研究生人事檔案管理研究

摘要：研究生檔案是記錄研究生從高中、本科到研究生畢業這一期間的家庭情況、政治面貌、成績記錄、畢業情況、獎懲記錄以及德、智、體等方面的內容的材料。而研究生是各企事業機關團體特別是高校、科研等用人單位的主力軍，因此研究生檔案管理工作是為社會機關團體培養、選拔、錄用人才服務的一項必不可少的重要基礎工作，是用人單位聘用到合適對口的專業人才的一個基本保證。研究生檔案管理作為高校管理工作的一部分，需貫徹、執行黨的教育方針，研究生人事檔案的完備、準確、真實的管理尤為重要。

關鍵詞：研究生人事檔案；管理；轉遞；高校

中圖分類號：G643 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）20-0087-02

研究生檔案是記錄研究生從高中、本科到研究生畢業這一期間的家庭情況、成績記錄、畢業情況、獎懲記錄以及德、智、體等方面情況的材料。它是研究生在各學校學習期間產生的記錄學校教育學生、培養學生、反映學生學習成績、思想品德、精神面貌等形成的第一手材料，這些材料真實地反映了研究生在各階段的學習情況、研究方向、思想品德、興趣愛好等。而這些情況正是國家和社會在選拔任用人才時所需要了解的內容，是用人單位選擇用人的重要依據，是干部檔案形成的最初部分。因此研究生檔案的管理、郵寄等應是學校工作的一個重要組成部分。但在實際操作過程中，由于招生工作中各個地區對學生檔案的管理和郵遞沒有統一規定，給高校學生檔案的管理工作帶來諸多困難，如有些本科學校沒有嚴格執行檔案管理制度，隨意將學生檔案交給學生個人帶到錄取學校，有的檔案甚至封條都沒有。學校的隨意又導致部分研究生在入學報到后不及時上交檔案，有的隨意放在宿舍，一放就是幾個月甚至到研究生畢業時才想起檔案的事才慌忙送往研究生檔案管理部門。有的甚至丟在家里，直到錄取學校找到該生要檔案時，學生才想起離開本科學校時老師曾給了個袋子。還有個別研究生檔案意識差，拿到檔案后視封條不顧而私自拆開個人檔案，嚴重影響了檔案的真實性、準確性和保密性。本文從學生檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護、利用與傳遞等方面做一些探討，并對研究生人事檔案的管理提出自己的幾點思考。

一、各階段學生檔案應產生的材料

為了保證研究生檔案的完整、準確、安全，保證研究生升學、就業等利益不受影響，在新生報到時南京農業大學研究生院（以下簡稱“我院”）招生辦就告知全體入學新生，只有檔案到了方可報到。

學生高中檔案原始資料要齊全，應該具備以下內容：高中畢業生登記表；高校招生報考志愿表；高中學習成績單；高中階段獎懲材料；高校招生體檢表等。其中高中畢業生登記表、高中學習成績更應該是必不可缺。高校在錄取后，應將這些高中階段產生的原始檔案調入到本校管理本科生檔案的部門。

學生本科階段應產生以下內容的原始檔案：本科生入學登記表、高校畢業生登記表、本科畢業生成績單（此三項必備）；學士學位復印件、本科畢業證復印件；英語四、六級證書復印件；本科期間獎懲材料；本科錄取通知書等等。如學生在本科畢業后選擇就業，所在院校應將含有高中和本科的原始檔案轉至用人單位或學生原籍的人才市場。如選擇讀研，則在考取碩士研究生后，所在院校應將含有高中、本科階段產生的原始檔案轉至錄取學校管理研究生檔案的部門。

碩士階段應產生的原始檔案應包括：碩士報考登記表、錄取通知書、畢業生登記表、學位申請書、碩士畢業生成績單（此五項必備）；碩士階段產生的獎懲材料；碩士招生體檢表、研究生中期培養考核等等。如果是推薦免試生，則必須放入推薦免試生材料。

到了博士研究生階段，則在高中、本科和碩士檔案的基礎上，應具備如下原始檔案：兩份專家推薦信、博士報考登記表、博士畢業生登記表、博士學位申請書、學位授予決定（此五項必備）；博士中期培養考核；博士培養期間產生的獎懲材料；錄取通知書、錄取體檢表等等；如果是碩士直接攻讀博士的研究生，則須放入轉博生材料。

二、學生檔案形成材料的收集與歸檔

研究生院招生辦公室在確定錄取后，將錄取的研究生人事檔案材料調入后，移交研究生人事檔案管理部門，檔案室對研究生院送來歸檔的每份檔案進行認真地清理和簽收。再將新生的錄取通知書、報考登記表和體檢表收集完整，轉交研究生人事檔案管理部門，檔案室再將這些分別放入新生檔案中。

為了使研究生的檔案更加完備，更適應社會發展的需要，在校培養期間，各學院應為每個學生準備一個學籍袋。平時及時將研究生在校學習期間產生的各項材料如培養計劃、中期考核、各類獎學金評選等反映學生德、智、體的材料收集起來，放入個人的學籍袋。另外還有部分研究生參加社會考試形成的證書材料等也均需放入學籍袋，放入前各學院應嚴格審核，并蓋上學院章，確保材料的真實性。在研究生畢業前一個月，各學院將這些學籍材料放入研究生人事檔案袋中，這樣研究生檔案內容才能更為全面。

