新時期加強電力系統檔案管理的幾點思考

國網浙江省電力公司泰順縣供電公司""浙江泰順""325500

摘要：近年來，隨著社會經濟快速發展，城市建設的步伐不斷加快，對電網建設工程提出更好的要求。如何對電力設計部門產生的資料檔案進行保存和管理？如何利用這些檔案、資料促進城市的發展建設？如何應用軟件對電力系統的資料檔案進行管理？本文通過對電力系統檔案管理的意義和現狀分析，提出對應的措施，以此促進電力系統檔案管理的規范化科學化。

關鍵詞：電力系統;檔案管理;措施

電力系統檔案是企業生產發展歷史的總結和存儲，需要經營管理和生產技術共同來完成，隨著電力系統的深化改革，對經營管理提出進一步的要求，新時期下，加強對電力系統的檔案管理，具有重要的意義，為企業的快速成長提供動力。

傳統的檔案管理存在很多問題，導致管理效率低下，已經無法適應時代的要求，為此，對電力體系的檔案管理進行改革，刻不容緩。

一、對電力系統檔案進行管理的重要意義

檔案管理運用現代化管理方式，注重對不同階段檔案之間的關聯實行管理，充分體現了檔案管理制度、方法、內容等方面的遞進銜接關系，實施檔案管理能明確人員的職責，提高整體的管理效率。一方面，實施電力系統檔案管理，能提高人員的工作積極性和主動性，優化人力、物力資源整合配置，對檔案實行細致的管理，明確階段工作重點，減少不必要的勞動[1];另一方面，實施電力系統檔案管理后，按照階段工作特點，制定詳細的規范，明確本階段的具體任務，促使每位員工在各盡其職的基礎上，不會出現工作職能的交叉和重疊，防止權責不明、越職管理的事件發生。

二、我國電力系統檔案管理存在的問題

（一）缺乏領導層次的重視。電力系統的檔案管理工作，嚴重缺乏高層領導的重視，他們認為檔案管理工作可有可無，相反的卻極其重視市場產品質量、占有率、售后服務等內容，這樣就使得下層員工對檔案管理工作缺乏積極性。正是由于這個原因，很多電力系統單位對檔案管理的資金投入少條件差、管理手段落后，檔案設施不完整;沒有建立完善的材料收集制，造成檔案數量不全內容缺失，對電力系統無法提供高效能高質量的服務，何況是檔案管理的目標、規章制度建立。

（二）缺乏專業的管理人員。電力系統檔案管理缺乏專業部門和專業人員的管理，有些負責檔案管理的工作人員根本不懂得如何去管理檔案，把檔案管理看成是簡單的分類收集，由于管理人員的責任意識差、專業水平低，導致檔案管理停滯不前;部分電力系統采用庫房兼備做成檔案室，更嚴重的甚至有些電力系統根本沒有設立檔案室;電檔案管理的隨意性比較大，存在抽調檔案資料，任意涂改的情況;許多電力公司檔案保管不合理，流失很多寶貴的資料，為日后的發展帶來很多不便之處，因為沒有科學的保管期限和歸檔范圍的界定，致使非常多沒有保存價值的資料被長期保管，這種情況嚴重增加了經營管理的成本[2]。

（三）缺乏先進的指導理論。檔案管理工作是當前情況下電力系統部門面臨的重要難題，急需相關方面的政策指導和理論知識，尤其要特別注意以下幾方面問題：電力系統檔案的法律地位和產權特征;產權變更電力系統檔案的流向;如何鑒定有保存價值的檔案，這些問題的解決都需要檔案管理部門進行探討研究，在具體工作中完善電力公司的檔案管理模式，國家頒布相關的政策法規，引導檔案管理工作持續穩步發展。

（四）檔案管理存在的隱患。電力系統檔案管理建設常見的安全隱患有：庫房布局不合理、庫房建設不符合安全防護的規定等[3]。

三、加強電力系統檔案管理的具體措施

（一）加強單位管理層的重視

對電力系統檔案的管理，首先要提高領導的重視程度，政府制定相關規定政策，在宏觀上加強對檔案管理的要求;企業內部建立監督機制，對檔案管理進行嚴格監管，提倡建立完整的檔案管理系統;管理層堅持檔案管理和市場占有率并舉的原則，促進對檔案的管理。

