企業(yè)油田聲像、實(shí)物檔案的數(shù)字化管理工作探析

謝發(fā)紅

摘 要：在油田企業(yè)勘探開發(fā)工作不斷深入，規(guī)模也不斷的擴(kuò)大，對(duì)于企業(yè)油田聲像、實(shí)物檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的管理工作是石油企業(yè)現(xiàn)代化管理的要求。本文分析了企業(yè)油田聲像、實(shí)物檔案數(shù)字化管理工作的必要性，以及在數(shù)字化管理工作中面臨的問(wèn)題，探討了檔案數(shù)字化管理工作問(wèn)題的解決措施，為以后的油田勘探開發(fā)、科研生產(chǎn)提供有實(shí)用價(jià)值的參考資料。

關(guān)鍵詞：企業(yè)油田；聲像；實(shí)物；檔案；數(shù)字化；管理工作

為了延長(zhǎng)企業(yè)油田聲像、實(shí)物檔案的壽命，許多的石油企業(yè)都將檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)做一項(xiàng)重要的工作進(jìn)行開展。企業(yè)油田聲像、實(shí)物檔案是關(guān)于油田在勘探開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研管理過(guò)程中積累的有價(jià)值的資料，這些是石油企業(yè)資源的重要組成部分。近年來(lái)隨著油田檔案信息化、數(shù)字化程度不斷提高，企業(yè)油田聲像、實(shí)物檔案數(shù)字化管理工作的建設(shè)也不斷加快，為了滿足石油企業(yè)現(xiàn)代化管理的要求，做好企業(yè)油田聲像、實(shí)物檔案的數(shù)字化管理工作顯得越加重要。根據(jù)實(shí)際的工作需要，油田不斷的擴(kuò)大規(guī)模，數(shù)字化的檔案資料為生產(chǎn)科研工作者提供了先進(jìn)的研究環(huán)境，并且節(jié)約了大量的時(shí)間。可見，數(shù)字化的檔案資料為油田企業(yè)的現(xiàn)代化管理和油田勘探開發(fā)工作提供了便捷和可能。

1 檔案數(shù)字化管理工作的必要性

企業(yè)油田的聲像、實(shí)物檔案信息是油田勘探開發(fā)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄信息的載體。隨著石油企業(yè)勘探開發(fā)工作不斷深入，以及石油信息化工作的不斷開展，只有利用好已有的石油檔案資料，在擴(kuò)大勘探領(lǐng)域和增大石油產(chǎn)能方面才會(huì)產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但由于這些檔案的數(shù)量越積越多，加上聲像、實(shí)物形式的檔案資料翻閱的困難，使得查閱、分析檔案資料的工作需要耗費(fèi)大量的人力物力，不符合油田企業(yè)現(xiàn)代化管理的要求。為了使這些已有的聲像、實(shí)物石油檔案信息在生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮其作用和實(shí)現(xiàn)其使用價(jià)值，做好檔案數(shù)字化，健全檔案信息數(shù)據(jù)數(shù)字化管理的工作，有很大的必要性。

2 檔案數(shù)字化管理工作面臨的問(wèn)題

2.1檔案數(shù)字化管理錄入缺點(diǎn)

石油企業(yè)聲像、實(shí)物檔案信息轉(zhuǎn)錄為數(shù)字檔案過(guò)程，需要相關(guān)工作人員做大量的工作，雖然所參與工作的人員是本企業(yè)的員工可以保護(hù)檔案信息的保密性，但是在錄入的過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)人為因素的錯(cuò)誤信息錄入。在聲像、實(shí)物檔案錄入過(guò)程中所購(gòu)置的相關(guān)數(shù)據(jù)設(shè)備，需要一筆資金投入，但在聲像、實(shí)物檔案信息轉(zhuǎn)換完成后，大部分的數(shù)據(jù)設(shè)備就會(huì)閑置不用，造成一定的浪費(fèi)。為了轉(zhuǎn)換信息所需要配備專業(yè)人員，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，這對(duì)于一些檔案部門實(shí)現(xiàn)這一要求有不少困難。如果請(qǐng)專門的專業(yè)人員工作，就會(huì)增加檔案資料泄密的風(fēng)險(xiǎn)。專業(yè)的公司對(duì)于檔案錄入收費(fèi)會(huì)比較貴。

