有效管理水利檔案的意義及方法

林雪麗

摘 要：水利檔案是全面記錄整個水利工程的有效方法，它不僅全面的記錄下了整個水利工程的整體，還詳細的記錄水利工程施工過程中的步驟。就是這樣詳細的記錄，使得水利工程檔案成為了全面鑒定工程質量、查明事故出現原因的依據。所以，水利檔案的有效管理具有重要的現實意義，為后人在水利工程使用、維修、擴建、改建的過程中，提供了必不可少的指導和依據。本文中，主要介紹了實現水利檔案有效管理的意義，以及怎樣實現水利工程檔案的有效管理。

關鍵詞：水利工程；檔案；有效管理；意義；方法

水資源作為一種清潔能源，在目前被廣泛地使用，水利工程的建設也成為常見事項。而水利工程檔案的管理也越發的受到關注和重視，水利工程檔案的有效管理具有重要的現實意義，對水利工程的質量檢測和建設有著嚴重的影響，成為了一項重要的工作。

一、有效管理水利檔案的意義

1.有效管理

“有效管理”是經濟學中一個理論，是現代企業普遍采用的管理方式，以及追求的目標。有效的管理是指企業通過分層管理，把管理融入日常的工作之中，并且，對企業實施全方位的管理。有效管理遵循注重成果，把握整體，利用優點，相互信任，正面思維這六個基本原則，并以此為指導方案，進行管理，實現管理的優化。

在水利檔案管理的過程中，水利檔案的有效管理則是指對水利檔案進行全方位的管理，根據其特點和大體的分類進行整理，把管理細致化、全面化，以改變傳統的對水利檔案不重視的現象。并通過對水利檔案的有效管理，最大化地實現水利檔案的真正價值。

2.意義

水利工程檔案的有效管理，對于整個水利工程的建設和管理都具有重要的意義。

2.1水利工程檔案的特點

第一，水利工程檔案和其他檔案相同，具有科學性、完整性、服務性等特點，并且，由于水利工程本身的復雜性和綜合性，對其周邊的生態環境、農業發展、工業發展都都有很廣泛的影響，因此，水利工程檔案也具有多元性和綜合性的特點。

第二，水利工程檔案是對水利工程從施工前期的準備，到施工過程中的細節，以及施工完成后的質量鑒定的一個完整的記錄。而工程效益的不同、環境因素的變換等客觀條件則影響著過程施工過程的整體進度，一般而言，普通的江河護坡工程、小型閘電站新建及改建、鎮村組河道疏浚等小型工程，只需要幾個月或者更短的時間，但是，假如遇到大型的河道工程、水庫等的建設，就需要數年，甚至更長的時間才能完成，例如我國的三峽水電站的建設。而根據水利工程建設的周期的制約，使得水利工程檔案形成的周期性差異較大。

2.2水利工程檔案的作用

水利工程檔案是水利工程建設與管理工作中的重要組成部分，他完整、真實的記錄了水利工程的建設情況、工程質量，為工程后期的建設具有服務性和參考性。不僅對已建成的水利工程有著重要的影響，并且，對于后來的水利工程建設也有著指導意義。

第一，水利工程檔案是全面鑒定水利工程質量，查明事故出現原因的依據。

水利工程檔案對于整個水利工程的建設情況都有著詳細的記錄，從整個工程施工前期的準備，到最后工程完工都全面記錄其中。在進行水利工程的質量鑒定過程中，通過這些檔案就可以得到比較全面的、詳細的資料，成為了全面鑒定水利工程質量的依據。

并且，當工程出現問題時，觀測漏洞出現的地方，再根據水利工程檔案所記錄在冊的，便能夠比較容易的查明事故出現的原因。

第二，水利工程檔案為后人改建、擴建或者維修提供了完備的資料。

水利工程在使用的過程中，難免會出現一定的問題或者漏洞，或者由于周圍客觀環境的改變，而面臨著改建或擴建的問題。這些問題的解決直接關系到水利工程的使用問題和效益問題。有了詳細的、完備的水利工程檔案，這些問題便可以得到很好的解決。

有了水利工程檔案作為指導，過程后期的維修、改建或者擴建都可以在此基礎上比較輕松的完成。

第三，水利工程檔案對水利單位日常的工作考查中起著參考作用。

在水利單位內部的質量審核或者是外審中，便可以通過對水利工程檔案的查看，清楚地了解到水利單位的工作程序和建設是否合格。并且，水利單位也可以以水利工程檔案為參考資料和依據，擬定計劃、總結工作、設計水利工程。

水利工程檔案看似對水利工程建設沒有多大的關系，但是實際上卻對整個水利工程系統有著深刻的影響。過去人們對水利檔案資料的管理不甚重視，甚至經常被忽略，導致很多原始的檔案出現了破舊、泛黃等問題。如今，人們逐漸認識到水利工程檔案的重要性，開始注重對水利工程檔案的管理。

