信息化對檔案利用的影響效果

摘要：科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展也推動了信息化的不斷進(jìn)步，在檔案利用中融入信息化的手段和方式已成為一種發(fā)展趨勢。由于信息化的快捷性、準(zhǔn)確性以及廣泛性等特點(diǎn)，實(shí)行檔案利用的信息化有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提升企業(yè)管理質(zhì)量和水平。如何科學(xué)地建立檔案利用信息化體系及怎樣有效地將檔案利用信息化的功能和作用最大限度地發(fā)揮出來，并為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是當(dāng)前擺在檔案利用工作中的重要問題。本文針對信息化對檔案利用的影響加以分析研究，促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案利用;影響效果

信息化是現(xiàn)代社會進(jìn)行各項(xiàng)活動的基礎(chǔ)性技術(shù)，隨著社會的發(fā)展和信息化的不斷進(jìn)步，信息化已經(jīng)普遍應(yīng)用于社會各個領(lǐng)域，對推動各項(xiàng)工作的進(jìn)行和提高工作效率有著重要的作用和意義。檔案利用的信息化是促進(jìn)檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、提升檔案工作質(zhì)量的重要舉措，信息化對檔案利用有著重要的影響，以信息技術(shù)為支撐，全面應(yīng)用信息化手段，建立與檔案管理相適應(yīng)的檔案利用理念和模式，推動檔案事業(yè)的改革和發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

信息技術(shù)是當(dāng)前社會生活中不可缺少的部分，在不斷地改變著我們的生活。傳統(tǒng)的檔案利用方式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，滿足不了檔案工作的需要，因此，進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)非常必要。檔案工作主要就是對企業(yè)在發(fā)展過程中的各項(xiàng)信息加以記錄整理和保存的一項(xiàng)活動。首先，利用信息化對檔案工作加以擴(kuò)充，使其不僅僅只是對相關(guān)信息的記錄，而是將企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的原始信息與企業(yè)外部的發(fā)展信息加以整合處理，從而形成更為廣泛和對企業(yè)更為有利的信息系統(tǒng);其次，檔案的信息化不僅能夠有效地將企業(yè)自身融入社會，還能夠?qū)⑦@種廣泛的信息傳播到社會各個領(lǐng)域，為社會更好地服務(wù);最后，強(qiáng)化檔案的信息化，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供更為科學(xué)和準(zhǔn)確的資料依據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展決策有著重要的影響作用，還可以有效地提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和管理水平。

二、信息化背景下檔案利用面臨的挑戰(zhàn)

（一）時(shí)效性的挑戰(zhàn)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的顯示背景下，對于企業(yè)檔案利用工作的時(shí)效性要求也越來越高。主要表現(xiàn)在：

1、企業(yè)內(nèi)部的檔案檢索工具要簡單實(shí)用，簡單的操作方法即可達(dá)到所需的服務(wù)要求，繁雜的操作過程會增加檢索時(shí)間，降低檢索效率。

2、對于檢索到的資料信息要能夠在線查看和瀏覽，而不是經(jīng)過繁雜的操作程序才能查看，同時(shí)要能夠隨時(shí)隨地可以查看，不受時(shí)空限制。

3、要求能夠?qū)崟r(shí)利用檔案資料，不是要到檔案歸檔后才能夠利用，盡可能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔和適時(shí)利用的統(tǒng)一。

（二）多樣性的挑戰(zhàn)

檔案利用在信息化的背景下，有著多樣性的挑戰(zhàn)，主要是不能依據(jù)傳統(tǒng)的檔案原件信息，而是要強(qiáng)化對更多資料的利用和研究，要包含企業(yè)發(fā)展工作中的各個方面，全方位、多層次地覆蓋企業(yè)業(yè)務(wù)面，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)的信息加以實(shí)時(shí)收集整理，才能滿足各個部門和員工的檔案利用需要。

（三）系統(tǒng)性的挑戰(zhàn)

在檔案利用工作中，要建立系統(tǒng)的檔案體系，才能滿足搜索的多面性要求。比如要查詢的范圍要求比較廣，在查詢某一主體時(shí)，應(yīng)能夠顯示其他相關(guān)或相似的檔案供查詢?nèi)藚⒖肌］斎胍粋€只顯示一個的檢索根本滿足不了顯示企業(yè)資料檢索的需要和要求，只有系統(tǒng)性的資料檢索體系才能包含更為廣泛的信息資源。

三、信息化對企業(yè)檔案利用的影響和作用

（一）有效提高檔案利用的便捷度和實(shí)用性

通過信息化管理可以將檔案利用更為簡便化，為查詢者提供最為迅速準(zhǔn)確的檢索方式，使其在查詢檢索過程中簡單且快速有效地獲得搜索結(jié)果。建設(shè)相應(yīng)的電子館藏系統(tǒng)，只需在目錄處輸入需要查詢的關(guān)鍵詞，就可以檢索到相應(yīng)的資料信息，不僅可以快速查詢和顯示，其準(zhǔn)確性也非常高。同時(shí)，通過檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化平臺，查詢者可以清晰明了地查到自己所需的資料信息的館藏情況，一定程度上降低了查詢的成本，促進(jìn)員工養(yǎng)成檔案利用的意識。

