檔案管理與知識管理的聯系與對比分析

摘要：知識管理是最近深受社會各界關注的熱門話題，科學運用知識已成為知識經濟時代企業發展的真正動力。基于此，知識管理已被提上了當今企業管理、運營日常工作綱領，發揮著越來越重要的作用。檔案管理當然也不例外，以檔案知識管理為核心的檔案管理工作逐漸進入人們視野之中，這里我們就檔案管理與知識管理內涵入手，深入分析了兩者之間的聯系與差異。

關鍵詞：檔案管理；知識管理；聯系；對比

世界經濟一體化的發展趨勢帶動著檔案事業的進一步發展，也推動人類社會的進步。在企業管理中，傳統的檔案管理方式越來越無法滿足當今日益高漲的社會文化需求，以新鮮元素帶動檔案發展已成定局，也是未來檔案管理工作的重點。當前社會作為知識經濟時代，知識管理的提出給檔案管理指明了新方向，也注入了新鮮血液，因此這里我們就檔案管理與知識管理之間的聯系與差異做了分析。

一、知識管理與檔案管理概述

檔案知識管理是新時代背景下產生的一種新興事物，它是以檔案管理為基礎，以知識經濟為核心開展的檔案管理新模式。在管理工作中檔案管理工作終點才與強調人或者社會各項活動的實際開展狀況，根據實際資料整理而產生的客觀記錄過程以及結果，在利用的時候是運用各項隱性知識來分析與處理生活中所常見的問題，這將是一個隱性知識物化與實際過程中的管理流程。知識管理則是社會流動性質的綜合體，他包含結構、價值、信息等多項文字處理的內容，是利用經驗評估、整合與信息提供構成的。知識管理活動是自古便有的內容，但是在過去卻一直沒有得到人們的重視和認可，一直到近幾年隨著社會經濟的進一步發展，這一內容逐漸被重視，且成為社會發展核心。

1、檔案管理內涵

檔案管理也就是我們常說的檔案工作，是檔案館、檔案室等部門和單位直接對檔案實體和對象進行管理，并將這些信息科學提供給人們使用的工作總和，這一管理工作是國家檔案事業的重要組成部分，也是基礎成分。目前，檔案管理工作已經被大眾所理解和接受，也被各企事業單位高度重視。

2、知識管理內涵

相對于檔案管理而言，知識管理還處于起步階段，無論是人們對這一管理工作的認識還是應用，重視程度都比較低。知識管理作為企業管理的重要組成部分，也是實現隱性知識的主要手段，他是利用集體智慧來提高企業的應變和創新能力。在具體的管理工作中，知識管理包含了知識庫的建立、員工知識交流以及內部環境設置等內容。

二.檔案管理與知識管理的聯系

1管理流程類似

長期以來，受到我國傳統管理理念的限制，我國的檔案管理工作一直都是圍繞檔案信息的接收、征集、保管、鑒定、統計和利用為核心開展的。在具體的工作流程中，是以現實文檔的收集、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象（文件、檔案或知識），予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優化；最后將其提供利用，使之實現價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。

2管理目的相近

檔案管理工作作為社會大眾服務工作的一種，其原則在于服務人類、服務社會。面對這一檔案要求，在具體管理工作中為了大多工作人員經過多年研究也取得了一定的成果，在檔案管理中將具體的檔案管理目標和檔案信息的出發點融合，逐漸形成了一套系統、完善的管理體系。知識管理作為檔案管理中的重要組成，他在管理中與檔案管理目標一致，都是為了讓信息利用人員更好利用各項信息開展的，從而實現檔案知識的更好開發與利用。知識管理作為檔案管理的升值與競爭力的提升方法，知識管理也必須是以為有需要的人提供最及時與最準確的知識服務為目的而開展。

3管理對象重疊

檔案管理的對象是檔案文件，知識管理的對象是知識。有知識性意義的東西，才能納入檔案管理，而能夠納入知識信息檔案管理的，都不外乎以紙質的書面形式或是以電子檔案形式而存在。知識可來源于日常各項活動中形成的文件與檔案，也可來源于通過收集整理方式得來的各種紙質數據庫等。也就相當于，文件檔案也是屬于知識的范疇，也是知識管理工作中的重要管理對象。文件檔案是檔案管理和知識管理的管理對象相重疊部分，可見，檔案管理與知識管理的管理對象是相近且有重疊的。

4管理技術相同

在數字化環境下，文件、檔案產生、流轉于各種各樣的信息系統。對于非數字化環境下產生的文件、檔案，為了使其適應數字化環境的要求，也必須對其進行數字化處理。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。可見，檔案管理與知識管理有著共同的技術支撐——現代信息技術。

三.檔案管理與知識管理相差相異

（1）傳統檔案管理理念中，把檔案管理簡單的歸類為一項單純的管理工作，是管理技術與管理人員的結合；而知識管理不僅看到了其管理層組織和技術水平，還把它理論化，轉化為價值觀念、范式等理論化的東西，包含了更高層面的管理體系。

（2）電子檔案的管理是信息化社會的客觀需要和檔案專業融入現代社會的必然選擇。從管理深度來看，傳統檔案管理主要是對文件、檔案實體（載體）的管理；而知識管理更重視對文件、檔案內容（信息、知識）的管理。

（3）隨著電子信息技術的發展，電子檔案的管理是信息化社會的客觀需要，也是必然選擇。傳統檔案管理強調對文件檔案載體的長遠保存與管理，知識管理強調對檔案信息內容的收集整理與開發利用，這就是檔案管理與知識管理在管理深度上的差異。

（4）傳統的檔案管理的對象僅限于檔案信息的載體本身，如檔案文件，而知識管理則側重于檔案文件中的知識、圖書情報中的外源顯性知識及工作人員大腦中產生的隱性知識。

四、結束語

近年來，隨著電子信息技術發展，辦公自動化、標準化、網絡化逐漸完善。現代計算機技術和通信技術在辦公室日常工作中的廣泛應用，從根本上改變了傳統的辦公方式，實現了辦公自動化，但是同時對機構內部的檔案管理產生了巨大的沖擊。在管理對象、管理流程、管理技術等方面，檔案管理與知識管理非常的相似與接近，甚至在某種意義上是相輔相成的；但它們在管理范圍、深度、側重點、特點等方面又不太一樣或相差甚遠。在大中型企業中，要想開展檔案知識管理，就必須對企業檔案資源的形式與內容有一定的了解，從中找到檔案知識管理的方法與模式。

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