在研究生畢業時，研究生院將研究生的畢業生登記表、學位申請書、成績單轉入研究生人事檔案管理部門，由研究生人事檔案管理部門組織放入研究生人事檔案袋中。

以上各項材料整合后，才能形成完備的研究生人事檔案。主管研究生人事檔案的人員在收集到研究生培養和畢業時產生的材料后，也需要注意鑒別，并注意材料是否完整和準確。屬于歸檔的材料書寫一定要清楚，其中姓名書寫一定要準確，千萬不能使用曾用名、拼音或者英文名。材料上需蓋學院章，并且標明所在學院和研究生學號，并按學號從小到大的順序排列方能更為準確地歸檔。學生檔案材料，須使用正規用紙，用鋼筆或水筆填寫。不得用圓珠筆、鉛筆或紅色和復寫紙書寫。不屬于規定歸檔的材料，應退回各學院。研究生本人送交的材料不得入檔。

三、檔案的保管與保護

根據人事檔案需要安全保密和便于查找的原則，學校要對研究生檔案進行嚴密、科學的保管，確保研究生人事檔案的安全。研究生檔案要建立專門的檔案庫房，庫房要有防火、防潮、防盜、防光、防霉等設施，以確保研究生檔案的安全性。

研究生檔案的保管一定要整齊有序，使用的檔案袋要統一。研究生檔案入庫后，要更換統一和規范的學生檔案袋，并用研究生學號做檔案號，這樣既避免了檔案號重新編寫的不便，更是方便日常使用和查找，學生在就業遷走檔案時也清楚地知道自己的檔案號，同時方便各學院對研究生在讀期間產出的檔案材料的添加和查閱。研究生檔案應按入學年份分學院并按學號從小到大的順序擺放，在檔案袋醒目之處標注學號。

平時的管理應建立檔案登記和統計制度，每年核對一次研究生人事檔案，確保調入的每位研究生的檔案安全和已畢業但是檔案暫未遷走的檔案的安全。在核對過程中若發現檔案存在的情況應及時核對人事檔案進出的登記簿，若仍無法確定檔案去向，應及時向部門領導反映并想法查清檔案去向，以保證每位研究生的檔案安全。

四、研究生檔案的利用

在校學習期間，各院系或者研究生個人需要查閱研究生檔案，了解研究生檔案內的信息，須各學院輔導員或研究生秘書親自前來查閱，學生個人不得接觸自己的人事檔案，不允許自行查閱，更不能私自領取檔案。

學生進入就業期間，各用人單位需要對研究生檔案進行政審，查閱研究生的人事檔案，須嚴格遵守檔案查閱管理規定：

用人單位來對學生檔案進行政審，須持各用人單位人事部門的介紹信方可查閱。研究生檔案管理部門，要根據規定和需要為用人單位提供服務，認真回答用人單位針對檔案情況提出的各類問題。

研究生檔案一般不能外借，如公安、法院等機關必須借用時，須說明理由并持開具的蓋有單位公章的證明，經主管檔案的領導簽字批準，方可出館。

查閱學生檔案時，也必須遵守保密制度和查閱規定，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案內各項材料，確保研究生檔案的安全。

五、研究生檔案的轉遞

研究生畢業后，有的學生選擇就業，有的選擇繼續深造，有的選擇出國等等，檔案管理部門應根據就業部門和各學院的學生去向信息，及時將研究生檔案轉給新的主管單位。

研究生去外校攻讀博士或做博士后，各學院應及時將研究生調取檔案的通知轉交到研究生人事檔案管理部門，以便研究生人事檔案管理部門及時整理郵寄。已找到工作的畢業研究生應在研究生院就業辦辦理報到證，就業辦應將報到證的下半聯（白色）裁剪下轉交研究生人事檔案管理部門。研究生人事檔案部門再根據報到證上檔案地址欄信息做好登記，并嚴格按照上面的信息寫好信封和轉遞單，同時將報到證放入人事檔案袋內一并轉出。

轉遞研究生檔案應嚴格按照檔案管理部門的要求認真對待，確保檔案的安全。研究生檔案應嚴格按照要求，采用機要交通或派專人專門遞送，不能通過普通郵局進行郵寄，也不能使用快遞公司快遞檔案，更不能貼好封條蓋好章后交由學生本人自己帶到錄取學校。

寄出的檔案還須保證其完整、真實、齊全，并按規定認真整理，填寫好轉遞單和檔案接收單位名稱，學校不得以任何原因扣留部分材料或分批轉出。寄出時應嚴密包封，并在封條上加蓋公章。收到檔案的單位，應仔細核對檔案，并在轉遞單回執上簽名蓋章郵寄或采用其他形式轉給檔案寄出學校，以確保檔案的安全。

