房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理中，主要以實物管理為主，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為房地產(chǎn)檔案管理的一項重要任務(wù)，特別是新的住房制度頒布實施以來，房地產(chǎn)檔案的重要性進一步突顯。該文就房地產(chǎn)檔案管理中的信息化建設(shè)問題進行簡要的闡述。

檔案管理在房地產(chǎn)管理中具有非常重要的作用，可以為后期的工作提供詳實的原始資料，也可以為一些重要的決策提供參考。但是，在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于手段比較落后，效率比較低，因此，造成一些重要的信息丟失或遺漏。計算機信息技術(shù)的出現(xiàn)和迅速發(fā)展，為我們提高檔案管理工作水平、全面收集有關(guān)信息、提高檔案資料利用率提供了良好的契機和技術(shù)支撐。目前，信息技術(shù)已經(jīng)逐步得到房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理部門的重視和開發(fā)利用，在當前形勢下，充分認識加快實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，采取切實可行的措施搞好房地產(chǎn)檔案管理已經(jīng)成為房地產(chǎn)行業(yè)和有關(guān)部門的一個重要課題，同時，也是社會各界的強烈需求。

一、 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理能夠為檔案管理工作帶來全新的轉(zhuǎn)變：第一、檔案系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了由封閉式管理向開放式管理的轉(zhuǎn)變。第二、檔案管理具有不同類型的檔案管理規(guī)則、制度及標準以及應(yīng)用，促進了檔案管理的規(guī)范化、科學化，實現(xiàn)了檔案向標準化、規(guī)范化管理的轉(zhuǎn)變。第三、檔案工作人員素質(zhì)得到提高。在機關(guān)、企業(yè)檔案系統(tǒng)的建設(shè)管事中，各種業(yè)務(wù)技能培訓班的開展，各種現(xiàn)代信息技術(shù)的積極應(yīng)用，使得企業(yè)檔案工作人員的綜合素質(zhì)得到明顯改善和提高。檔案系統(tǒng)的建設(shè)是檔案信息化管理系統(tǒng)的前提和基礎(chǔ)，離開檔案系統(tǒng)的建設(shè)，檔案管理現(xiàn)代化就成為了無源之水、無本之木。

二、 檔案管理信息化建設(shè)的需求分析

系統(tǒng)用戶分析 檔案管理系統(tǒng)建成后將面向房地產(chǎn)企業(yè)提供檔案信息服務(wù)，從角色上來劃分，系統(tǒng)用戶包括領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、系統(tǒng)管理員、利用人員等，每類用戶在系統(tǒng)中的具體角色由系統(tǒng)管理平臺進行定義并進行相關(guān)權(quán)限的控制。

系統(tǒng)功能需求 通過對用戶需求的分析，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括檔案收集、檔案管理、檔案利用、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理等功能模塊。

系統(tǒng)技術(shù)需求 系統(tǒng)開發(fā)平臺功能強大，采用組件化設(shè)計，組件之間松耦合，易用性、移植性強，組件的接口標準統(tǒng)一，可快速開發(fā)。系統(tǒng)所用各類基礎(chǔ)軟件采用國產(chǎn)軟件。系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，可跨平臺運行（支持windows、Linus等平臺），要求系統(tǒng)穩(wěn)定、可靠、易升級、易維護、易擴展。 系統(tǒng)對電子檔案進行在線利用及管理，同時實現(xiàn)在線和利用介質(zhì)進行檔案的移交與接收，數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出要有數(shù)據(jù)校驗功能，確保導(dǎo)入、導(dǎo)出的數(shù)據(jù)準確性。

三、 實現(xiàn)檔案系統(tǒng)功能的思路

結(jié)合以上的分析，為了提高房地產(chǎn)檔案管理水平，必須加快信息化建設(shè)的進程，在認識房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，做好必要的基礎(chǔ)性工作，利用當前先進的信息化技術(shù)，結(jié)合房地產(chǎn)檔案管理的工作實際，設(shè)計出來一個信息化管理系統(tǒng)。為實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的各項功能，提出以下思路：

打造人性化的工作軟件平臺 在整個系統(tǒng)中， 數(shù)據(jù)庫是儲存檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)、運用數(shù)據(jù)進行操作的基礎(chǔ)，要能夠?qū)崿F(xiàn)對錄入數(shù)據(jù)的具體運算，也就是在系統(tǒng)收到錄入的數(shù)據(jù)以后，能夠合理地進行儲存，該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第565期2014年第33期-----轉(zhuǎn)載須注名來源自動進行數(shù)據(jù)的分發(fā)，按照一定的標準進行運算。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)庫基本功能的計算機語言很多，應(yīng)該選擇比較常用的計算機語言，為用戶和管理者構(gòu)建一個人性化、科學化、準確化的工作軟件平臺，并做好相關(guān)維護和升級工作。

檔案管理系統(tǒng)基本體系 信息化過程中主要做好兩個方面的工作，一是要妥善保管原件，二是及時建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。原件是房地產(chǎn)檔案的原始資料，是不能夠被替代的，譬如：房產(chǎn)證既是檔案數(shù)據(jù)的來源，也是房產(chǎn)身份的合法依據(jù)，具體工作中不能因為信息化的發(fā)展而忽視了對于原件的保存和管理工作。計算機系統(tǒng)為檔案查閱、管理提供了便捷的手段，但是，不意味著因為信息化建設(shè)而替代對原件的保存和管理。

隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展以及計算機應(yīng)用的日益普及和深入，企業(yè)信息化進程也不斷加快。作為信息化前沿的檔案部門，已經(jīng)面臨著信息爆炸和技術(shù)變革帶來的強大壓力，如何變被動為主動，適應(yīng)社會發(fā)展的潮流已經(jīng)成為檔案部門不得不考慮的問題。隨著時間的推移，檔案工作者已經(jīng)越來越深刻地認識到，利用新的理念、新的技術(shù)、新的方法來提升辦公效率的重要性，正在努力通過信息化建設(shè)融入整個社會信息化的進程，逐步改變傳統(tǒng)的辦公模式并向無紙化、多用戶超遠程、綜合性全方位集中式的現(xiàn)代管理模式發(fā)展，通過最先進的技術(shù)手段使文檔管理、日常辦公的效率得到最充分的體現(xiàn)，由此保持和提升檔案部門的社會地位和價值。

（作者單位：陽光城集團股份有限公司）