潤滑油公司物資采購管理優(yōu)化研究

[摘 要]：物資采購管理是產(chǎn)銷一體化企業(yè)運(yùn)營管理的起點(diǎn)和重要環(huán)節(jié)，物資采購環(huán)節(jié)是否嚴(yán)格規(guī)范會(huì)直接關(guān)系著企業(yè)的綜合效益。本文深入分析了潤滑油公司的采購模式和流程，在剖析目前公司物資采購管理中面臨的問題的基礎(chǔ)上，從精細(xì)化管理、優(yōu)化采購環(huán)節(jié)、加強(qiáng)信息化建設(shè)和與培育優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商四個(gè)方面提出物資采購的優(yōu)化方案。

[關(guān)鍵詞]：物資采購管理 集中采購 優(yōu)化方案

潤滑油公司是集生產(chǎn)、研發(fā)、銷售、服務(wù)于一體的專業(yè)化公司。產(chǎn)—銷—研一體化的公司性質(zhì)，決定了物資類別的多樣性。采購需求涵蓋了科研設(shè)備、促銷宣傳品、生產(chǎn)原料、包裝物、設(shè)備等等，小到一個(gè)試管、大到整廠的調(diào)和系統(tǒng)，物資種類復(fù)雜，數(shù)量較少的現(xiàn)狀，要求采購方式、采購程序和采購管理也要隨之變化，不能“一鍋端、一刀切”。

1.潤滑油公司采購管理概況

1.1潤滑油公司采購組織結(jié)構(gòu)

潤滑油公司采用二級(jí)管理體制。公司工程管理與采辦部為總部機(jī)關(guān)的職能管理部門，對(duì)公司物資采購與電子商務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行歸口管理，并負(fù)責(zé)公司統(tǒng)一集中采購物資的采購實(shí)施和采購管理，各二級(jí)單位（包括各潤滑油廠、銷售分公司、研發(fā)中心物資）采購部門主要負(fù)責(zé)落實(shí)組織落實(shí)公司物資采購管理規(guī)定、工作任務(wù)和本單位采購物資管理（包括價(jià)格、合同、信息等），組織實(shí)施物資采購和供應(yīng)【1】。

1.2潤滑油公司采購模式

公司執(zhí)行兩級(jí)集中采購。為了既保證了集中的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，又保證了下屬企業(yè)的靈活性，公司最終確定“集中不集權(quán)”，“統(tǒng)分結(jié)合”，“分級(jí)管理”的集中采購思路，并開始為全面推進(jìn)II類物資的集中采購，通過兩級(jí)集中采購結(jié)果的沿用大大簡(jiǎn)化了采購流程，節(jié)省了采購時(shí)間，提高了采購效率。使過去計(jì)劃組織采購，周期長、效率低、需求零散、致使“先用后報(bào)“的現(xiàn)象大大改善。

2.潤滑油公司物資采購管理存在的主要問題

2.1管理制度執(zhí)行不到位

為加強(qiáng)物資采購和招投標(biāo)管理，潤滑油公司先后出臺(tái)了《潤滑油公司物資采購管理辦法》等一系列管理規(guī)定。盡管采取了培訓(xùn)、會(huì)議及現(xiàn)場(chǎng)講解等多種方式對(duì)集團(tuán)公司、潤滑油公司的相關(guān)物資采購管理、招投標(biāo)管理制度進(jìn)行宣貫，但制度執(zhí)行不徹底的問題仍然存在，對(duì)細(xì)節(jié)性的規(guī)定執(zhí)行仍存在偏差。另外對(duì)集團(tuán)公司招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)模板的使用還未得到普及。

2.2招標(biāo)采購人員專業(yè)性不強(qiáng)

在參加二級(jí)單位組織的招標(biāo)會(huì)中，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)采購招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)混亂、記錄資料和數(shù)據(jù)丟失、現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)突發(fā)問題無法及時(shí)妥善解決等問題，導(dǎo)致采購招標(biāo)無法順利完成，進(jìn)而影響公司正常的生產(chǎn)經(jīng)營。出現(xiàn)這種情況主要是由于二級(jí)單位招標(biāo)采購人員會(huì)前準(zhǔn)備不充分或缺乏招標(biāo)相關(guān)實(shí)務(wù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

2.3采購流程信息化不徹底

隨著能源一號(hào)網(wǎng)及電子商務(wù)平臺(tái)的建立及采購功能進(jìn)一步完善，2011年公司開始嘗試物資采購的網(wǎng)上電子平臺(tái)采購，但是物資設(shè)備的線上招標(biāo)和線上詢?cè)催€未實(shí)現(xiàn)，采購數(shù)據(jù)大多靠采購人員手工錄入，準(zhǔn)確性和科學(xué)性無從保證，這樣的半電子化采購流程，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、采購信息的共享，還會(huì)會(huì)造成采購業(yè)務(wù)過程中大量的重復(fù)勞動(dòng)，加重采購人員的工作負(fù)擔(dān)。

