以優質服務為載體提高機要文件管理水平

摘 要 機要文件的管理水平關系到機要文件能否有效地落實，關系到學校的工作效率。因此，必須要重視機要文件的管理問題，以優質服務為載體提高機要文件管理水平，把握好機要文件管理過程中的每一個環節。本文將從實現機要文件管理過程的規范化、細化機要文件管理措施、提高機要文件管理人員的專業能力以及實現機要文件管理手段的現代化這四個方面來進行詳細闡述，以期促進以優質服務為載體的機要文件管理水平的提高。

關鍵詞 優質服務 載體 機要文件 管理

所謂機要文件就是傳達黨與國家機密的文件。通過機要文件，高校領導人能夠及時地了解黨和國家制定的方針政策以及信息動態等重要信息，并根據相關信息來指導本高校的工作。機要文件的管理水平關系到機要文件能否有效地落實，關系到學校的工作效率。因此，必須要重視機要文件的管理問題，以優質服務為載體提高機要文件管理水平，把握好機要文件管理過程中的每一個環節。本文將從以下幾個方面詳細闡述如何以優質服務為主體提高機要文件的管理水平。

一、以優質服務為載體實現機要文件管理過程的規范化

為了以優質服務為載體實現機要文件管理過程的規范化，必須要對機要文件管理過程中簽收、登記、借閱、清退銷毀以及存檔等各個環節進行嚴格把關。主要要做到以下幾點：

1、簽收機要文件過程中應注意的問題。機要文件主要通過兩種方式進行下達，一種方式是通過郵局的郵遞業務進行下達，領取人員應該要到郵局去領取并簽收，另一種方式是通過機要局進行下達，領取人員應該到機要局去領取并進行簽收。在進行文件簽收時，簽收人員主要應注意兩方面的內容：第一，簽收前要查看機要文件封口封閉性是否完好；第二，簽收文件中的信息與實際信息是否相符。在確保以上兩方面無誤之后方可進行簽收，同時，應注意在簽收文件上寫明文件收到的時間。

2、登記文件過程中應注意的問題。在進行文件登記時，主要注意以下幾方面的內容：第一，確保該機要文件與發文通知相一致；第二，核對登記信息，例如機要文件的文號、保密程度等，確保登記信息的準確性；第三，如果該機要文件是由多家單位共同發行的，那么在進行登記時，要將多家單位都進行登記，不能只登記主要的發行單位。

3、進行機要文件借閱時應該注意的問題。進行機要文件管理時，應該設置用來進行機要文件儲存的機要文件保密室以及專門用來進行機要文件閱讀的閱文室。要制定機要文件借閱制度并將其掛于機要文件保密室以及機要文件閱文室的墻上。機要文件管理人員應該嚴格按照機要文件借閱制度來進行借閱管理，在進行借閱時做好借閱登記，以明確借閱雙方的責任。在借閱人員借閱機要文件時，必須要辦理相關手續，并向相關領導提出申請，申請得到批準后方可進行借閱。必須在機要文件閱文室進行閱讀，并且在閱讀過程中不得進行抄錄或者是復印。

4、在進行機要文件清理、銷毀以及存檔過程中應注意的問題。機要文件管理人員必須要對機要文件進行定期清理。當年的機要文件應在第二年后進行清退，將該機要文件退回原發文部門。如果不需要進行清退，則要對其進行存檔。在進行機要文件的銷毀工作時，對于一些加密文件或者是不允許對外泄露的文件，在對其進行銷毀時，必須要在專門的地方進行，不得隨意進行。

二、以優質服務為載體細化機要文件管理措施

在機要文件管理中，文件丟失現象時有發生。為了解決該問題，機要文件管理人員應以優質服務為載體做到以下幾點：

第一，機要文件管理人員要定期查看機要文件的借閱登記，并嚴格落實相關規章制度；

第二，機要文件管理人員要定期對被借閱過的機要文件進行分類整理，并歸放原位；

第三，對機要文件室內的存檔文件要定期進行查看，防止機要文件出現受潮、蟲蛀等現象。

三、以優質服務為載體提高機要文件管理人員的專業能力

機要文件管理人員必要提高自身的專業能力以更好地提供優質服務：

1、機要文件管理人員要自覺增強自己的政治意識。機要文件具有極強的政治性，機要文件管理人員不得隨意泄漏機要文件的內容，要能抵制得住各種誘惑。因此，機要文件管理人員必須要自覺增強自己的政治素質，從而不斷提高自身的管理水平。

2、機要文件管理人員要加強學習，不斷提高自己的專業能力。機要文件管理人員要不斷加強對于國家相關法律法規的學習以及本管理部門的規章制度的學習，熟練了解并掌握本部門機要文件管理的每一個環節，嚴守借閱程序，不斷提高機要文件管理水平。另一方面，計算機網絡技術迅速發展，機要文件管理人員必須要與時俱進，熟練掌握機要文件管理過程中所使用的計算機網絡技術，從而提高機要文件管理的效率以及質量。

3、注重機要文件管理人員責任感的培養。機要文件管理工作的特殊性要求機要文件管理人員必須要有極強的責任感。

四、以優質服務為載體實現機要文件管理手段的現代化

隨著社會進一步的信息化以及科學技術的發展，我國機要文件管理工作面臨越來越多新的挑戰。在當今世界，網絡技術迅速發展，竊密技術的發展對機要文件的管理工作帶來了嚴重的威脅。因此，機要文件管理部門必須要適應新時代的發展要求，使機要文件管理工作朝著信息化、現代化、自動化的方向發展。一方面，機要文件管理部門要積極引進先進的計算機網絡技術、安全防護系統等高科技，以更好地應對新的挑戰。另一方面，機要文件管理部門要實現機要文件管理手段的現代化，從而提高以優質服務為載體的機要文件管理工作的工作效率。

五、結語

所謂機要文件就是傳達黨與國家機密的文件。機要文件的管理水平關系到機要文件能否有效地落實，關系到學校的工作效率。當前我國機要文件管理工作中還存在很多不完善之處。必須要重視機要文件的管理問題，以優質服務為載體提高機要文件管理水平，把握好機要文件管理過程中的每一個環節。

參考文獻：

[1]盛燦輝.新形勢下加強保密意識提高機要文件管理水平的探究[J].中國管理信息化，2013（09）.

[2]張晏如.對高校機要文件管理工作的若干思考[J].城建檔案，2011（01）.

[3]林麗.試論高校檔案管理工作創新[J].中國科技信息，2009（01）.

（作者單位：南陽醫學高等專科學校）