2.2檔案數(shù)字化存儲(chǔ)有困難

受客觀條件的限制，企業(yè)的石油聲像、實(shí)物檔案資料在存儲(chǔ)時(shí)都有一定的壽命，對(duì)于長(zhǎng)期有用的數(shù)據(jù)資料就需要定期的更換存儲(chǔ)媒介，以保證檔案數(shù)據(jù)資料的不丟失。檔案數(shù)字化所用的存儲(chǔ)介質(zhì)一般為光盤或者計(jì)算機(jī)硬盤，有時(shí)候由于備份處理不及時(shí)，一不小心會(huì)將數(shù)據(jù)資料格式化，造成數(shù)字資料丟失。有時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤所存儲(chǔ)的資料進(jìn)行遷移時(shí)，最容易造成檔案信息資料缺失遺漏。光盤由于制造材質(zhì)的原因，在使用過(guò)程中材質(zhì)有一定的使用壽命周期，所以不僅呀定時(shí)對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，還要及時(shí)更換光盤避免檔案信息資料的丟失。這就額外增加了人員的工作量和資金的投入。

3 檔案數(shù)字化管理工作問(wèn)題的解決措施

3.1規(guī)范檔案數(shù)字化管理工作

規(guī)范檔案數(shù)字化管理工作需要結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際資金周轉(zhuǎn)情況，建立健全的檔案分類規(guī)則和檔案號(hào)碼編制的規(guī)則。并且根據(jù)國(guó)家和本行業(yè)現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，保證檔案信息檢索的準(zhǔn)確率。為了保證檔案信息的正確性、原始性和完整性，需要安排專業(yè)的人員具體負(fù)責(zé)，不僅對(duì)檔案資料采集的工作加強(qiáng)管理，還要加強(qiáng)對(duì)檔案資料轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。規(guī)范化的檔案數(shù)字化管理工作，是數(shù)據(jù)資源建設(shè)重要保證。對(duì)于檔案管理的專業(yè)人員，提高其專業(yè)的檔案管理水平，并定期安排其專業(yè)技能的培訓(xùn)工作。

3.2加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理工作的安全性

聲像、實(shí)物檔案信息轉(zhuǎn)換成電子文件，一般都會(huì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)設(shè)備中。在使用和上傳的過(guò)程中是在局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行的，有可能因?yàn)闄n案運(yùn)行的操作系統(tǒng)或者是有攻擊性的文件影響檔案信息的安全性，需要采用物理隔離或者磁盤等其他措施保證檔案信息的安全性。現(xiàn)代化的石油企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作要求有健全的管理責(zé)任制度，把信息安全貫穿到整個(gè)管理工作中。同時(shí)還要為了保證檔案信息的安全性和機(jī)密性，企業(yè)應(yīng)該和數(shù)據(jù)管理的專業(yè)人員簽訂安全保密的合同。最重要的一方面是，為了保證檔案電子文件的安全性，要制定嚴(yán)格的檔案信息數(shù)據(jù)的檢查和備份制度。

對(duì)使用檔案信息的用戶設(shè)置不同程度的權(quán)限，需要相關(guān)檔案資料的人員必須經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，和檔案借閱管理人員授權(quán)后才可以使用檔案資料。為了避免檔案資料的濫用和非法商用，要對(duì)檔案的電子文件資料增加相應(yīng)的版權(quán)水印標(biāo)志，或者申請(qǐng)其他的版權(quán)專利。

4 檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢(shì)

石油企業(yè)聲像、實(shí)物檔案的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入基礎(chǔ)上，會(huì)采用更先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集錄入設(shè)備，全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化的數(shù)據(jù)錄入工作，避免了在檔案資料轉(zhuǎn)換過(guò)程中發(fā)生泄密的事件。而對(duì)于所配置的專業(yè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化機(jī)械設(shè)備的費(fèi)用將會(huì)是低價(jià)格的，為檔案數(shù)字化管理工作降低成本。檔案資料的電子文件的存儲(chǔ)的介質(zhì)性能更耐用，更低廉，計(jì)算機(jī)硬盤和光盤結(jié)合使用，增加檔案資料的存儲(chǔ)穩(wěn)定性和安全性，解決了數(shù)字化檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)面臨的數(shù)據(jù)可能丟失的問(wèn)題。新的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不僅使得檔案信息數(shù)字化管理工作現(xiàn)代化，還使得石油企業(yè)的管理工作更有效率。

5 結(jié)語(yǔ)

將大量的油田聲像、實(shí)物檔案信息轉(zhuǎn)存為電子信息檔案是符合石油企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要。在檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中，要充分保障資源建設(shè)的原始性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。雖然進(jìn)行石油企業(yè)聲像、實(shí)物數(shù)字化管理工作現(xiàn)階段面臨著許多困難，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)字化工作將會(huì)發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，使檔案數(shù)字化管理工作符合石油企業(yè)現(xiàn)代化的需要。使石油勘探開發(fā)、增多石油產(chǎn)量等工作有更方便的資料查閱，提供有參考價(jià)值的資料。

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