淺談機關檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：機關檔案管理是機關工作的重要基礎，我國機關單位的檔案管理從管理理念、管理方式到管理手段都經歷了前所未有的變革，但不可忽視的是，機關檔案管理工作仍存在一些問題和缺陷，本文就機關檔案管理中存在的問題及對策進行了探討。

關鍵詞：機關檔案管理；存在問題；對策；科學技術

檔案是一個政府藉以完成其工作的基本行政工具，是機關工作的查考憑據，我們黨和國家歷來強調辦事要實事求是，必須切實地掌握材料，為機關的領導工作提供證據和咨訊資料，處理多種問題。通過機關檔案可以真實地再現機關工作的歷史面貌，同時也給機關工作的持續發展提供了重要依據和參考作用，因此，做好機關檔案管理工作顯得尤為重要。但縱觀全縣檔案管理工作，成績并不樂觀，仍存在對檔案工作不夠重視的現象，致使機關檔案工作還存在多種問題。

一、機關檔案工作存在的問題

（一）職能各科室與綜合檔案室整理、歸檔、移交不及時

機關各部門重要的業務檔案沒有及時整改、裝訂、歸檔、移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室。客觀上講，行政執法檔案、重要業務檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調閱利用確實不便。但按檔案管理要求，不符合檔案法規定，個別單位對檔案工作重視還不夠，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證。

（二）機關檔案管理人員業務素質相對薄弱

檔案管理工作是一項政策性、專業性、技術性很強的工作，管理人員要有較好的業務素質。但目前機關檔案工作并非由專業人員任職，而是非專業管理人員兼職，加上工作需要變動頻繁，大多數管理人員沒有經過專業檔案培訓，不懂檔案管理業務和要求，致使機關檔案管理雖有標準，卻不能很好地貫徹執行，嚴重影響了檔案管理工作的規范化、標準化、持續性和穩定性。這些檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和期限劃分等問題上不夠準確；其次，有些檔案人員對檔案工作重要性認識不足，存在隨意應付的思想，思想上存在為難情緒，對工作缺乏熱情，給檔案工作發展造成許多制約因素。

（三）檔案管理水平與科技發展水平的差距大

隨著計算機及網絡技術在檔案管理中的廣泛運用，管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手工操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發和利用，不利于發揮機關檔案更大的、應有的技術支撐作用。

二、做好機關檔案管理工作的主要對策

（一）提高認識，加強對檔案工作的重視

隨著時代的改革發展，人們的法制觀點和檔案意識與日俱增，檔案的調閱利用明顯增多，機關黨委一定要重視、關心、支持檔案管理工作，進一步提高檔案工作重要性認識。①要加強檔案宣傳力度。通過宣傳，擴大對檔案工作的影響，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性。②要加強對檔案工作領導，要定期聽取檔案工作匯報，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題。③要圍繞檔案“及時、完整、統一”的要求，做好檔案收集及管理工作，完善歸檔檔案的內容，作為檔案工作人員，要注重平時檔案收集工作，及時將有關科室形成的檔案立卷歸檔，統一管理，確保檔案種類、內容真實完整。

（二）加快檔案工作科技進步，提高檔案人員的素質

隨著社會的發展，科學技術的不斷進步，高科技也應用到檔案管理中，因此，提高檔案人員的素質，是推動檔案事業發展的關鍵，加強對檔案人員的教育培訓，在注重實用性上下功夫，眼下隨著檔案部門對縮微復制技術、網絡技術、電子計算機技術等現代化的大力推廣，檔案工作正在逐步由手工管理向現代化管理，經驗管理向科學管理，簡單管理向復雜管理轉變，不是系統掌握檔案知識的職業人員就無法勝任的科學勞動，這對檔案從業人員提出了較高的要求，不僅要具有廣博的相關學科知識和精深的專業知識，而且要具有對現代化高新技術熟練駕馭的能力。

（三）信息化建設是搞好機關檔案管理工作的途徑

因此，要大力增強機關檔案管理工作的手段和能力，如創造條件購置必要的現代化設施，建立本單位的檔案目錄數據庫，采用適用的檔案計算機管理軟件及有關技術標準和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現檔案信息管理網絡化、數字化、規范化和科學化。

（四）技師培訓學習歸來，今后工作規劃

通過這次南大培訓學習，我受益匪淺，我感到我們人大機關的檔案管理工作的不足，各委辦檔案管理存放停留在原始的傳統模式，不便于保存、查閱，與信息化時代脫軌，南京學習歸來，我對人大各委室每年檔案量的調研分析，初步制定了檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化的工作與機關工作保持同步發展。

（1）分步實施，突出重點。建設一個機關檔案現代化、信息化、電子網的標準體系，為避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失，首先我對人大辦公室、研究室、人代委、環資委、農村委、社事委、財經委、內司委的全年檔案量的認真分析研究，先對人大辦、人代委進行檔案電子網存放建設。

（2）規范流程，務求實效。對當前檔案信息化建設的重點放在電子文件的管理上，對于文書檔案、聲像檔案等要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作，進一步做好需求調研工作，積極探索出人大檔案信息化的新路。

（3）提高機制，加強保障。向常委會領導建議成立電子網檔案管理領導小組，進行專項研究落實，要把檔案信息化工作納入各委辦年終考核范圍，對人力、財力給予支持關心，確保此項工作健康、穩定、持續的發展，建立內部檔案應用服務平臺，充分發揮局域網的快速、便捷的效能來提高檔案建設整體水平，推進全面網絡建設。

總之，機關檔案管理工作必須緊緊跟隨時代發展的步伐，加強學習，不斷創新，打破舊觀念，搞好檔案宣傳工作，提高檔案管理效率和質量，提高檔案管理現代化水平，充分體現機關檔案的使用價值，共建和諧機關。

參考文獻：

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