2.4缺少科學(xué)的供應(yīng)商考評(píng)體系

對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)，往往只看重談判、比價(jià)和壓價(jià)，而忽視其他如質(zhì)量、交貨時(shí)間、售后服務(wù)和配合度等指標(biāo)，缺少科學(xué)的供應(yīng)商考評(píng)體系，未建立起完善的基于評(píng)價(jià)結(jié)果的激勵(lì)機(jī)制和淘汰機(jī)制，導(dǎo)致公司缺乏對(duì)供應(yīng)商全面的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，使得一些優(yōu)良供應(yīng)商無法與公司建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，出現(xiàn)“劣幣驅(qū)逐良幣”的現(xiàn)象。

2.5物料庫存管理和控制環(huán)節(jié)薄弱

生產(chǎn)所需的II類和III類物資采購回來后，由二級(jí)單位各自負(fù)責(zé)所需物料的庫存，即公司還沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一庫存管理和安全庫存管理，存貨信息無法共享，物料分類無法保證，導(dǎo)致物料庫存成本居高不下，也導(dǎo)致緊急采購增多。

3.潤滑油公司物資采購的優(yōu)化對(duì)策

3.1優(yōu)化采購環(huán)節(jié)

第一，優(yōu)化采購流程的前提就是對(duì)采購物資實(shí)行細(xì)分。在認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)公司集中采購、分類采購規(guī)定的基礎(chǔ)上，認(rèn)真分析潤滑油公司的物資構(gòu)成，形成了針對(duì)不用二級(jí)單位的物資細(xì)分。

第二，建立調(diào)價(jià)機(jī)制。以包裝物、添加劑為例，只建立框架協(xié)議只能保障生產(chǎn)的持續(xù)供應(yīng)，有益于產(chǎn)品包裝物質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定，但距離降本增效的目標(biāo)尚有很大的距離。只有實(shí)時(shí)跟蹤原材料市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格趨勢(shì)，合理調(diào)整采購價(jià)格，才能有效對(duì)采購成本進(jìn)行控制。為此公司應(yīng)據(jù)市場(chǎng)形勢(shì)和采購供應(yīng)量，建立協(xié)議價(jià)格的調(diào)整機(jī)制，及時(shí)提出包裝物采購價(jià)格調(diào)整方案并得以實(shí)施，從而大大降低采購成本。

3.2加強(qiáng)信息化建設(shè)

第一，完善電子采購實(shí)現(xiàn)物資設(shè)備的線上招標(biāo)和線上詢?cè)垂δ堋３闪⒐ぷ餍〗M，積極組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、價(jià)格公式編制、評(píng)標(biāo)模板編制、評(píng)標(biāo)場(chǎng)地安排等相關(guān)平臺(tái)上線準(zhǔn)備工作，盡早通過電子商務(wù)平臺(tái)進(jìn)行線上招標(biāo)采購。進(jìn)一步提高公司招標(biāo)采購工作效率，固化工作流程，共享采購信息，規(guī)范招標(biāo)評(píng)標(biāo)行為，為實(shí)現(xiàn)該公司招標(biāo)采購的集約化、規(guī)范化、精益化提供有效手段。

第二，引入ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）。通過ERP的實(shí)施，建立“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲(chǔ)備、統(tǒng)一結(jié)算”的物資供應(yīng)管理體制，該體系將公司的物資供應(yīng)體系簡(jiǎn)化為四個(gè)一：一個(gè)工廠，一個(gè)庫存，一個(gè)價(jià)格，一本帳【2】。把過去各個(gè)二級(jí)單位自行使用的信息集中到一個(gè)平臺(tái)上去，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各二級(jí)單位和各部門間的資源共享，減少采購人員的工作量，提高其工作效率和準(zhǔn)確度。

3.3培育優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商

第一，與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。在商場(chǎng)中優(yōu)秀供應(yīng)商既是合作伙伴也是企業(yè)的資源和財(cái)富，為此公司應(yīng)制定科學(xué)的供應(yīng)商考評(píng)制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量到商務(wù)運(yùn)行的全過程、全環(huán)節(jié)的考核評(píng)價(jià)體系，并在考評(píng)基礎(chǔ)上優(yōu)勝劣汰。此外，通過組織會(huì)議和參觀活動(dòng)，加強(qiáng)溝通交流，學(xué)習(xí)彼此先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)，提高供應(yīng)商整體素質(zhì)，從而達(dá)到互惠互利，合作共贏的局面。

第二，積極尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。針對(duì)供應(yīng)商數(shù)量不足的問題，一方面需要各二級(jí)單位共同尋找供應(yīng)商，并對(duì)主要設(shè)備特別是灌裝線生廠商要進(jìn)行實(shí)地考察，如考察合格應(yīng)逐步引入。另一方面，對(duì)已有的供應(yīng)商進(jìn)行宣傳教育，加強(qiáng)對(duì)邊遠(yuǎn)地區(qū)的服務(wù)。同時(shí)像克拉瑪依地區(qū)的工作人員應(yīng)平時(shí)留意是否有較好的供應(yīng)商，加強(qiáng)供應(yīng)商的培育。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中國石油潤滑油公司物資采購管理辦法》（試行）.中石油潤滑油分公司文件，2007[30]號(hào).

[2]黨綱.延長油田公司物資采購管理優(yōu)化研究.西北大學(xué)專業(yè)碩士論文，2012.