信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探析

侯翠民

摘 要：由于信息技術(shù)的發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域也在不斷的擴(kuò)大。目前信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用也越來越普遍，不僅對(duì)單位的現(xiàn)行文件及檔案進(jìn)行著規(guī)范的、系統(tǒng)的、詳細(xì)的記錄，也是對(duì)單位管理進(jìn)程的充分反映。本文通過分析信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而詳細(xì)介紹信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，旨在不斷促進(jìn)單位的管理水平，造福社會(huì)大眾。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

自動(dòng)化辦公以及無紙化辦公的興起為檔案的生存方式帶來了巨大變化。類似于文章的起草、簽發(fā)等都是在計(jì)算機(jī)內(nèi)運(yùn)行，因此檔案就必須以機(jī)讀的形態(tài)存在。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件現(xiàn)代化的檔案更加具有利用優(yōu)勢(shì)，這種變化就加大了對(duì)檔案管理工作者的需求，也就會(huì)面對(duì)越來越多的機(jī)讀檔案。隨著網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)在近幾年的發(fā)展，檔案管理模式也在不斷改變以適應(yīng)時(shí)代的需求，現(xiàn)代化的信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用到檔案管理中，既減輕了工作量也提高了工作效率。[1]由此可以看出，信息化的檔案管理是很有必要的。

1 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

所謂的檔案信息化就是指以檔案室的資料為對(duì)象，利用計(jì)算機(jī)對(duì)信息資料進(jìn)行不同層面的加工、收集和篩選，使其轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)形式的二次信息，為人們的使用提供方便的過程。其優(yōu)勢(shì)需要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）充分發(fā)揮和利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的潛能，提高檔案信息的利用效率。目前很多檔案室的應(yīng)用技術(shù)比較落后，功能的開發(fā)比較簡(jiǎn)單而且技術(shù)比較單一。有的甚至僅供文件的儲(chǔ)存或是檔案的著錄，不僅浪費(fèi)了人力、物力和時(shí)間，也大大降低了利用效率，制約了現(xiàn)代化設(shè)備功能的發(fā)揮；

（2）縮短二次文件的加工時(shí)間，提高了信息的時(shí)效性。以往信息的手動(dòng)加工大都是以選材、選題出版和編輯的工作模式，這種方式也是文件的形成到二次信息形成的過程，但是其耗時(shí)較長(zhǎng)，信息的時(shí)效性也就不能保證，不能很好地發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以直接利用機(jī)讀形式的信息資料，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工，從而快速的出版二次文件；

（3）信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)信息的多次產(chǎn)出，有利于避免信息的加工受到計(jì)費(fèi)等問題的束縛。

2 如何將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中

2.1信息技術(shù)的應(yīng)用步驟

2.1.1信息的整理與收集

信息技術(shù)對(duì)檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。在對(duì)信息資料進(jìn)行收集的過程中，對(duì)檔案工作人員的技術(shù)水平與知識(shí)層次提出了更高的要求，不但要求勤奮踏實(shí)手腦并用，也要做好資料的整理與收集工作，從而有利于第一手資料的掌握。雖然計(jì)算機(jī)很智能，但是終究只是輔助工具，需要管理者對(duì)其進(jìn)行操控。所以資料的掌握以及無誤的錄入計(jì)算機(jī)，才能確保計(jì)算機(jī)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.1.2信息的分類與歸納

對(duì)信息資料進(jìn)行分類與歸納是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在對(duì)信息進(jìn)行收集與整理時(shí)，檔案管理人員往往不能做到完整，所以這就要求工作人員對(duì)收集的信息進(jìn)行分類與歸納，篩選和整理，這是檔案信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的前提條件。對(duì)收集的資料進(jìn)行歸納與整理，分類錄入計(jì)算機(jī)中，這是檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié)。

2.1.3信息的提取和查詢

對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)方便快捷的查詢提取是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的最終目的。上述提到對(duì)信息的整理收集、分類歸納都是為了能夠?qū)⑿畔?zhǔn)確無誤的錄入計(jì)算機(jī)中，從而方便日后對(duì)信息的提取與查詢，只有保證信息準(zhǔn)確無誤的錄入，才能更好的發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用。因此，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，前期的工作不容忽視。

2.2利用信息平臺(tái)加大宣傳，提高檔案使用效率

檔案對(duì)于一個(gè)單位來說，是單位保留的具有借鑒意義和參考價(jià)值的信息，為各項(xiàng)工作的開展帶來啟示，開闊人們的思路。為了發(fā)揮這一作用，可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)這些靜態(tài)的資料進(jìn)行宣傳與利用。例如單位中樂于奉獻(xiàn)的先進(jìn)模范，可以將此類信息公布到單位的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，不僅宣傳了優(yōu)秀的工作作風(fēng)，也在一定程度上對(duì)其他的工作人員有一定的激勵(lì)作用，激發(fā)更多的人參與到奉獻(xiàn)自己的行列當(dāng)中，這對(duì)工作作風(fēng)也是一大改善。另外，信息化的檔案管理方便人們對(duì)資料的查閱，給人們的工作帶來了更多的便捷。

2.3利用多媒體提高檔案信息資料的質(zhì)量

一般來說，檔案管理的程度是一個(gè)單位管理水平的直接體現(xiàn)，也展現(xiàn)了單位的精神風(fēng)貌，因此，檔案資料的質(zhì)量也是不容忽視的。檔案資料能否發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值 在很大程度上是由檔案資料的質(zhì)量決定的，信息技術(shù)保證了信息資料的高質(zhì)量要求。其一信息技術(shù)確保了檔案資料在紙張、格式、字體上的統(tǒng)一，避免了手寫出現(xiàn)的字跡不明。同時(shí)打印的方式不僅字跡清晰而且方便閱讀與借閱；第二電腦技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行打印卷宗，是無紙化辦公與自動(dòng)化辦公的集中體現(xiàn)。可以自由設(shè)計(jì)打印格式，調(diào)整卷皮的年月，件數(shù)、案卷號(hào)等等，沒有手寫字，使整個(gè)案卷更加趨于完善。

3 總結(jié)

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是時(shí)代發(fā)展之必然，工作人員要做的就是不斷提高自己的技術(shù)水平，做好檔案資料的收集與整理，保證信息資料的質(zhì)量，從而發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1] 普啟光，劉惠瑾. 淺論計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì). 2010（20）

[2] 孟根其其格. 檔案信息化問題淺談[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì). 2005（11）endprint