淺析如何確保檔案安全

徐潔

摘 要：搞好檔案安全管理作業，消除作業中具有的不穩定要素，徹底制止各種威脅檔案安全的事故形成，確保檔案的安全環境，保證其安全性和其壽命能夠加長，這是檔案館的職責以及任務。要制定一整套嚴格的管理方式以及實際可行的管理手段，才可以保障檔案安全。

關鍵詞：檔案安全；風險評估；理長效機制

引言

檔案的安全管理是說建立檔案機構、檔案館對館內儲存的檔案實物以及資料實質進行有用的保護手段，防止因為自然抑或人為因素，同時使其在安全環境中的管理作業。伴隨著檔案業的持續前進，檔案的安全管理作業已經日益關鍵，怎樣增強檔案的安全作業，確保儲存檔案的安全是現在檔案作業中一直處于首位的問題。

最近幾年，我館檔案作業關鍵是提高服務程度以及重視檔案內在品質，在創建完善整體規則，提升信息化管理程度，加大對我市城市建筑檔案作業的指點、查看等作業，持續加強安全培訓，增快檔案安全作業的根本建設，整體作業成果明顯。通過很多年的作業經驗，持續的研究以及概括，我們哈爾濱市城市建設檔案館完成了比較健全完善的檔案安全管理系統，獲得了較好的成果，檔案安全作業每年都符合標準，評測成果都排在前列。

1 形成檔案安全風險評估檢查體系

為了能夠確保檔案安全，第一，館內建立了一支安全風險評價檢測組織，是由館內的主要領導者為組長，每個分館的館長是副組長，每個機構的責任人是組員，完成了穩定的作業制度，在按照嚴格管理、提防為根本、預防治理綜合、保證安全作業標準時，擬定能夠實施的作業計劃，確定職責以及任務。每個機構嚴格根據相關的標準，每一項的開展自我檢查，找到問題同時進行處理。第二，按時舉辦檔案安全講座，同時聽取每個機構的作業報告，為搞好本館的檔案檢測作業奠定了堅固的根基。

2 各級領導高度重視，不斷構筑檔案安全防線

2.1 領導高度重視，確保檔案安全工作高水平開展

特別關注檔案安全作業，由于城市建設檔案是城鎮策劃、建筑事業前進過程的寶貴記載，是城市鄉鎮策劃、建設管理作業的關鍵實質，是城市鄉鎮策劃、建設行政領導機構的關鍵依據。因此，在很長時間內，我館一直將檔案安全作業當做關鍵的工作擺在首位，放入主管議事程序中，每年在全館作業關鍵工作解析中落實檔案安全作業的詳細需求，將確定職責、實施機制、增強管理、常抓不怠當做檔案安全作業的整體準則。館長總控制，各個機構一起管理，各個組織為職員的檔案安全管理系統快速高效率的工作，在持續增強檔案安全宣揚學習以及安全能力學習時，將每個科室關鍵主管當做本機構檔案安全作業首要職責人，在關鍵機構內都建立了檔案安全作業職位，布置專門的工作，加強作業者的預防心理，戰勝麻痹以及僥幸想法，實現每人都抓安全，每件事都以安全為主，每時每刻保證安全的優良環境。在平時作業中，館長要時常檢查安全作業，充分保證安全在人力以及物力上的需要，確保檔案安全作業健康前進。

