芻議新形勢下企業檔案管理模式的創新

摘 要：近年來，我國的經濟形勢不斷變化，信息化的發展勢頭日益迅猛，企業檔案的管理作為企業管理的重要內容，其工作的重要性也受到愈來愈多的關注。而企業為了適應競爭日趨激烈的社會環境，并從中脫穎而出，就必須分析自身的特點，揚長避短進行創新，企業檔案管理作為企業持續發展的信息基石和企業運行系統中的重要角色，它的創新在企業創新中發揮著重要作用。該文主要分析了企業檔案管理模式創新的必要性和傳統檔案管理工作中存在的問題，并在此基礎上提出了企業檔案管理模式創新的不同路徑。

關鍵詞：企業檔案 管理模式 創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）05（c）-0180-02

檔案管理模式創新也是信息資源創新的過程，是企業根據社會市場的不斷變化，重新調整企業內部資源，以適應信息化的發展和用戶的檔案需求，達到實現經濟效益和社會責任的目的。隨著我國政治經濟體制改革的深化及信息技術的飛速發展，企業的檔案管理已然成為企業現代化先進化發展的一個極為重要的指標，企業要發展，其檔案管理工作就必須不斷進行改進和創新。

1 企業檔案管理創新的重要性與必要性

1.1 創新是檔案管理的時代性要求

國際化、信息化是當今世界發展的主要潮流，這一時代潮流要求企業檔案管理不斷創新，因為創新是一個企業健康持續發展的不竭動力，而檔案管理工作可以提升企業的工作質量和管理效率，為企業決策者提供單位運行的經營信息和公司策略制定的有效依據，是現代企業發展必不可少的部分，由此可見，只有創新企業檔案管理，才能將檔案的管理和利用融入全球化的進程中，才能提升企業在社會中的主動地位，才能促進企業經濟的可持續發展，才能提高企業的競爭活力，才能跟上時代的潮流。

1.2 創新是企業檔案管理發展的動力

隨著經濟社會和科學技術的快速發展，檔案工作的管理方式和管理手段也發生了變化，檔案工作的信息資源建設得到了極大的加強。當前企業檔案的作用主要分為兩大方面：一是為企業管理人員提供歷史數據參考，使其能做出正確的有利于企業發展的決策；二是準確的展示企業經營成果，為企業各方面的合作提供有力的數據。因此檔案部門應不斷的對企業檔案服務機制進行適應性的創新，不斷拓展檔案的社會服務功能，增強社會檔案意識。

1.3 創新是企業檔案管理可持續發展的保障

當今企業規模不斷擴大，企業檔案也在不斷擴充，企業檔案管理工作也愈發艱難、愈發重要，企業發展歷程的真實記錄均需在企業檔案中體現，如：企業的基礎管理、信息資源、無形資產管理等，這些都關系到企業的發展和存亡。近年來，伴隨著市場經濟體制的逐步完善和信息經濟的快速發展，企業面臨著時間、科技和人才等的競爭，這迫切需要企業更新檔案管理觀念以適應并緩解現代企業面臨的壓力。企業檔案的可持續發展促進了企業的可持續發展，預示了其社會功能的改善和提高，我們應把握企業檔案發展的方向，不斷創新，促進企業走可持續發展的道路。

2 傳統檔案管理模式的現存問題

隨著改革開放的持續深入，我國社會政治經濟文化隨之發生了巨大的變化，新形勢的發展，對檔案管理工作提出了更高的要求。以往檔案工作中存在的弊端使檔案管理工作的創新重要且緊迫。

（1）檔案管理工作人員意識淡薄，素質參差不齊。現如今部分企業領導仍然對檔案重視不夠，檔案意識淡薄，對檔案軟件和硬件設施的配備不到位。另外工作人員的素質對檔案管理水平起著至關重要的作用，當前我國企業的檔案管理工作人員很多是半路出家，業務不熟悉，無法緊跟企業和市場的發展，造成檔案管理工作的脫節，缺乏應有的穩定性和持久性，阻礙了企業的可持續發展。

（2）技術手段落后，未與現代信息技術對接。檔案管理與現代信息技術的無縫對接，需要足夠的技術支持，雖然我國企業現在基本都已建立了內部信息系統，但是由于技術手段落后，仍有部分企業的檔案管理停留在經驗管理和手工管理，大大的制約了檔案自身擁有的優勢資源的發揮，無法滿足企業生產和發展的需要，使企業效率難以提升。

（3）管理制度不完善，檔案工作缺乏統籌管理。首先是檔案收集整理不規范，現在很多企業的檔案收集制度形同虛設，造成部分檔案持有者未能及時上交檔案，甚至遺失檔案，嚴重延誤了檔案的歸檔整理，檔案整理人員的專業素質也是參差不齊，整理也存在很多不規范的地方。再者是檔案的利用和評估不規范，由于檔案收集整理的不規范，易使部分檔案內容不完整，進而導致檔案的使用價值大大降低，加上大多數企業沒有指定相應的評估體系，對檔案的歸檔整理工作缺乏必要的了解，沒有及時提高檔案利用率，制約了企業檔案管理工作的優化與發展。最后是檔案管理缺乏統籌性，對企業而言，制度的改革創新往往是工作的重點難點，而檔案管理工作確被遺忘在角落，無人問津，很少有企業建立并落實統一的企業檔案管理制度，這就導致檔案管理工作缺乏科學化、法制化、規范化，及實際工作中“重藏輕用”的現象發生，進而忽視了檔案真正的現實價值。

