蒙牛：乳業帝國的精細化費用管控

龐大的組織架構，復雜的業務體系，多套管理軟件形成的信息孤島……如何解決費用報銷周期長、預算管控能力低的問題？如何建立高效的“共享財務”體系，支撐蒙牛乳業帝國的高效運轉？蒙牛聯合AMT，歷時2年多時間，成功打造全集團“網上費用報銷管理平臺”，有效控制財務風險和提升運營效率，并為實現財務共享中心奠定基礎。

蒙牛乳業（集團）股份有限公司成立于1999年8月，總部設在內蒙古自治區呼和浩特市和林格爾盛樂經濟園區，是國家農業產業化重點龍頭企業、乳制品行業龍頭企業。到目前為止，蒙牛已經在全國20多個省區市建立了31個生產基地50多個工廠，擁有液態奶、酸奶、冰淇淋、奶品、奶酪五大系列400多個品項，其中液體奶、冰淇淋和酸奶銷量居全國第一;乳制品出口量、出口的國家和地區居全國第一。

蒙牛在短短十年中，創造出了舉世矚目的“蒙牛速度”和“蒙牛奇跡”。然而，伴隨著蒙牛的迅猛發展，組織架構不斷龐大，上萬種崗位和遍布全國各地的3萬多員工，使管理的復雜度逐級增加，借助信息化實現管理升級也迫在眉睫。

如何建立支持業務發展的高效財務管理體系，以支撐蒙牛的高效運轉？蒙牛需要尋找一家具備很強咨詢+軟件落地能力的公司作為長期的信息化戰略合作伙伴。2012年，蒙牛聯合AMT啟動了高效財務共享體系的建設，歷時2年多時間，成功打造了全集團“網上費用報銷管理平臺”，并全面實施推廣，有效的控制財務風險和提升運營效率，為實現財務共享中心奠定基礎。

第一階段：診斷問題明確目標

基于蒙牛費用管理業務流程和信息化現狀的深入了解，發現存在以下問題：

1. 員工報銷時間長、異地管理報銷難度大：費用報銷從業務發起流程，手工填寫報銷單，費用結案后所有費用全部集中在月底進行處理，導致營銷市場、固定費用報銷無法實現即時處理，時間方面跨度較長，均長達1個半月左右;個人出差墊付資金周轉以及整體報銷單據周轉時間長;異地管理的部門越來越多，報銷審批積壓現象嚴重。

2.財務業務信息共享滯后，無法實現預算前控制：業務、財務各項數據無法進行實時共享，對預算、用款計劃監控不能達到實時預警;公司對預算控制的能力較低，僅停留在事后控制上。

3.財務標準化難度大，無信息化支撐：財務人員手工處理報銷，需要對單據的合法性、審批流程的合規性、報銷標準的統一性進行審核，標準化審核的作業規范需信息化手段支持。雖然集團已經實施了SAP、金蝶等管理軟件，但是針對費用管理的信息化支撐依然空白。

結合現狀調研，項目組明確了“網上費用報銷管理平臺”項目的目標：實現預算對費用數據的實時管控與預警;縮短業務費用報銷周期，在保證甚至提高財務核算準確性的基礎上節省財務核算數據的時間，進一步提高業務、財務核算工作效率;以費用報銷、資金支付為重點，通過系統固化優化報銷流程，實現費用報銷和資金支付流程的統一化、規范化、標準化、透明化、自動化;梳理并優化財務制度與流程，為實現財務共享中心做好第一步的準備。

第二階段：設計整體IT解決方案

面對蒙牛龐大的組織架構，復雜的業務體系，以及多套管理軟件形成的信息孤島，要實現對費用管理的優化和方案的可落地，在方案設計中，必須充分考慮作業流程的標準化，與已有信息系統的集成，數據的共享和決策分析，流程操作實施的便利性等，因此整個方案重點關注了以下內容：

• 管理與IT相結合：解決方案從日常費用報銷、差旅管理、辦公用品管理、媒介管理等方面細化了各業務的流程規則和管理標準，同步設計出計劃預算到費用報銷的全流程解決方案， 明確需要實現的系統功能。
• 多套系統高度集成：蒙牛已在運行或正在測試的系統中，與網上費用報銷系統相關的有預算管理系統、核算系統、資金結算系統等8款之多，解決方案重點規劃網上費用報銷系統與其他管理軟件之間的系統架構關系，從而將費用管理從預算-報銷-結算-核算的各個業務環節打通，形成業務無縫化、信息共享化。
• 數據集成和決策分析：在系統集成的基礎上，實現與主數據、人員、部門、供應商、科目等信息自動對接，實現基礎數據共享，在此基礎上形成面向部門、員工等各維度費用分析報表。
• 影像系統接入：出于對將來財務共享中心的規劃，特考慮在費控系統階段施行票據影像掃描系統，對發票和其他業務憑證進行掃描后上傳到集團服務器，方便費控系統及時的完成原始票據審批的工作，提高報銷速度和財務工作效率，同時完成對歷史數據的永久性保存和調用查閱。
• 引入移動終端：方案設計關注行業前沿，積極引入先進技術，為了方便蒙牛員工的移動辦公，與移動終端集成，引入了手機版的費用報銷管理系統。

整體IT解決方案通過業務流程梳理、設計系統框架圖、定義各軟件接口、細化各業務實現功能等，為系統的下一步實施推廣做了充分準備。

第三階段：系統實施和應用推廣

如何在蒙牛遍布全國各地的不同分支機構中對3萬多員工逐步實施和推廣系統？AMT協助蒙牛制定了“局部試點——全國推廣——優化應用”的系統實施和應用推廣方案。首先聚焦在蒙牛集團財務核算部門所涉及到的業務，進行系統試運行;然后擴展到呼和浩特進行試點運行;經過兩輪的試點與磨合后，開展了面向全國范圍的系統應用推廣工作。

在系統全國范圍實施推廣時，同步進行系統應用的優化，改善用戶體驗，如引入手機版的網上費用報銷管理系統，打破了地域限制，極大地方便了員工的操作。

在系統實施推廣過程中，遇到各分公司要求不一、項目推進受阻等問題，AMT本著“溝通、研討、培訓，貫穿全程的知識轉移和變革推動”的宗旨，通過及時跟蹤系統功能使用情況、開展多形式培訓、優化系統功能等工作，保證項目的有序推進，同時通過知識轉移為蒙牛培育了后續保障團隊。

2014年，“網上費用報銷管理平臺”已在蒙牛全集團成功推廣應用，通過報銷計算自動化、預算控制實時化、管理控制數據化、簽字審批網絡化、報銷執行標準化，流程透明可追溯，全面改善費用管理流程效率，提升預算風險控制能力，為財務共享中心的實現建立了基礎的操作平臺，并提升了各級管理者和員工滿意度：

對管理著而言：“案頭工作”改成“移動辦公”，不受時間地點限制，隨時可以進行費用審批;系統自動預算控制，為管理者審批進行自動預警;報表數據快捷準確，方便管理者從不同維度調用數據;歷史數據電子歸檔，降低后期管理成本。

對于普通員工而言：簡化計算核對工作量，提升工作效率;報銷速度不受“領導辦公室時間”限制;報銷全流程透明便于過程進度控制;移動辦公利用員工高效安排報銷工作;實現員工賬務自助查詢管理。