某農資公司剛剛經歷了一個高速增長期,公司經營規模擴張得很快,員工也增加到近300多人,創業時期靠人來管理已經不適應了,公司聘請了管理咨詢公司,幫助完善了一系列管理制度。可是制度剛剛開始執行,總經理就遇到了一個難題。制度規定每周三上午9點是公司總經理辦公會時間,但已經到9點10分了,營銷副總還沒有到會。總經理讓秘書打電話,營銷副總才匆匆趕到。他說早上遇到一個重要客戶投訴,馬上組織人員討論對策,就把總經理辦公會的時間給忘了。根據新的制度規定,會議遲到要執行處罰,而營銷副總則認為,解決眼下的問題比執行會議制度更重要。他們兩人因此發生了沖突。
從以上案例表象來看:該公司在制定規章制度過程中,可能犯了一個錯誤,那就是該公司在制定管理制度時是管理咨詢公司工作“大包”,或者是“一籃子全挎”。所以,會上形勢一片大好,沒人持“反對”態度,總經理看大家都沒什么意見,覺得自己的“決策”也是對的,但在制度真正執行過程中,必然就會出現了案例中的“營銷副總憤然離場”的現象。其實,出現這一現象也是在情理之中的,具體剖析如下。
首先,制定、修改或完善公司制度的流程出現錯誤。正確的做法是:第一步:提出。由公司有關部門和主管根據管理工作的需要,提出制度制定要求。經上級有關部門和人員同意后,進行充分的調查研究,提出制度草案。第二步:討論和審查。制度草案提出后,要廣泛征求相關各部門的看法和意見,在集思廣益,充分討論、研究的基礎上,改正其中不切合實際之處,彌補疏漏,調整與其他制度矛盾、重復之處,使制度草案進一步完善化。修改后的制度草案,要報請上級管理部門審批。第三步:試行。制度草案經上級管理部門審批后,可以試行。試行的目的是在實踐中進一步檢驗和完善,使之成熟化、合理化。對于新制定的制度規范,試行是必不可少的一個階段。第四步:正式執行。制度經過一段時間試行、完善后,即可穩定下來,形成正式的、具有法律效力的制度文本,按照確定的范圍和時間正式執行。
其次,管理干部“制度意識”淡薄,對制度的重要性認識不到位。制度作為一種規范人行為的方法,它本身具有一定的剛性、約束性和監督性,是每個人在一定范圍內和特定時間里都要遵守的,是一個公司要完成各項工作任務的根本保證,也是一個組織中管理者進行有效管理的重要手段。就如案例中,制度規定每周三上午9點是公司總經理辦公會時間,但已經到9點10分了,營銷副總還沒有到會,按照公司有關請假制度,他應該以部門聯絡單或電話提前溝通的形式向總經理請示批復,一是遵守公司規章制度,二是尊重組織倫理,三是給領導面子。恰恰這三點,他一條都沒有做到。這本身說明這名營銷副總“制度意識”淡薄,把制度視為兒戲,對公司制度的重要性認識不夠到位。
第三,管理干部缺乏一定的管理能力和溝通技巧。營銷副總則認為,解決眼下的問題比執行會議制度更重要。顯然,這是在為自己不遵守公司的規章制度開脫,是不成立的。同時,也反映營銷副總缺乏一定的管理能力和溝通技巧。一個有能力的管理者,既能參加總經理的制度執行會議,又能把客戶的投訴問題解決好。解決眼下的問題重要,還是維護制度的嚴肅性重要?關鍵是看自己怎樣去做。
結合案例反觀之,在市場競爭日益加劇情況下,農資企業生存空間開始變得越來越小,壓力也是越來越大,企業如果不強調各項制度的落實,則很難保證公司各項任務的完成。緣于此,企業必須落實以下六項措施:一是要規范制度的運行程序,每項工作的開展都堅持用制度來規范,做到工作有布置、有檢查、有結果;二是加強領導帶頭作用,體現制度的公平性;三是加強宣傳教育,促使大家自覺去遵守;四是要抓住違反制度的典型事例,用反面教材來進行教育;五是設立監督部門,發揮監督機制的作用,經常性地進行督促和檢查;六是建立健全嚴格的獎懲追究制度,激勵落實的人,使責、權、利相結合。?笏