淺談校園基建檔案作用

【摘 要】我國校園發展速度較快，通過投資擴建規模、引進先進教學設備，從而提升教學質量。而在校園基礎建設中，校園的基建檔案工作也受到了關注。基建檔案在校園發展、維護校園利益方面的作用非常重要，如果校園基建檔案不健全，將會在很多方面影響校園的發展。因此，做好校園基建檔案工作是每個校園管理人員的基本工作。

【關鍵詞】校園管理 " "基建檔案 " "教學設備

前言

在面對經濟飛速發展的今天，校園檔案信息資源已經成為校園建設的一種財產，需要充分認識到基建檔案工作在校園發展中的作用。校園基建檔案的建立不僅能夠促進校園檔案事業的發展，也是校園開展多項業務工作的基礎。因此，如何做好校園基建檔案的管理工作是每一位校園管理者的責任。

一、校園基建檔案的作用與特點

基建檔案是指校園在基礎建設時產生的一系列資料，包括建設合同、預算、規劃時形成的一種有價值、能夠反映建設目標的檔案，這是校園發展的基礎。

（一）校園基建檔案的作用

1. 基建檔案是一種憑證

基建檔案可以看作一部校園發展史，其內容必須保證真實，這與校園的各項工作聯系甚密。基建檔案中能夠真實地反映出校園建設、發展的相關信息，是校園發展的重要資源。校園的基礎建設歷時久、項目多、范圍廣，不僅涉及校園的建設規模、辦學環境、辦學目標等，同時也包含了教學設施的更新、教育資源的引進，從而帶動教學質量的提升。因此，校園基建檔案具有一定的價值性。

基建檔案的價值性在某種時刻會成為一種憑證。由于檔案中包含基礎建設時的文件、圖紙、預算、規劃、憑證、合同等資料，在記錄的同時能夠客觀地反映出當時的情況，這些資料價值性非常強[1]。

2. 基建檔案是一種參考

基建檔案在建檔后會形成一種管理工具，其記錄的內容能夠保障校園權益，為日后的校園發展提供依據。從基建檔案中可以體現出校園建設時的情況、材料和當時的相關事物，在日后的發展或管理中會根據基建檔案作為參考，專業、全面、系統性的基建檔案能夠為日后的建設者提供很好的參考作用。通過翻查過去歷史資料，研究基礎建設時的問題，運用到新工作中將其取精去糟，更好地投入到校園發展中。

基建檔案中的內容需要具體、詳細，從立項到設計，再到規劃、施工等方面，記錄的資料需要具備一定的專業性，這是為日后的維修、審查、改建工作做出的唯一保障。

3.基建檔案具有法律效力

基建檔案中記錄了校園的各種產權、款項，能夠成為日后的法律依據。利用好基建檔案可以有效避免法律糾紛，但前提是需要保證上文中提到的基建檔案的特點[2]。

（二）校園基建檔案的特點

校園基建檔案具有以下三種特點：①創造性。校園的發展具有一定的創造性，其主要目的是創新教學方法，提升教學質量，為社會輸出高素質、綜合性人才。因此，為了更好地符合校園的發展規律，基建檔案也必須具備創造性，并隨著社會、經濟的發展共同進步。②系統性。基建檔案中需要具備詳細的、多性質的記錄，包括每一環節的詳細文字或圖片的記錄，構建出的資料具有一定的系統性，保證每一項檔案獨立且與其他檔案存在有機聯系。③滯后性。校園基礎建設歷時久、投資大、項目多、范圍廣，在建設過程中會出現不可預估的問題。因此，基建檔案的建立具有一定的滯后性，是在建設完成、問題發生后形成的檔案[3]。

二、校園基建檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作有待加強

在基建檔案建設中，不能將所有文件內容記錄在內，需要吸取有價值、有作用的文件記錄。例如涉及法律效力的關鍵性文件，復印件不清晰，簽字、蓋章也有殘缺，影響基建檔案的管理。另外，入檔資料不規范，紙張有大有小、字跡模糊不清，在記錄檔案的同時，很多資料與實際情況不符，或者已更改但未及時向知情人詢問便登記歸檔，也是影響基建檔案管理的因素。

（二）缺乏一定的管理機制

基建檔案中涉及的內容十分廣泛，并且技術性強，在歸檔時困難性較大。檔案從建立到歸檔會經過很長時間，而且環節頗多，如果沒有有效的管理機制，建檔中出現的問題很容易直接影響檔案的準確性，并且在產生誤差后，很難找到直接責任人，這也是影響基建檔案管理的一個重要因素。

三、提升校園基建檔案管理工作

（一）加強對基建檔案管理的認識

基建檔案的質量與管理人員有直接聯系，加強管理人員對基建檔案管理的認識，保證管理人員自覺提高對基建檔案的建立、存檔、保管工作的責任心。校園管理方面需要對檔案管理人員加強專業性培訓，提高檔案管理人員的管理水平和能力。

（二）完善基建檔案管理制度

制定的基建檔案管理制度需要根據校園具體情況制定，并做好定期檢查工作。由于基礎建設中涉及的部門多，專業性強，在制定管理制度時需要與涉及的機關單位進行溝通，根據其自身的相關規范對基建檔案進行約束管理。

結論

校園基建檔案中記錄了校園的投資、引進、提升、發展等內容，同時也是日后對校園維護、管理、改建的重要資產憑證。隨著信息時代的到來，人們逐漸認識到基建檔案的重要性。因此，做好校園基建檔案建立、管理工作是校園相關管理者的基本責任。同時，對建檔的完整性、準確性、規范性、安全性做出保障，并與時俱進、不斷更新。

【參考文獻】

[1]徐榮靖.高校基建檔案管理存在的問題分析與對策建議[J].蘭臺世界，2013，07（29）：73-74.

[2]劉溪.新形勢下對我國高校基建檔案管理工作的研究[J].科技創業家，2013，05（18）：249-250.

[3]張秀芳.淺析工程建設中各參建單位檔案歸檔存在的問題和對策[J].福建建設科技，2013，12（06）：84-85.