探討行政事業單位檔案管理的問題及改進措施

摘要：行政事業檔案管理是行政事業單位的一項極其重要的工作，檔案工作做的好壞，對于行政事業單位的健康發展和正常運轉起著至關重要的作用。認識行政事業單位檔案管理工作的重要性，并針對當前行政事業單位檔案管理存在的問題分析相應的解決對策，是做好行政事業單位檔案管理工作的重要舉措。

關鍵詞：行政事業;檔案管理;存在問題;改進措施

1.行政事業單位檔案工作中存在的問題

1.1檔案管理制度不夠完善

隨著我國社會經濟的不斷發展，我國行政事業單位在不斷發展完善之時，卻忽視了對行政事業單位檔案信息管理制度的建設和完善，從而使得我國行政事業單位檔案管理在制度方面存在著諸多問題：人員編制不足、專業結構不合理、工作繁復，行政事業單位檔案工作處于應付地位，行政事業單位管理的軟硬件設施無法得到改善，導致行政事業單位檔案信息損壞，不完整，甚至丟失。

1.2檔案室保管條件比較差

多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化;有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜五花八門，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使得部分檔案受到損害。

1.3檔案管理人員的素質參差不齊

由于一些行政事業單位的領導對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了管理人員的素質。檔案工作，對這些領導來說，只要求進行基本的日常維護，忽視了檔案管理人員的專業素養，甚至會把一些無關緊要的閑置人員調到檔案管理崗位，也會無緣無故把剛剛適應工作的人員調離檔案工作崗位。由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養加上缺乏系統的培訓，因而這些單位的檔案管理人員素質難以得到提升。檔案管理人員業務水平參差不齊，檔案管理工作處于應付地位，應該引起相關部門及領導的重視。

1.4行政事業單位檔案管理的方法單一缺乏創新

隨著計算機技術的不斷發展，辦公自動化已遍及各行各業。檔案數字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優越性也已被很多檔案管理部門所采納。但在部分行政事業單位，由于領導的重視不夠和資金的缺乏，一些行政事業單位檔案的管理還停留在過去的管理水平上，不能夠充分利用現代化技術來提高檔案管理的技術含金量。這使得行政事業單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數字化工作并未得到很好地開展。

2.行政事業單位檔案管理問題的改進措施

2.1健全檔案管理制度

現代化的檔案管理還需要做好依法治檔工作。目前我國社會基層群眾對檔案和檔案法制觀念的認識還很欠缺。因此，檔案管理工作要增強社會檔案意識和檔案法治觀念，使單位內部人員和人民群眾更廣泛地了解檔案，并自覺遵守法制管理。還可通過對反面案例的分析，立案說法，以更直接的警世效用為檔案管理工作依法治理提供保障。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：

2.1.1規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應行政事業單位檔案管理的需要。

2.1.2簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

2.1.3堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。

2.1.4堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。完善的行政事業單位檔案信息管理制度，應該做到獎罰分明，對那些嚴格管理檔案信息的人員及時給予相應的獎勵，從而激勵他們能夠更好地工作。與此同時，對那些為了自身利益，而惡意篡改檔案信息，對檔案信息進行非法操作的人員給予相應的處罰。這樣獎罰分明的行政事業單位檔案管理制度，才能保證檔案管理健康有序地發展。

2.2提高單位檔案管理水平

檔案管理工作的最終目的是對檔案的利用。它具有非常高的權威性，因此最重要的是保證檔案的真實性。這是建立檔案最重要的原則，同時也是檔案管理人員的神圣職責。在對檔案的管理工作中，有關職能部門應遵照管理標準，遵守管理章程，堅定執行準則，增強對檔案管理工作的責任意識，確保按正規程序進行，保證檔案文件質量。

2.3開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現檔案管理現代化是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。

2.3.1各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息。

2.3.2要對檔案實行計算機輔助管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存。

2.3.3要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新。通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

2.4加強檔案管理人員自身建設

現代檔案管理依法治檔的工作是通過檔案管理人員的執行來落實的，因此要保證依法治檔工作更有效的被執行，就需要保證工作人員嚴格執行檔案法的相關管理規定。通過對檔案管理人員進行相關法律法規的教育培訓，可有效提高在依法治檔工作中的執行效率和執行標準。

除了對檔案管理人員進行法律法規的相關教育之外，還應培養檔案工作人員擁有高度責任感和榮譽感的敬業精神。通過對職業素質的教育，培養工作人員對待工作能有正確的行為準則和不辭辛苦的工作態度，全心服務于單位的檔案管理工作，并以熱情的態度做好對來訪人員的接待工作。

2.5加強檔案室的安全管理

2.5.1檔案管理工作最后一項重要的工作內容就是檔案的安全保管。要保證檔案在收集、整理、鑒別、保存、歸類、利用等基本步驟進行時不出任何意外，就應當提高檔案管理人員的安全防范意識，通過對安全監控設備的使用，嚴格的檔案管理制度的建立，保障檔案保管安全性。

2.5.2通過對電路系統和電器設備使用情況的定期檢查，及時排除火災隱患，保證消防設施設置齊全，將火災發生的可能性杜絕，保證檔案存放安全。

2.5.3對檔案的保管采用科學手段和防護措施，通過利用高科技的先進設備、專業的安全防護和先進技術，保證檔案存放環境的無霉、無蛀、無塵和空氣潔凈，使檔案在保存過程中不受損壞。

3.結語

總之，行政事業單位檔案工作存在的一些問題，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。在新的社會形勢下，行政事業單位檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求，健全管理制度，完善硬件設施，提高管理水平，實現檔案管理工作的跨越式發展。

參考文獻：

[1]張莉.行政事業單位檔案管理方略[J].赤峰學院學報：自然科學版，2012（24）：28

[2]李雋.探討行政事業單位檔案管理的創新思路[J].企業技術開發：中旬刊，2011（3）：69