（二）避免檔案原件的磨損

以前傳統(tǒng)的檔案記錄大多都是利用紙質(zhì)進(jìn)行檔案記錄，查詢者在具體的利用過程中，多次的利用會對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生一定的磨損，影響再次查詢的閱讀。將檔案利用信息化后，可以有效避免這種情況的發(fā)生，很好地保護(hù)了檔案原件。

（三）有效提升檔案利用的價(jià)值

通過對檔案利用進(jìn)行相應(yīng)的信息化建設(shè)，可以使檔案的整體信息儲存量大大增加，極大地豐富了檔案查詢檢索資源，對查詢工作提供了更為廣泛的資料信息。同時(shí)，信息化的檔案利用沒有了繁瑣的整理性工作，可以極大地減輕相關(guān)工作人員的工作量，提高工作效率。工作人員的工作職能相應(yīng)得到轉(zhuǎn)變，可以進(jìn)行檔案編研工作，提升檔案利用的價(jià)值。

四、促進(jìn)檔案利用信息化的有效方式

（一）明確檔案利用目標(biāo)，提高檔案利用服務(wù)性

檔案利用的終極目的就是實(shí)現(xiàn)檔案的知識服務(wù)性和共享性，提高服務(wù)性是有效聯(lián)系企業(yè)各部門和企業(yè)外部的重要橋梁，也是檔案利用價(jià)值的集中體現(xiàn)。所謂檔案利用就是對各種信息資源加以整理使之更好地滿足查詢者的需要，為其提供方便、快捷和準(zhǔn)確的信息資源的知識服務(wù)過程。檔案管理部門要主動對企業(yè)各部門或者企業(yè)工作人員提供相應(yīng)的服務(wù)，針對各部門對檔案資源的不同需求，對檔案資源加以科學(xué)細(xì)致的分類，并主動將各項(xiàng)檔案資源介紹給各部門，使資源能得到最大限度的利用。

（二）實(shí)時(shí)更新信息技術(shù)，保證檔案利用先進(jìn)性

檔案利用主要是依靠先進(jìn)的技術(shù)支撐來保障檔案利用的信息化，信息技術(shù)不斷變化和更新著，檔案利用要想保證電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，就必須依據(jù)信息發(fā)展及時(shí)更新信息技術(shù)，確保電子檔案能夠?qū)崟r(shí)更新和整合，保障檔案利用的先進(jìn)性。

（三）優(yōu)化和完善檔案利用相關(guān)管理制度

要想使檔案利用實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和科學(xué)性，就需要建立相應(yīng)的檔案利用管理制度，并在檔案利用實(shí)踐中不斷完善相關(guān)內(nèi)容，形成較為完善的檔案管理體系。在具體檔案利用管理中，需要對各項(xiàng)數(shù)據(jù)加以選擇、識別對應(yīng)的標(biāo)簽、完成各部門資料的分類等。同時(shí)，對一些公共性的資源，應(yīng)加大開放力度，盡量可以在線瀏覽，提升電子檔案的利用率和使用價(jià)值。

（四）優(yōu)化檔案工作結(jié)構(gòu)，提升工作人員專業(yè)性

檔案利用需要相關(guān)工作人員具備相應(yīng)的信息技術(shù)和檔案管理知識，對其專業(yè)性有一定的要求，工作人員如果對信息技術(shù)一無所知，或是沒有受過專業(yè)的檔案管理專業(yè)教育，檔案利用工作的開展就會遇到很多麻煩。信息技術(shù)的不斷發(fā)展要求相關(guān)工作人員不僅要有專業(yè)性的管理素質(zhì)，還能夠依據(jù)信息技術(shù)發(fā)展實(shí)時(shí)更新管理觀念，不斷學(xué)習(xí)掌握新的知識和技術(shù)，保障檔案利用管理工作有效進(jìn)行。

（五）注重檔案管理的來源和過程

在強(qiáng)化檔案利用的信息化的同時(shí)，還要注意檔案資料的來源和收集過程兩方面。對于每項(xiàng)數(shù)據(jù)資料的收集要統(tǒng)計(jì)好其來源，以便對其加以歸類整理和檢索，在收集過程中，各類檔案對應(yīng)相應(yīng)部門或工作，實(shí)現(xiàn)檔案利用的規(guī)范化。

結(jié)束語

檔案利用是現(xiàn)代企業(yè)管理中非常重要的一部分，也是不可或缺的一項(xiàng)戰(zhàn)略性工作，在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案利用的信息化非常必要，應(yīng)緊隨時(shí)代發(fā)展節(jié)奏，及時(shí)進(jìn)行檔案利用的信息化建設(shè)。信息化對現(xiàn)代檔案利用有著非常重要的意義，檔案利用的信息化建設(shè)需要較長的時(shí)間和探索，檔案管理工作仍然有很多路要走，需要在科學(xué)認(rèn)識檔案利用信息化重要性的基礎(chǔ)上，實(shí)時(shí)更新信息技術(shù)，促進(jìn)檔案利用的規(guī)范化和科學(xué)性，從而提升企業(yè)的整體管理水平。

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