以職業(yè)指導(dǎo)為導(dǎo)向培養(yǎng)實(shí)干型秘書人才

摘要：隨著中小微企業(yè)、外資企業(yè)的發(fā)展，勞動力市場對秘書的需求大幅增加。然而現(xiàn)實(shí)是一方面現(xiàn)有大量文秘人員中途改道，另一方面文秘專業(yè)學(xué)生就業(yè)倍感艱難。究其原因，主要是教學(xué)脫離市場實(shí)際，陷入為學(xué)習(xí)而學(xué)習(xí)的迷茫狀態(tài)。因此本文旨在探討如何讓教學(xué)回歸秘書工作本質(zhì)，提供切合實(shí)際的教學(xué)方案，培養(yǎng)真正符合市場需求的秘書專業(yè)人才。

關(guān)鍵詞：職業(yè)指導(dǎo)；秘書；實(shí)干型

中圖分類號：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-1422（2014）01-0084-03

秘書工作相比于其它輔助性功能的工作而言，具有中介性、直接性、全面性、服務(wù)性以及被動性和機(jī)密性等特點(diǎn)，因而從業(yè)人員所必備的素質(zhì)要求更加廣泛，既要有極強(qiáng)的動手能力，又要有較高的文化素質(zhì)，博覽群書；既要嫻熟人際交往和禮儀來往，又要懂得分寸拿捏與把握，保密意識極強(qiáng)；既要發(fā)揮創(chuàng)造性和積極性，具有一定的管理權(quán)限，又要避免越俎代庖，造成公司管理的混亂。因此，秘書從某種意義上來說，也屬于管理階層。

中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生直接來自于初中畢業(yè)生，具備基本的文化知識、邏輯思維能力以及人際交往能力，但社會經(jīng)驗(yàn)不足。結(jié)合秘書工作和中職生的特點(diǎn)，《秘書基礎(chǔ)》教學(xué)必須圍繞職業(yè)指導(dǎo)這條主線展開。

一、對照職業(yè)崗位，幫助學(xué)生準(zhǔn)確定位

定位是近年來營銷界提出來的一個(gè)觀點(diǎn)，就是讓品牌在顧客的心智階梯中占據(jù)最有利位置，從而使品牌成為某個(gè)類別或某種特性的代表品牌。就中職教育的角度來說，就是讓學(xué)生的特長或者技能在用人單位的心目中占據(jù)最有利的位置，迅速實(shí)現(xiàn)就業(yè)，并快速勝任工作角色。與高等院校培養(yǎng)的和從政府機(jī)構(gòu)分流的文秘人才相比，中職生在就業(yè)競爭中始終處于劣勢；論文憑和專業(yè)素質(zhì)比不過高等院校的文秘人才，論經(jīng)驗(yàn)又無法和政府機(jī)構(gòu)分流的文秘人才相比，處境頗為尷尬。在這種情況下，準(zhǔn)確地幫助學(xué)生進(jìn)行自我定位就顯得更為重要了。

做好學(xué)生定位的前提是必須對學(xué)生的素質(zhì)與能力進(jìn)行詳盡的了解，對照秘書所必須具備的能力與素質(zhì)進(jìn)行分析，了解勞動力市場上現(xiàn)有文秘人才的優(yōu)勢和劣勢，幫助學(xué)生找到差距或者不足，發(fā)現(xiàn)學(xué)生本身所具有的優(yōu)點(diǎn)或者特長，為之因材施教，為將來的就業(yè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、突破教材拘囿，靈活安排課程進(jìn)度

盡管國家正式提出發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)已經(jīng)二十多年，但是現(xiàn)有的《秘書基礎(chǔ)》教材依然還是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的體例，一是圍繞黨政機(jī)關(guān)的工作安排教學(xué)內(nèi)容，二是理論性內(nèi)容比重太大，而且脫離現(xiàn)實(shí)，導(dǎo)致學(xué)生積極性不高。

因此，在授課的時(shí)候，教師不必拘泥于教材安排和內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況和職業(yè)需求進(jìn)行取舍和調(diào)整。

例如，講解第一章《秘書工作及其發(fā)展趨勢》時(shí)，首先要讓學(xué)生明白秘書是干什么的；在企業(yè)環(huán)境中主要起什么作用；未來這個(gè)職業(yè)的前途有多大；這個(gè)職業(yè)到了一定階段之后，可以繼續(xù)往哪些方向發(fā)展等等，這些往往都是在第一章就必須讓學(xué)生知道的內(nèi)容，一方面讓學(xué)生知道自己未來是否適合這個(gè)職業(yè)，一方面消除對秘書工作的誤解，樹立正確的職業(yè)規(guī)劃，也就是首先解決是什么的問題。