以上是我院對研究生檔案的管理情況，應該說，研究生人事檔案的收集、整理到轉遞比本科生的要復雜得多。首先內容材料要比本科生多，其次研究生培養期間檔案的利用率高，學院、用人單位包括學生個人都要經常利用，最后還有研究生就業形式更為靈活等都使得研究生檔案的管理更為復雜。為此結合我院研究生人事檔案管理的實際，認為管理研究生人事檔案確實需要注意以下幾點。

1.各學院建立研究生學籍袋

每一個研究生入學后，每個學院都應該建立學籍袋，學籍袋如同檔案管理一樣，按學號從小到大的順序進行排放，這樣每一項材料形成后，學院的教學秘書都可以及時、準確放入每個研究生的學籍袋。平時學生自己上交的須放入檔案袋的材料，學院也可在審核后及時放入。在研究生畢業后，各學院把研究生學籍袋移交研究生人事檔案管理部門，和人事檔案管理部門協作放入其人事檔案袋，這樣更可保證檔案的完整，也大大減少每形成一樣材料均送入檔案管理部門的工作量和頻繁使用的錯誤率。經過我院多年實踐證明，各學院建立新生學籍袋是檔案完整的最大保證。

2.用研究生學號做研究生人事檔案號

每個研究生在確定錄取之后，都會根據學院編排有序的研究生學號。我院研究生學號前四位是入學年份，年份后“1”為碩士，“2”為博士，接著是學院代碼，如農學院為“01”，植保院為“02”，資環院為“03”，最后就是各學院具體的學號。比如2013年入學的農學攻讀碩士學位的1號學生全部學號為2013101001，這樣的學號編排規則既避免了各學院學號的重復，也方便各學院的分辨和管理。因而用學號做檔號更便于各學院學籍材料的移交，根據學號對應裝入學院移交的學籍材料非常方便，各學院也方便了解和管理本院研究生的檔案信息。學生畢業時教育廳辦理的報到證也均是以學號為準，這樣各部門對研究生的材料用學號統一管理，會使研究生人事檔案的各環節工作都變得方便順暢，查找、裝入材料和檔案轉遞也都會更為方便、準確、有序。

3.研究生檔案須謹慎管理，定期清點

研究生檔案管理必須謹慎，因為在校學習期間，研究生需要獲取檔案內信息和復印檔案內資料情況非常多，這樣導致檔案進出次數多，稍不謹慎操作便會出錯。平時研究生就業靈活，出檔案的時間無固定性，一年四季均會就業，這些都使得研究生檔案的管理尤為復雜。管理者應細心管理，定期清點。在確保研究生檔案的完整、正確的同時，更要確保每份出去的檔案準確及時，一定要仔細核對報到證上檔案地址欄上的就業信息，認真填寫檔案轉遞單和做好檔案出入的登記，仔細做好出檔記錄。每年的6月底7月初是學生就業高峰，我院畢業生近3000人，一次性轉出檔案將會超過1000份，在這1000份檔案整理準備郵寄時，應立即清點庫存檔案以免有誤并能及時處理。確定無誤后方可將整理好的檔案通過機要寄出。

4.研究生檔案須采用機要途徑或專人轉遞

大部分研究生對檔案不太了解，再加上部分高校對學生檔案管理比較松，會將其檔案交由學生自帶，甚至連袋口都不封死，或者郵政EMS轉遞。自帶檔案的學生則會要么在開學后自己帶到學校，要么通過郵局郵寄，還有的干脆通過快遞公司郵寄，甚至有不交者，這樣給研究生人事檔案管理工作帶來了許多麻煩，檔案丟失的情況也時常發生。機要轉遞都是專車送到機要件接收部門，每一份經過機要轉遞的檔案都要登記在冊，無論是送交人還是接收人均需簽字，確保了每一份檔案的安全到達，至今無一例通過機要轉遞丟失的案例。

5.研究生檔案管理需要信息化

目前，研究生人事檔案各高校均是采用手工操作，需要專門的庫房，還需防火防霉等等，要求高、工作量大，且易錯，每個學生就業，政審部門都需親自前來查看，成本極為高昂。研究生人事檔案管理需要不斷地研究和改進管理方法和保護技術，使研究生檔案管理由純手工化操作逐步實現科學化、標準化和現化管理。信息化時代的今天，使用傳統人工的方式管理檔案存在著許多缺點，如檔案管理人員編制的要求、檔案庫房的保障條件等。使用計算機對學生檔案信息進行數字化管理，具有手工管理所無法比擬的優點，例如：檢索迅速、查找方便、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點不僅能夠極大地提高學生檔案管理的效率，而且能確保檔案的安全準確，更是降低了用人單位對檔案進行審查的成本，為政審工作帶來方便、快捷和高效率。

研究生是學校為國家和社會培養的高知識水平的研究型人才，研究生群體在國家實施的“科教興國”戰略中起著非常重要的作用，研究生是各企事業機關團體中最具能力和實力的生力軍。研究生人事檔案是各用人單位選取合適人才的基石和保證，各高校確保研究生人事檔案的完整安全、認真做好研究生人事檔案管理工作具有非常重大的意義。

（責任編輯：王意琴）