二、有效管理水利檔案的方法

實現水利工程檔案的有效管理，對水利工程的整體建設和管理都有著重要意義，因此，對水利工程檔案應當有著一套詳細具體的措施。

1.水利工程檔案管理存在的問題

1.1目前很多水利單位的水利工程檔案管理存在著很多弊端，首先就是水利工程檔案的管理責任制不明確，沒有確切的說明是由哪些人來具體的負責水利工程檔案的管理。這就容易導致水利工程檔案管理出現問題和漏洞，因為，員工不明確自己的具體職責，并且，即使檔案管理出現了問題，也很難找到直接的負責人。所以，水利工程檔案的管理很容易就出現管理不善等問題。

1.2.水利工程檔案多以紙質檔案為主，經過長時間的保存后，容易出現各種各樣的問題。

現階段的水利工程檔案主要以紙質檔案為主，但是這就存在一個很大的弊端。紙質檔案以紙質為主，這樣的話，在長期的保存過程中，就容易出現磨損、缺漏、紙質破壞或者泛黃等各種問題。導致檔案失去其原本的意義和價值。

1.3.水利工程檔案管理水平普遍低下，管理手段落后。

目前我國的水利工程檔案管理普遍采用人工管理，并且是在水利工程建設完成以后，對形成的紙質檔案進行人工的分類和整理，在這一過程中，自身就很容易出現問題，對水利工程檔案造成一定損壞。

2.水利工程檔案管理的方法

現階段水利工程檔案管理的各種弊端的存在，導致了水利工程檔案的管理難以實現有效化，也導致了水利工程檔案的作用和價值難以真正的發揮。因為，想要實現有效的水利工程檔案的管理，首先就得解決目前水利工程檔案管理過程中所存在的問題，在此基礎上，才能實現水利工程檔案的有效管理。

2.1明確水利工程檔案管理的責任制，分工負責。

各個水利單位應當根據相關的規章制度，明確水利工程檔案的管理責任制。并且，大型的，有條件的水利單位最好派遣專業的人員單獨負責水利工程檔案的管理，管理人員與其他人員各司其職，分工合作。

這樣確定水利工程檔案管理的責任制，不僅方便與檔案的管理，并且，如果檔案出現了問題，那么也可以直接找到相應的負責人承擔責任。有了責任風險，負責檔案管理的人員也會更加的盡心盡力做到有效管理，這樣就減少了水利工程檔案在管理過程中因為管理不善而出現的問題。

2.2進一步推動實現水利工程檔案的電子化。

傳統的紙質的檔案最大的不便便是保存不易的問題，因為紙質的檔案容易出現紙張損壞、泛黃、紙質粉化等問題，這些問題都會直接導致紙質檔案的損壞，并且導致檔案價值和作用的減少。所以，推動水利工程檔案的電子化是一件很重要的事情。

實現水利工程檔案的電子化不僅在整理檔案時少了很多問題，而且，電子檔案可以更長久的保存，不用擔心會出現紙質損壞、泛黃等問題損壞檔案的價值和作用。并且，電子檔案保存更方便，查閱時也相對更簡單容易點。

2.3提高管理水平，及時做好檔案整理收集工作。

針對現階段我國水利工程檔案管理水平低下的問題，提高管理水平是實現有效管理水利工程檔案的重要途徑和方法。

由于水利工程檔案的各種特點，導致了水利工程檔案的收集難、歸檔難等問題，要實現水利工程檔案的有效管理，就得解決目前檔案管理所存在的問題。

針對水利工程檔案收集難的問題，在對不同的工程建設時，采取不同的收集方式。對于過程周期短的，形成檔案材料快的工程，采取追蹤收集的方式，及時收集過程信息，這樣才能保證檔案資料的齊全。而對于過程建設周期長的則采用分階段收集的方式，并且在此期間也要加強檔案的催收，這樣，才能避免原始材料的損失。

提高水利工程檔案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改進。傳統的，在保存電子檔的水利工程檔案的同時，還會存以紙質的檔案作為備份，這樣，就會造成一定程度上的資源的浪費。針對這一點，我們在進一步實現水利工程檔案電子化的同時，可以減少對紙質檔案的采用，備份的也采取電子檔的形式。

在改進了傳統水利工程檔案管理的弊端和問題的基礎上，便進一步實現了檔案的有效管理。

實現水利工程檔案的有效管理，對于今天的水利工程建設具有極其重要的現實意義，不僅能夠幫助鑒定水利工程的質量，也對其后期的維修、改建、擴建有著指導意義，成為了現代水利工程建設中不可忽視的一部分。

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