這樣，從下一章開始，就可以具體講解秘書所必須具備的技能和素質(zhì)，作為秘書工作和其它工作相比最重要的職業(yè)操守有什么特殊性。如其中有一條就是保密性。秘書工作的特性，決定了它是最多接觸機(jī)密內(nèi)容的崗位，如何確認(rèn)保密等級，如何實(shí)施保密措施，如何確保自身遵守保密義務(wù)等等，都是秘書需要解決的問題。這樣，學(xué)生對于秘書工作的了解就更加真切，絕非泛泛而談。事實(shí)上，理論性的內(nèi)容應(yīng)該就到此為止了，下面就是根據(jù)第二章的內(nèi)容分門別類進(jìn)行延伸和實(shí)務(wù)操作。通過實(shí)務(wù)操作結(jié)合之前所講的秘書技能素質(zhì)要求講解，從而更好地加深學(xué)生的理解。

三、創(chuàng)造實(shí)務(wù)環(huán)境，提高學(xué)生動手能力

中職《秘書基礎(chǔ)》課程最大的特點(diǎn)就是有很強(qiáng)的實(shí)務(wù)操作性。中職生對于實(shí)務(wù)操作的興趣遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于理論內(nèi)容，畢竟他們不是研究型人才。因此，在授課時(shí)，教師要多創(chuàng)造實(shí)務(wù)操作的環(huán)境，讓學(xué)生在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，提高技能水平，這樣一旦到了工作崗位之后，馬上就可以上手操作。

例如，《信息與秘書工作》這一章實(shí)際上就是學(xué)習(xí)對信息的搜集、整理分類、分析處理以及存儲等等。這章內(nèi)容總共六個(gè)課時(shí)，在講授這章內(nèi)容的時(shí)候，要避免照本宣科，惹人生厭。而是課前讓學(xué)生預(yù)習(xí)一遍，正式上課之后，直接就進(jìn)行任務(wù)設(shè)計(jì)和分配，讓學(xué)生按照自己的理解先做。事實(shí)上這章和初中語文作文的部分過程非常相近。例如對圖書市場的分析。信息渠道包括互聯(lián)網(wǎng)搜索、書店工作人員了解、讀者采訪與問卷調(diào)查等等。由于這些渠道信息龐雜混亂，處理工作量大等問題，就要考慮以團(tuán)隊(duì)形式完成，教師直接指定分組。然后各組自行選舉組長，由組長協(xié)調(diào)組員之間的任務(wù)分配和協(xié)調(diào)。一方面融洽同學(xué)間的關(guān)系，一方面鍛煉學(xué)生人際溝通能力，還可增加學(xué)生社會實(shí)踐經(jīng)歷，一舉多得。

在全部課時(shí)結(jié)束時(shí)，安排學(xué)生根據(jù)自己的調(diào)研整理信息，寫作分析報(bào)告，然后跨組進(jìn)行討論。總共六個(gè)課時(shí)的具體分配是初期調(diào)研用兩個(gè)課時(shí)，整理、分析、存儲用三個(gè)課時(shí)，最后用一個(gè)課時(shí)寫作報(bào)告和討論以及教師的總結(jié)指點(diǎn)。

四、擴(kuò)大對外交流，正確處理人際關(guān)系

秘書工作的主要任務(wù)總結(jié)起來就是三類，一個(gè)是日常瑣碎事務(wù)的處理，一個(gè)是人際關(guān)系的處理，最后一個(gè)就是公文處理。其中最核心的問題就是各種人際關(guān)系的處理。這里既包括來客接待、電話接打等對外交流，也包括公文流轉(zhuǎn)、會議組織以及安排領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)等對內(nèi)功能。這對秘書的人際關(guān)系以及相應(yīng)的溝通能力提出了很高的要求。可以說，正確處理人際關(guān)系是做好秘書工作的核心要求。在這種情況下，教學(xué)任務(wù)必須把溝通協(xié)調(diào)課程置于最重要的地位。教學(xué)大綱在這章安排了六個(gè)課時(shí)，其重要性可見一斑。然而，我們在教授溝通協(xié)調(diào)的時(shí)候，絕不能僅限于六個(gè)課時(shí)，而是要貫穿于整個(gè)《秘書基礎(chǔ)》教學(xué)過程的全部。

例如，在《信息與秘書工作》這個(gè)章節(jié)的教學(xué)過程中，插入社會調(diào)研就是一種對外交流。又比如在教授《會議工作》這個(gè)章節(jié)的時(shí)候，五個(gè)課時(shí)的內(nèi)容其實(shí)完全可以壓縮到三個(gè)課時(shí)內(nèi)解決，安排一個(gè)課時(shí)參與一次公開會議。必要時(shí)，甚至可以考慮參與部分前期的準(zhǔn)備工作，然后最后一個(gè)課時(shí)讓學(xué)生對這次的表現(xiàn)情況進(jìn)行自我總結(jié)反思，討論會議準(zhǔn)備過程中出現(xiàn)的問題與不足，評價(jià)整個(gè)會議組織策劃過程并表達(dá)自己的看法。總之，根據(jù)教學(xué)過程，安排多層次、多樣化的對外交流活動，鍛煉學(xué)生的溝通協(xié)調(diào)能力，讓學(xué)生學(xué)會如何正確處理人際關(guān)系，而不是拘泥于教材，照本宣科。