（二）對管理人員進行培訓

對檔案管理人員進行嚴格的選拔，保障每個人都持有從業資格證才能上崗工作;考核員工的綜合素質，增強他們的責任意識;定期展開培訓，選擇優秀的人員到外國進修學習，掌握先進的理念技術，為我國電力系統檔案管理作出更大的貢獻[4]。

（三）增強理論指導

電力系統檔案管理的相關單位和專業人員，對其進行深刻的探討研究，制定符合我國國情的檔案規范，用統一的標準對各單位的檔案實行管理，便于檔案的規范和查閱。健全檔案的保存機制，對作用重大的檔案進行整合分類，對于時間年限久遠，價值小的檔案實行銷毀，避免占據大量的空間和資源，浪費管理成本。

（四）合理設計檔案室

根據檔案資料數量大、種類多、繁瑣復雜的特性，合理設計檔案室，在電力企業，規劃獨立的正規的檔案室，便于對企業資料的管理和查閱。

（五）具體的檔案管理過程

電力系統檔案管理，主要分為四個環節，分別是檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應用，每個環節之間既是相互獨立的個體，卻又存在緊密的聯系，體現檔案管理的效能。

1、檔案收集。進行檔案管理的首要步驟就是收集資料，這就要求對電力企業中每個部門的發展歷史、研究成果，進行系統的鑒定，收集保存價值重大信息資料。在具體的實施中，第一，建立健全管理制度，鑒別有價值的資料，進行歸檔保存[5];第二，規定各部門轉卻記錄發明創新和生產活動，便于對檔案信息的采集;第三，進行交流溝通，對各部門的檔案定期收集。

2、檔案分類。把收集的檔案資料按照內容進行科學分類，并編碼記錄，系統的進行排列，形成平行或從屬的檔案數據庫;檔案管理部門加強對登記、分類機制的完善，對檔案的時間、范圍做出詳細要求;采用復合型方法進行分類，可以按照部門平行分類，或者根據時間縱向分類。

3、檔案保管。在檔案保管中，要貫徹落實崗位責任制，第一，設定統一的規范和目標約束管理人員的行為，對資料的數量、格式和規格進行標準化要求，規范檔案的目錄、標題、時間等工作。第二，建內部控制制度，對工作人員進行監管，把具體工作落實每個人身上，掌握了解檔案的庫存情況，進行檔案保管時，實行相互制約相互監督的模式，促使人們嚴格按照標準操作。當出現管理人員退休或調動前，需對其承擔的檔案管理實行全方位的檢查，確定沒有問題后，才可以辦理相關手續，這樣可以很好地的保護電力系統檔案資料[6]。第三，把檔案管理納入到業績考核范圍內，對于管理出現人為失誤情況，進行處罰，嚴重的辭退，對于管理工作完善的人員，進行獎金、福利等獎勵。

4、檔案利用。前三個環節的一切管理工作都是為利用打下基礎的，通過借出、交流、閱覽詢等方式，發揮電力系統成果的余熱，推動電力企業的技術改革。在檔案查閱借出等環節都要進行如實的記錄，保證檔案的完整和安全。

結語

綜上所述，在新時期下，加強檔案管理，對電力公司的發展和運營有重要的作用，通過加強單位管理層的重視、培訓管理人員、增強理論指導、合理設計檔案室等措施系統高效的進行檔案管理，切實管理好檔案收集、檔案分類、檔案保管和檔案應用四個環節，促進電力系統檔案管理發揮巨大的意義。

參考文獻：

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[2]柏峰澤.適應知識經濟發展、正視檔案工作現狀、切實加強電力系統檔案管理[J].蘭臺內外，2012，S1：30.

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[4]張琦，朱桂蘭.關于電力系統檔案管理的研究[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2012，11：53-54.

[5]陳加芳.對電力工程檔案管理問題的思考[J].安徽電氣工程職業技術學院學報，2011，01：69-72.

[6].《中國教育技術裝備》2010年總目錄[J].中國教育技術裝備，2011，03：120-168.