2.2 完善管理制度，建立檔案安全管理長效機制

建立、形成了門類齊全，管理規范，館藏40多萬卷城鄉建設檔案的專業檔案館。幾年來，我們緊緊圍繞我館工作的實際，不斷加強包括保障檔案安全在內的基礎工作建設，健全、完善規章制度，使檔案安全工作有法可依，有章可循。針對檔案安全工作的具體情況，我館特別制定了適合城建檔案館的檔案安全責任制、借閱保密制度、檔案出入庫交接制度、定期清點制度、安全保管理度、庫房管理和檔案數據操作管理制度等相關規定近30個，這些制度規范了檔案接收、保管、利用等環節的相關工作，確保了各環節不存在安全漏洞；而且，在重點檔案庫房配備計算機、打印機、去濕機、加濕器等設備，保證檔案在安全環境和狀態下保管，并且實現了辦公、閱覽、庫房三分開；庫房配有中央集中空調，安裝了庫房消防報警系統，與屬地派出所聯網，確保了檔案安全；對于歷次哈爾濱市總體規劃修編的珍貴件和圖紙，我館設立了專門的庫房保管，并采取了更為嚴格的管理措施。在加強規章制度建設的同時，嚴格責任制度。在每年館領導都和各部門及全體職工簽訂相關的責任保證書的基礎上，還單獨簽訂了檔案安全保證責任書，其目的就是使我館的檔案工安全作責任明確、任務清楚、落實到人，層層負責。這一獨有的舉措確保了我館檔案安全工作順利開展。開館30年來，安全保障制度和長效機制的深入落實使得我館從未發生過一起檔案安全方面的責任事故。

2.3 加強館房庫房安全建設，確保檔案安全保管和有效利用

策劃建設中有很多部分沒有按照現在執行的《檔案館建設標準》、《檔案館建筑設計規劃》標準，這是我國現實狀況，短時間內改變不了。不過，我們的檔案館在庫房革新、擴張以及加強穩固方面有需要。在這個需求執行的程序中，能夠對不達標的部分開展慢慢的改革，希望符合國家以及地方的政策，持續加強庫房安全建設。在這些手段執行前，我們使用部分增強以及協助安全手段，例如革新以及升級避免火災等安全裝置；按時檢查維修空調、除濕、加濕等裝置，搞好避免潮、光、塵、高溫、有害氣體物質等作業；裝置專門的防磁裝備，增強磁媒介介質檔案的管理。為保證安全，館內還額外實施了檔案出入庫記載機制，按時檢查、審核庫存檔案文件，對相對關鍵的檔案按時每件的進行清查。并且增強對庫房鑰匙的管理，安排專人管理，確保庫房門鎖的安全。

2.4 加強電子檔案安全管理和監控，健全電子檔案信息系統

成立信息聲像室以來，局、館領導對城建檔案館信息聲像事業的發展在財力、物力上給予大力支持，配備了專業聲像、信息人員和專業的聲像、信息設備，開發建立了哈爾濱市城建檔案館業務管理和行政管理系統，實現網上辦公，全部數據存在館業務辦公自動化系統數據庫中，現正著手研究全部數據與市規劃局、局屬各規劃區局之間鏈接，實現信息共享。為了保證電子檔案的接收、保存和數據庫遷移及維護等的安全性，我館嚴格遵守國家有關的法律、行政法規，嚴格執行各項安全保密制度。根據這些法規，制定了符合我館工作實際的制度，不僅加強了信息使用的權限管理，而且規定無論業務和行政網都不得隨意考入外來軟件和文件，不但加強對病毒的防控，而且有效降低了風險發生的幾率；對于各界普遍關心的電子檔案信息系統網絡安全管理，我館采取了通行的局域網和互聯網的物理隔離措施，同時對于公開的信息進行嚴格的界定和審核，不應公開的檔案信息一律不上互聯網，保證電子檔案信息的安全。

3 認真做好安全檢查和整改，消除隱患

經過多年在檔案安全管理中查看的工作經驗，推動了館內針對檔案安全部分的工作更深入，在歸納經歷的程序中我們獲得了安全作業的重點，借鑒優異機構的經驗進行清楚我們存在的不足。盡管館內的檔案安全作業部分已經布置妥當，不過并不能松懈思想，要時刻堤防。第一，每一年都要對檔案安全進行查看，仔細搞好改革作業，主動解除后患；第二，持續對檔案倉庫進行二十四小時不間斷監視，尤其是洪水時期更要增強；第三，盡早創建以及健全特藏倉庫，執行兩人兩鎖機制，內外都預防的原則；第四，對主要的電子檔案在外地拷貝的工作上進行異質拷貝作業；第五，加強突發事故以及災害的處理以及應急功能。

參考文獻

[1]吳鳳玲.重視檔案安全管理確保檔案安全[J].科技檔案，2010.