淺析檔案管理過程中檔案保管的期限表

【文章摘要】

檔案管理對于選拔任用干部和機關事業單位的工作情況的積累具有特別重要的意義。對此，本文從現實需要出發，分析研究了檔案保管期限表的作用，檔案保管期限表的類型，檔案保管期限表的結構，文中最后對檔案保管期限表的編制方法進行了分析研究。通過對這些分析，為今后檔案管理和保存工作提供依據。

【關鍵詞】

檔案保管期限；檔案保管；檔案管理；保管期限；期限表；期限

我國的檔案管理工作正處在重要發展時期，檔案教育是檔案事業發展的重點，在全面實施“科教興國”戰略中，檔案管理工作肩負著培養、造就檔案專業人才的歷史重任。檔案管理工作要以深化改革為契機，堅持質量和效益并重，為國家的各項事業發展多出人才，快出人才，出好人才。對此，本文對于檔案管理工作中的期限表進行了分析研究。

1 檔案保管期限表的作用

1.1檔案保管期限表的含義

檔案保管期限表，是以表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的指導性文件。它通常是機關、團體、企業、事業單位鑒定檔案價值的原則和標準。

1.2檔案保管期限表的作用

關于檔案保管期限表的作用，我們根據日常檔案管理工作的實際情況，可以分為以下幾個方面的具體作用：一是檔案保管期限表能統一人們的思想認識，保證鑒定工作的質量，提高鑒定工作的效率。有了檔案保管期限表，鑒定工作人員以此表為依據和標準，就可以避免個人認識理解不同，造成鑒定工作不一致的情況。從而有利于加快鑒定工作的速度，推動鑒定工作的順利開展；二是檔案保管期限表能夠防止人們任意地銷毀檔案。檔案保管期限表，具體規定了各類檔案的保管期限，標準明確，界限清楚，加之有嚴格的制度，凡需銷毀的檔案都應以此進行鑒定，就能有效防止人們有意無意地銷毀檔案，確保檔案的安全；三是檔案保管期限表便于文書部門或業務部門將文件準確地組卷。文書工作人員在立卷時，以檔案保管期限表作為重要參考依據，容易區分文件的不同保存價值，比較準確地將不同價值的文件組成不同的案卷，并且初步確定其保管期限，為日后檔案的鑒定工作奠定了基礎。

2 檔案保管期限表的類型

目前，從我國現有的各種檔案保管期限表來看，大致可歸納為以下幾種類型。

2.1標準檔案保管期限表

它是由國家檔案行政管理部門編制，供全國各機關、團體、企業、事業單位鑒定檔案價值時使用。比如：國家檔案局頒發的《文書檔案保管期限表》就是一個標準檔案保管期限表，其特點是：一是它是確定全國各機關、團體、企業、事業單位檔案保管期限表的標準，具有通用性；二是它是制定其他各種類型檔案保管期限表的依據。各系統、各部門、各機關按照“標準表”的原則，結合本單位的實際情況，制定其他各種類型的檔案保管期限表。在確定其他各種類型檔案保管期限時，應以“標準表”的保管期限為依據，原則上只能從長，不能縮短。

2.2專門檔案保管期限表

它是由國家檔案行政管理部門會同有關主管部門編制，是各機關、團體、企業、事業單位鑒定專門檔案時通用的依據和標準。比如：財政部和國家檔案局共同頒發的《會計檔案保管期限表》、中國地名委員會和國家檔案局共同頒發的《地名檔案保管期限表》就屬于些種類型。

2.3同系統機關檔案保管期限表

它是由主管機關編制，供同一系統內各機關、企事業單位鑒定檔案時通用的依據和標準。此種表需報同級檔案行政管理部門備案。

2.4同類型機關檔案保管期限表

它是由檔案行政管理部門編制、供同一類型各單位鑒定檔案時通用的依據和標準。

2.5機關檔案保管期限表

它是各機關、團體、企事業單位根據本單位檔案的具體情況編制，專供本單位鑒定檔案時使用的。為了使用方便，機關檔案保管期限表可以與本單位立卷用的案卷類目結合起來。

上述各種類型的檔案保管期限表之間具有相互制約的關系。第一種檔案保管期限表具有指導意義，它是制定其他幾種檔案保管期限表的依據；而機關、團體、企事業單位檔案保管期限表，又必須以其他幾種檔案保管期限表為依據。它們之間的相互關系，具體體現了檔案工作統一領導，分組管理的原則精神，它有利于檔案保管期限表的制定和檔案保管期限的確定。

3 檔案保管期限表的結構

檔案保管期限表，主要由說明和條款兩部分組成。其中，條款部分是檔案保管期限表的主體。

3.1說明

一般應指出檔案保管期限表的適用范圍，編制保管期限表的依據，確定保管期限的原則，保管期限表的結構，保管期限的計算方法，保管期限表的批準時間和開始使用的日期，以及其他需要說明的有關項目。

3.2條款

條款是主要項目，它具體地指明了各種檔案的保管期限，它是使用檔案保管期限表，劃分檔案保管期限的根據。條款部分一般由順序號、條款名稱、保管期限、附注等項目組成，（1）順序號。即條款的代號，也是各條款排列的序號。它是在確定了條款分類、排列次序以后編制的。其目的是為了便于使用條款。條款必須統一編流水號，不能重復。（2）條款名稱。即一組類型相同的檔案的名稱。擬制條款要求文字簡明，概括反映出一組文字的來源內容和形式。每一條款應代表一組具有內在聯系的價值相同的文件。條款一般不應擬的過多和過細，但也不宜過于概括。條款擬出以后，應根據條款之間的聯系，加經系統排列。（3）保管期限。即每組文件的保存時間。它是保管期限表的核心部分。也是對檔案價值分析、研究和判定的結果和反映。保管期限有永久、長期、短期3種。保管期限的計算，應從文件辦完的次年1月1日算起。（4）附注。即在條款下面對條款及其保管期限所作的必要的注釋和說明的欄目。比如：對不能最后確定其保管基礎的條款，可注明在什么情況下定什么保管基礎。再比如：對保管期限計算方法特殊的一些合同、協議書等，應注明是有效期滿后的保管期限。

4 檔案保管期限表的編制方法

編制檔案保管期限表，一般有以下幾個步驟：

4.1做好準備工作

學習黨和國家關于檔案鑒定工作的原則和有關規定，詳細了解和研究機關的工作職能、范圍、任務、組織機構、業務分工、文件的數量、類型等情況，以便宜正確地編制檔案保管期限表。

4.2草擬檔案保管期限條款

在準備工作的基礎上確定分類方案，草擬期限表的條款，初步確定保管期限。若是條款較多時，可采取分類，避免重復。

4.3草案完成后，應分送各單位、各部門征求意見，反復修改補充，使其更加切合實際

4.4報送機關領導批準

經討論修改定稿的保管期限表，送領導批準、頒發，并報檔案行政管理部門和上級主管機關備案。

【作者簡介】

劉麗穎（1970—），女，漢族，現任職于吉林省大安市檔案局，研究方向為檔案管理。