，是治理單位的基石。在經濟高速發展的今天，政府對教育事業尤其是全國各高等學校的經費撥款逐年增加，各院校基建正在如火如荼地開展，加強內部控制就顯得更為重要。內部控制其根本就是各崗位之間的相互制衡，在崗位、權限設置、業務流程等方面相互制約、相互監督，不相容的職能相互分離，將預防出問題的關口前移，做到“未病先防”，以最大限度地避免國家和學校的資產損失。財政部于2012年年底正式發布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，顯示出領導部門對事業單位內部控制的重視，也是為了提高行政事業單位內部管理的水平，規范內部控制，進一步推進廉政風險防控機制建設。

當前，絕大多數的高校已實現了會計電算化，計算機的應用為財會人員提供了準確的控制技術，如數據正確性的校驗、憑證的自動記賬、人員的操作權限控制等都可以利用計算機程序進行控制，一般不會出現賬賬不符、賬證不符、記賬錯誤、試算不平衡等現象。計算機控制可以克服人工控制的隨意性，比人工控制更嚴格。在電算化會計條件下，內部控制方式已大部分地被計算機取代，由絕對的人為控制轉移為大多數機器控制及部分的人機控制。會計崗位和工作內容也與手工情況下有了很大差異，在此基礎上的內部控制與原手工下的內部控制有相當的變化。下面就重點討論一下如何加強高校會計電算化下的內部控制。

二、建立并完善高等學校電算化內部控制制度

由于會計電算化功能的相對集中，必須訂立完善的管理控制制度，包括制定內部操作制度，禁止未經授權的人員操作財務專用電腦，以防擅自動用系統各種資源；設置操作權限限制，各崗位人員必須各司其職，不得越權操作并相互制約和監督；開機后，操作人員不能擅自離開工作現場，如果必須離開計算機，應自覺退出財務系統，若發生輸入內容錯誤，要按照系統提供的功能予以改正，如輸入負數沖正的憑證；操作人員的密碼嚴格保密并不定期更換，規定交接班手續和登記運行日志；明確系統管理、系統操作、憑證審核、憑證復核、系統維護的人員分工，職權不相容的崗位不得兼容，如出納崗位與審核、復核崗位必須分離，系統維護員不得擔任系統操作和會計工作，系統操作員不能兼任審核工作等。這樣的制度既可保持內部控制的相對穩定，也可考慮成本效益原則，隨著工作重心及職責的變化對相應的崗位做出合理的調整和分工。

三、加強培訓，不斷提高財務人員的素質

實行會計電算化后，計算機自動完成借貸平衡、記賬、匯總、數據分析、生成報表等工作，本身處理幾乎不會出錯，但人為過失或故意造成的錯誤則會造成更嚴重的損失，因此對人員的綜合能力要求更高，涉及財務、計算機運用、信息系統開發技術等知識。高校會計人員一般都是相關或相近的專業畢業，有扎實的學術知識和豐富的實踐經驗，處理會計方面的問題可以應用自如，若電腦知識有所不足，很可能會因為操作不當引發問題。因此，要經常對會計人員開展培訓，提高其計算機的應用水平，使其能夠熟練操作相關的軟件并加以簡單的維護，使其實現從手工會計向計算機操作用戶角色的迅速轉變，或者直接引進高水平的復合型人才，帶動高校會計隊伍層次的全面提高。定期進行內部控制風險的防范教育，在提高財務人員業務素質的同時更要有針對性地提高其職業道德素質和思想素質，減少人為操作和系統運行出錯的可能性，更加有效防范會計電算化內部質量控制風險。

四、加強高校財務軟硬件的建設

財務軟件經過近二十年的發展，其安全性已經得到了很大的提高。在會計電算化的初期，大家摸著石頭過河，開發出各式各樣的會計軟件，雖然可以滿足多種需求，但兼容性不夠，往往這所高校所定制的產品另一高校就無法使用。經過近二十年的大浪淘沙，大型軟件開發公司，如金蝶、用友等原來專攻企業軟件的公司已開發出供事業單位使用的軟件。更有一些上市公司研發出事業單位專用軟件，如天大天財、復旦天翼、浪潮軟件……，經過各高校多年使用，安全性、穩定性等方面已經得到了市場的認可。各高校完全可以根據價格、自身的需要和對方的后期服務來選擇一款適合自身的財務軟件。

相對于軟件，目前高校內部控制對硬件的安全性和快捷性要求更高。因為高校財務軟件已經從單機版發展到網絡版，會計工作信息化已成趨勢。原來只需在一臺機器設置一個口令就能保證財務軟件的基本安全。現在則不同，不僅要保證各客戶端的安全，更要保證服務器的絕對安全。網絡是一個開放的環境，雖然帶給大家很多的便利，但隨之而來的各種病毒、木馬也防不勝防。理論上財務系統需要獨立，不并入廣域網中，以提高軟件環境的安全性，但由于現在各大銀行也實現了網銀操作，發放工資、稅務申報、接收上級的數據、上報報表等工作都需要聯結入互聯網進行操作。因此，每個操作員需要配置兩臺以上的計算機才能保證各客戶端的相對獨立，但是這在高校辦公經費緊張的情況下幾乎無法實現。在此限制下，部分學院就使用了一機雙網卡或多網卡的方式，在一臺機器上實現了聯結多個網絡的目的，這樣雖然節約了成本，但若某個客戶端感染了病毒或木馬，“黑客”還是能通過此臺計算機進入到財務的主服務器，造成不可估量的損失。因此，最好能安裝上物理防火墻，定義固定的IP地址，保證一臺機器只安裝一個網卡，經濟條件允許的學校可直接購置網閘，通過防火墻和網閘劃分校園網、財務網等網段，不僅可保持跨網絡聯通，更保證了財務核心數據的信息安全。服務器的防病毒軟件要及時更新，定期檢測并清除計算機病毒，同時禁止亂連接未經檢測的U盤。無論服務器還是客戶端都要配備UPS，以保證在斷電等意外情況下能夠正常地退出系統，保障會計數據的安全。

五、規范會計資料的保存

會計電算化后，電子數據的保存比保存計算機輸出的紙質檔案更為重要。磁性介質的壽命都相對有限，而且容易損壞，不合理的保護可能造成丟失和毀損。因此，不僅要在服務器上備份好數據，更要保持雙重備份，即以系統源數據為依據選擇優質的移動硬盤或光盤進行拷貝，將其分離存放保管另一地點，做好防火、防磁、防潮、防塵和防盜工作，以備破壞事件發生時的數據恢復。對各種會計紙質與電子檔案，應按照存檔期限及時進行移交存檔。存檔的數據、賬表、光盤由專人核對、保管，其他人員未經同意不得隨意復制。經領導同意借閱的會計資料則要履行借閱手續，經手人必須簽字記錄，會計資料的電子檔案歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。

六、結語

新的形勢帶來會計電算化新的挑戰。高校應積極面對，制定嚴格的內部控制制度，必須隨著時代的發展而不斷修改完善。只有完備詳盡的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上確保會計信息的真實、完整、準確。嚴格控制財務人員的職能，加強網絡安全和系統文件的安全，保證內部審計的力度，努力提高人員的綜合素質，培養出一支思想和技術都過硬的復合型財務隊伍，為適應新條件下的內部控制提供有力的人員保障，保證會計電算化工作正常、有序、高效地進行。

參考文獻：

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（作者單位：揚州工業職業技術學院）