醫院檔案管理工作難點分析

摘要：不斷克服醫院檔案管理工作難點，完善醫療檔案管理，是醫院工作中一項極其重要的任務。隨著近年來醫療衛生改革的不斷強化，醫院的檔案管理工作水平也有了長足的發展，但由于醫院檔案管理是一項較為復雜的工作，目前醫院檔案管理工作中還存在著一些需要克服的難題。本文通過對醫院檔案管理工作現狀的分析，指出了需要克服的工作難點，并提出相應對策。

關鍵詞：檔案管理；工作難點；對策

醫院檔案是指醫院在醫療、教學、科研等活動中形成的各種資料的原始記錄，其涉及的方面非常廣泛，主要包括醫療、護理、研究、黨政管理、公共衛生等活動，對于臨床醫療和醫院行政管理決策或工作標準等方面的制定、問題和糾紛的處理等都提供了重要的參考依據，因此醫院檔案管理工作的意義十分重要。

1醫院檔案管理工作的問題和現狀

按照目前各醫院檔案管理工作實際來看，醫院檔案管理工作均依照各自的經驗進行，缺乏相對統一的標準和模式，醫院檔案管理工作容易產生混亂。有的醫院建有三級檔案管理網絡，但缺乏強有力的制度約束，檔案管理工作人員圖方便省事而隨意放置檔案的現象時有發生，存在著不能及時歸檔或被丟失的風險，對檔案管理工作的考核措施相對也不太健全。另外，目前多數醫院檔案管理工作者已經意識到通過計算機網絡是實現醫院檔案現代化管理的重要途徑，關于這方面的嘗試也不在少數[1]，不過由于檔案管理工作者不太能參與管理軟件的設計與開發工作，軟件開發方對檔案管理工作的專業要求了解不足，管理軟件的支持力度還有欠缺，有的管理軟件不僅不能體現快捷方便高效的優點，反而因設計不合理、不嚴謹而常常出現錯誤，影響工作效率。

2醫院檔案管理工作的難點

2.1檔案管理工作者自身工作能力不足 當前有部分醫院管理者錯誤的認為，醫院核心工作僅僅是向社會提供醫療服務，片面強調提升醫療服務質量以獲取更大的社會效益和經濟效益，認為檔案管理不能產生任何經濟利益，反而需要付出投資，因此忽略了對檔案管理工作者專業素養和工作能力的要求，再加上部分檔案管理工作者對自身工作的意義沒有清晰的認識，錯誤的將醫院檔案管理理解為簡單的檔案裝訂、收集、存放與調用，也就忽視了自身崗位理論知識和專業能力的提高。另外，醫院檔案管理工作人員多數并非檔案管理專業畢業的從業人員，大多是由醫療、護理或行政崗位改行到檔案管理室的，缺少系統的檔案專業培訓，業務能力相對薄弱，管理隊伍也不夠穩定，容易造成檔案管理工作的混亂。

2.2檔案管理手段不夠完善 醫院檔案管理的計算機軟件沒有統一的標準，在實際工作中不具有通用性，管理手段的標準化還有待加強。有些檔案管理軟件系統只注重了檔案專業流程研究，而忽視了與醫院辦公自動化OA系統的無縫銜接[2]。有些檔案管理工作者局限于檔案的收集和管理，滿足于傳統被動式工作模式，缺少主動開發檔案資源的意識，對醫院檔案深層次的開發和利用還不夠。有些檔案管理的手段、設備落后，工作環境較差，硬件陳舊，計算機等現代化管理設備相對匱乏，一些醫院的管理者認為增添這些硬件設備的投資過多，使得相當多檔案管理工作基本靠手工完成，不僅造成醫院檔案管理工作的效率低下，也容易造成檔案管理工作的混亂[3]。

2.3醫院檔案收集、借閱管理不合理 由于醫院對檔案管理工作重要性缺乏足夠的認識，因此在人員配備上，很多檔案管理人員專業度存在欠缺，有的甚至聘請兼職人員進行醫院檔案管理，同時，多數醫院各部門間檔案處于分室保管狀態，管理起來相對分散[4-5]，導致一些檔案資料長期未及時作歸檔整理，檔案的相應作用無法得到體現，同時也給檔案的查詢和使用造成了一定的困難。另外，目前多數醫院并未設立專門的檔案借閱室，僅僅只配備了檔案存放的庫房，在需調用檔案時，由于沒有專門的地方進行閱讀查看，只能由調用者借走，而往往借閱也沒有嚴格按照規章制度執行，有時借閱手續不齊全，歸還期限不明確，造成借出檔案的及時回收困難。若再加上醫院檔案管理者人員出現變動，交接不科學不合理，時間久遠有時檔案借閱者主動歸還的意識較差，往往容易造成檔案的丟失或損壞。

