醫(yī)學(xué)科技聲像檔案保管利用中存在的問題與對策

【中圖分類號】R4 【文獻標識碼】B 【文章編號】1002-3763（2014）06-0307-02

醫(yī)學(xué)科技聲像檔案作為科技檔案的重要組成部分，不僅可生動地記錄醫(yī)學(xué)科研活動的真實過程，而且能為醫(yī)學(xué)科研工作提供重要的利用價值。隨著電子科技信息的發(fā)展，聲像檔案越來越受到人們的重視，結(jié)合自己工作實踐，分析醫(yī)學(xué)科技聲像檔案保管使用中存在的問題，提出有效對策，更好地發(fā)揮檔案聲像檔案在醫(yī)學(xué)科技事業(yè)發(fā)展中的重要作用。

1 醫(yī)學(xué)科技聲像檔案保管利用中存在的問題

醫(yī)學(xué)科技聲像檔案的形成是工作者長時間、全過程拍攝的積累。除要求在形成的過程中具有較高水平的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識和拍攝技巧、技術(shù)外，在后期整理、加工、制作及保管和使用過程中，也對檔案管理工作者提出更高的技術(shù)要求。

1.1 存在重視程度不夠、認識不到位的問題。不重視聲像檔案的保管利用，有些重大公務(wù)活動和科學(xué)研究過程雖然進行了錄像、錄音和拍照，但對拍攝的資料沒能及時集中收集保管，有些由拍攝者個人保存，導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科技聲像資料保管不齊全、不完整甚至丟失，嚴重影響了醫(yī)學(xué)科技聲像檔案的價值，對后期的開發(fā)利用，造成嚴重的影響。

1.2 存在無制度或有制度不按制度執(zhí)行的問題。醫(yī)學(xué)科技聲像檔案的保管和開發(fā)利用檔案部門應(yīng)有嚴格的管理制度，有些單位沒有嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，出現(xiàn)自由形成、自由處理的情況，個別單位甚至缺乏自己的管理制度，更無從談起執(zhí)行了。

1.3 存在醫(yī)學(xué)科技聲像檔案管理不規(guī)范甚至無序管理的問題。一是沒形成規(guī)范的資料保管目錄，有的和文字資料一起編目錄，沒能將醫(yī)學(xué)科技聲像檔案單獨編排目錄；二是編排目錄不規(guī)范；三是編排目錄的方式不規(guī)范；四是對醫(yī)學(xué)科技聲像檔案缺乏必要的文字說明，照片、底片、光盤裝袋保管，標示不明確，錄像帶、錄音帶未加技術(shù)編輯處理，未配解說、音樂等，沒能形成完整的有保存價值的檔案資料。

1.4 存在使用效率低，閑置得不到充分利用的問題。醫(yī)學(xué)科技聲像檔案的完整收集整理、妥善保管重在開發(fā)利用。有些單位聲像資料保管工作做的尚可，但是開發(fā)利用做得不夠好，沒能起到醫(yī)學(xué)科技聲像檔案資源開發(fā)利用的作用。特別是在科技成果申報、科技成果申報時，大多數(shù)重視文字、表格的撰寫與描述，而忽略利用重要的聲像檔案體現(xiàn)和表達，往往影響到成果評選、論文發(fā)表的檔次與結(jié)果，留下不應(yīng)有的遺憾。

1.5 存在保管條件差，受損的問題。醫(yī)學(xué)科技聲像檔案的保管要比文字檔案的保管條件要求更加嚴格。有些單位保管醫(yī)學(xué)科技聲像檔案同其他檔案混在一起，沒有配備專用聲像檔案柜，更是達不到恒溫、恒濕、防腐、防磁的條件要求。導(dǎo)致一些照片特別是一些珍貴的老照片嚴重退色、底片變質(zhì)、磁帶銷磁受損的現(xiàn)象，嚴重影響了醫(yī)學(xué)科技聲像檔案正常的開發(fā)利用。

2 做好醫(yī)學(xué)科技聲像檔案收集，確保完整性

2.1 確保醫(yī)學(xué)科技聲像檔案的質(zhì)量。拍攝制作好聲像資料，是開發(fā)利用的首要環(huán)節(jié)。只有內(nèi)容好、質(zhì)量高的聲像資料才有可開發(fā)利用的價值。因此，要求拍攝技術(shù)人員不僅要嚴把質(zhì)量關(guān)，更要在后期的制作中精益求精，使醫(yī)學(xué)科技聲像檔案既符合科學(xué)研究需要，又有利于保管利用。

2.2 擴大宣傳聲像檔案的重要性，疏通收集渠道。當代拍攝制作的醫(yī)學(xué)科技聲像資料非常重要，老一代工作者形成的醫(yī)學(xué)科技聲像資料往往更是具有利用的價值。檔案管理人員要通過有力的宣傳動員，讓全體員工充分認識到醫(yī)學(xué)科技聲像檔案對全局工作及自身工作的重要性，是大家主動按時提供相關(guān)資料的動力，這是收集聲像資料的主渠道。二是向有關(guān)人員征集。對散存在個人手中的聲像資料可采用有償征集、無償捐贈等方式征集，這是收集聲像檔案的重要渠道。三是向重點科室、重點項目負責人重點收集。特別是國家級、省級科研課題要跟蹤收集，及時與科研人員溝通，掌握課題進展情況。

2.3 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，聲像設(shè)備越來越先進，形成的醫(yī)學(xué)科技聲像檔案越來越齊全，應(yīng)采用科學(xué)方法，先進技術(shù)，正確保管好檔案。

3 加強醫(yī)學(xué)科技聲像檔案保管利用的對策

3.1 加強宣傳，提高認識。要利用多種形式，廣泛宣傳醫(yī)學(xué)科技聲像檔案保管利用的重要意義和有關(guān)專業(yè)知識，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)和廣大科技人員對醫(yī)學(xué)科技聲像檔案保管利用重要性的認識，增強人們對醫(yī)學(xué)科技聲像檔案開發(fā)應(yīng)用的意識。

3.2 采取措施，強化管理。建立健全切實可行的醫(yī)學(xué)科技聲像檔案管理制度，強化規(guī)范管理。對收集、整理、歸檔到移交統(tǒng)一管理，防止資料分散流失。同時對醫(yī)學(xué)科技聲像檔案的保管、借閱、使用也必須做出明確規(guī)定。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，確保醫(yī)學(xué)科技聲像檔案規(guī)范統(tǒng)一。一要為檔案管理人員提供大量培訓(xùn)機會，掌握檔案相關(guān)的法律及規(guī)則制定，并全面理解其精神，只有這樣才能提高聲像資料管理人員的技術(shù)水平，做到掌握標準一致，保證聲像檔案規(guī)范統(tǒng)一。二要加強聲像資料檔案管理人員的職業(yè)道德、敬業(yè)愛崗和無私奉獻精神的教育，增強檔案管理人員的事業(yè)心和責任感。檔案管理不是簡單的收集分類 裝訂編目等，更是要不斷的熟悉館藏的檔案內(nèi)容、數(shù)量、成分等，并深入研究形成有關(guān)的匯編及參考資料，只有這樣才能使檔案得到有效的開發(fā)利用。

3.4 改善保管條件，提高聲像檔案使用效率。要建立符合聲像檔案保護條件的庫房，購置標準專業(yè)櫥柜，嚴格控制溫度、濕度，避開電磁干擾，以免發(fā)生霉變或磁性記錄消失。注意定期對錄音帶、錄像帶和電影膠片等倒帶檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取保護措施，以延長聲像資料的壽命。