五、重視道德教育，提高學(xué)生職業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)階段大部分的中職學(xué)校，對于職業(yè)道德、職業(yè)責(zé)任的教學(xué)很少落到實(shí)處，學(xué)生根本沒有形成企業(yè)所要求的職業(yè)責(zé)任感，也缺乏一個(gè)秘書所必需的文化素質(zhì)，這也是中職文秘專業(yè)學(xué)生就業(yè)困難的原因之一。

然而，對于任何職業(yè)來說，職業(yè)道德都是最基本的要求，技能型的知識可以通過短、平、快的培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)解決，良好的職業(yè)道德卻絕非一朝一夕可以獲得，必須通過日常學(xué)習(xí)、實(shí)踐過程中一點(diǎn)一滴的積累和培養(yǎng)，還有教師自己的以身作則等示范行為。雖然《秘書基礎(chǔ)》教材中第八章《秘書的基本素養(yǎng)、條件和職業(yè)道德》安排八個(gè)課時(shí)的內(nèi)容教學(xué)，不過內(nèi)容實(shí)在枯燥乏味。除了唱高調(diào)之外，沒有什么切合實(shí)際的內(nèi)容，關(guān)于這點(diǎn)，教師必須參考一部分內(nèi)容自己總結(jié)。

相比于其它職業(yè)，秘書由于接近決策層、領(lǐng)導(dǎo)層，對于機(jī)密知道的比一般人更早、更多、更深，也正因?yàn)槿绱耍瑢τ诿貢鴣碇v，職業(yè)道德的要求比其它任何崗位都更加嚴(yán)格。因此，《秘書基礎(chǔ)》第八章的內(nèi)容教學(xué)必須貫穿于整個(gè)課程教學(xué)和實(shí)習(xí)過程的始終。就職業(yè)素質(zhì)來講，主要包括基本的文化素質(zhì)、相關(guān)的專業(yè)知識（政治、經(jīng)濟(jì)、法律和財(cái)會管理等）、專業(yè)知識，而這些素質(zhì)除了專業(yè)知識之外，其它都不是《秘書基礎(chǔ)》的教學(xué)內(nèi)容，所以教師在平時(shí)也要有意識地幫助學(xué)生學(xué)習(xí)或者參加各類知識講座。

六、加強(qiáng)實(shí)踐環(huán)節(jié)，體驗(yàn)實(shí)際工作氛圍

秘書的特點(diǎn)有兩個(gè)，一個(gè)是極強(qiáng)的操作性，一個(gè)是廣泛的知識積累，兩者缺一不可。這就要求在《秘書基礎(chǔ)》課程的教學(xué)中，學(xué)生必須不斷地實(shí)習(xí)鍛煉，通過真實(shí)環(huán)境下的操作來增加積累，提升綜合能力，本課程安排有十個(gè)機(jī)動課時(shí)的原因即在于此。

由于中職生本身學(xué)歷不高，甚至很多人是因?yàn)閷W(xué)習(xí)不好，高考無望才不得以選擇就讀中職學(xué)校。因而，如果沒有特殊關(guān)系，參加實(shí)習(xí)往往成為打雜人員，文秘專業(yè)學(xué)生尤其如此，很難學(xué)到真正的專業(yè)知識，而這種情況又更進(jìn)一步增加了文秘專業(yè)學(xué)生的就業(yè)難度。所以這種情況下，學(xué)校和教師必須為學(xué)生尋找實(shí)習(xí)機(jī)會，全面衡量學(xué)生興趣和特長，安排在比較適合的單位實(shí)習(xí)，讓學(xué)生在實(shí)習(xí)過程中體驗(yàn)課堂上的知識。在部分大中型企業(yè)或者單位，任務(wù)分工很細(xì)，文秘人員從事的工作也各有不同，有的側(cè)重于協(xié)調(diào)溝通，有的側(cè)重于公文管理，也有的側(cè)重于信息處理。比較而言，綜合性崗位和細(xì)分化崗位各有利弊，前者對于人的綜合能力鍛煉較強(qiáng)，向管理層發(fā)展的可能性更高；后者對于專業(yè)能力的提升幫助很大，未來可以向其它專業(yè)方向深造。

綜上所述，筆者認(rèn)為《秘書基礎(chǔ)》課程的教學(xué)必須始終圍繞職業(yè)指導(dǎo)這條主線展開，根據(jù)秘書工作的特點(diǎn)和功能靈活安排教學(xué)進(jìn)度，以實(shí)務(wù)操作知識為主，模擬教學(xué)、實(shí)習(xí)鍛煉以及對外交流等形式穿插其間，始終著眼于職業(yè)技能的提升，從而為文秘專業(yè)學(xué)生的就業(yè)提供更好的幫助。

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責(zé)任編輯 陳春陽