3 實現企業檔案管理工作創新的路徑分析

（1）工作平臺創新。實現新時期的創新管理，企業應在傳統流程的基礎上進行優化整合，加快信息化建設步伐，并在新思想新觀念的指導下，建立先進的電子技術信息系統來重塑計算機管理工作流程以支持現代化的檔案工作管理。也就是說這些先進的信息系統正是企業檔案電子化的實現與進步，它們的建立為企業提供了更符合現代企業管理的數據信息工作管理平臺，滿足了企業活動對信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、利用方式靈活等要求，使檔案管理實踐實現一個質的飛躍。

（2）文檔流程創新。文檔一體化流程是新形勢下的全新文件管理觀念，它本身是立足于先進的信息管理系統，對文檔管理工作流程優化重組，建立無縫的互操作平臺的過程。文檔一體化流程的創建過程主要從以下兩個方面開展：文件管理階段和檔案管理階段。文件管理階段主要是面向不同的用戶需要提供不同層面和任務項的工作流程及操作平臺，并建立一系列的制度來保障借閱文件的質量，形成文件關聯體系及文件流轉監控機制，保證文件歸檔機制的執行；檔案管理階段主要是為普通用戶提供檔案信息利用的便利性，摒棄過多的檔案管理特性，以信息的簡便、直觀為主，面向管理人員時，主要是按檔案管理的要求和方式，整理歸檔的信息數據，并能及時切換視窗，讓管理人員了解檔案提供的信息是否能滿足直觀、齊全、準確的要求，最后要注意建立健全檔案信息的安全機制，以確保信息的保管安全。

（3）服務模式創新。信息化時代呼喚創新，新形勢需要創新，檔案管理服務模式的創新已經箭在弦上不得不發。創新，首當其沖的就是理念的創新，所以檔案工作人員若想從根本上改變檔案工作的低迷現象，首先要樹立信息服務的理念。

①全方位提供服務。如今的企業運行過程中，往常的以紙質形式整理的檔案與企業日常運營產生的電子文檔的日益增加并不適應，基于此，企業必須實行對檔案資源的全方位服務，進一步加深檔案信息資源的開發利用，抓取企業發展所需要的信息資源。因此，企業首先要樹立服務大局、競爭、協作的理念。其次，作為以經濟效益為主要運營目標的機構，企業必須建立與市場經濟相適應的檔案工作運行管理機制。

②構建信息開放中心。在當下網絡信息爆炸時代，若想提高企業檔案資源的有效利用，構建基于Web平臺的檔案管理服務模式，全方位開發利用企業檔案資源十分必要。實現信息的全方位開發利用可以通過多種途徑實現，如建立有登錄系統的網上信息查詢方式，針對有遠程信息利用需要的客戶提供跨越空間、時間的服務，定期更新檔案服務數據包，及時構建檔案數據庫等。另外，企業也應重視對檔案資源的編研和利用，相關部門可以對檔案的原始信息進行分析，開發其利用價值，以形成信息含量高、針對性強的檔案資源。

③進行深化層次編研。檔案信息主要是用于企業的日常運營以及實際的數據和運行需要等眾多方面，因此企業必須根據企業自身的實際情況對所需的信息進行整理，整理過程中應注意保證信息的真實有效性，以保障企業的檔案編研符合企業的利益需要。實際操作中，企業應注意：①檔案資料的處理要以優先級的方式有序進行。②請具備豐富經驗的檔案專家來整理，以確保檔案資料的合理性與科學性。③對來自企業管理部門或國家行業協會的指導性文件檔案，應定期編研匯總。④檔案資料也必須按照周密的時間流程來進行，保證編研資料的全面性和概括性。

（4）管理機制創新。信息化時代，文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來實現。信息管理方面：通過先進的技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全。同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢安全可靠。信息工作人員管理方面：①建立并提供管理政策，明確職責，各盡其責；②策劃并提供應急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應急反應；③經常對相關人員進行安全教育和宣傳；④經常開展業務培訓，提高人員綜合素質，盡量避免誤操作等安全隱患；⑤建立嚴格的權限管理機制；⑥規范信息數據的轉移、加工程序，提出數據校驗模型，加強人員的管理。

綜上所述，信息化時代給我國的企業檔案管理帶來了太多的機遇與挑戰，為了使檔案資源充分發揮其利用價值，唯有積極探索新的檔案管理模式，跟隨時代發展的潮流，才能保持企業的可持續發展要求。文件與檔案工作者應創新管理理念，探索新的管理模式，將個人努力與企業的檔案資源形成合力，共同促進企業檔案管理工作實現其自身目標與社會價值。

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