3醫院檔案管理工作難題的相應對策

3.1加強檔案管理工作者自身工作能力 醫院管理者應當摒棄檔案管理工作不能產生任何經濟利益，所以無需對此付出過多投入的錯誤觀念，應加強對檔案管理工作者專業素養和工作能力的要求，提高檔案管理工作者對自身工作重要性的認識，加大崗位理論知識和專業能力提高的力度。選拔檔案管理專業畢業的專業人員進行醫院檔案管理，盡量少用由醫療、護理、行政崗位改行到檔案管理室人員，加強系統的檔案專業培訓，建立穩定的專業管理隊伍，避免造成檔案管理工作的混亂。

3.2完善檔案管理手段 建立統一的醫院檔案管理計算機軟件標準，提高實際工作中的通用性，強化管理手段的標準化建設。注重檔案專業流程研究的同事建立檔案管理系統與醫院辦公自動化OA系統的無縫銜接[6]。形成主動開發檔案資源的服務意識，加強對醫院檔案深層次的開發和利用。加強些檔案管理設備、環境和硬件建設，配備計算機等現代化管理設備，能有效提高醫院檔案管理工作的效率，避免檔案管理工作出現混亂情況。檔案管理工作人員需要深入醫院各職能部門及臨床一線，深入了解在醫療、科研、教學等工作中對于檔案資料的需求，根據各類人員的各種不同特點，有針對性地為各職能科室人員提供檔案信息，在工作實踐中使其充分意識到檔案管理工作對他們的工作所能起到的積極作用。同時重視檔案資源的開發和合理利用，多途徑多手段多渠道地進行檔案信息資源的開發[7]。

3.3健全醫院檔案收集、借閱管理制度 應充分認識到醫院檔案管理工作的重要性，在人員配備上選用專業性強的檔案管理人員，杜絕非專業兼職人員。采取各部門檔案集中保管形式，實施集約化的檔案管理，避免部分檔案資料長期未及時歸檔整理的現象，使檔案的實際作用得以充分體現，為檔案的查詢和使用提供便利。設立專門的檔案借閱室，在需要調用檔案時，嚴格按照借閱規章制度執行，借閱者集中在專門的檔案借閱室查看，健全借閱手續，明確檔案歸還期限，以便于借出檔案的及時回收。檔案管理者人員若出現變動時，交接應科學合理，不僅需要交接鑰匙等物品，也要詳細交接檔案借閱、歸檔、存放等相關記錄，以免造成檔案的丟失或損壞。

3.4確保醫院檔案的齊全完整 檔案的收集、歸檔是醫院檔案管理工作的基礎和重點，其前提是醫院檔案的歸檔范圍明確。先要結合醫院檔案的具體特點以及形成的規律，按照院內各職能科室職責這根主線對醫院檔案歸檔范圍進行針對性的修訂，使醫院檔案歸檔重點明確，通過與各職能科室進行積極的溝通，完善并確定醫院檔案的歸檔范圍[8]。在醫院檔案管理的實際工作中明確區分文件與資料，特別是將內容、形式、作用等具有相似之處的文件資料進行區分，以降低醫院檔案管理工作的重復性和冗余度[4]。根據各類醫院檔案保管的期限明確劃分具體年限，如永久性、50年、20年、10年等，以適應檔案材料日益增長的數量以及鑒定銷毀的需求。要求檔案管理員認真對照檔案的歸檔范圍，進行文件資料的收集整理，追蹤檔案資料的去向等，確保醫院檔案資料齊全、完整、去向明確。

總之，目前在醫院檔案管理工作中的確還存在著一些難點問題，大體而言主要是由于醫院檔案管理人員專業能力不夠以及醫院對檔案管理工作重視程度不足引起的。近年來的大量經驗證明，只有醫院管理者對醫院檔案管理工作高度重視，建立健全科學合理的醫院檔案管理制度，任用專業程度高的醫院檔案管理人員，強化現代化高科技管理技術、設備的運用，加大檔案管理資金的投入度，改善醫院檔案管理工作軟、硬件環境，才能夠真正提高醫的檔案管理工作水平。

參考文獻：

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[7]張海波，姜蕾.醫院檔案管理難點分析[J].健康必讀（中旬刊），2012，11（10）：545-546.

[8]吳蔚.論醫院文書檔案管理的難點與對策[J].城建檔案，2012，（3）：55-56.

編輯/張燕