淺議網絡信息新形勢下檔案信息的電子化管理

摘 要 隨著網絡信息時代的深人發展，檔案信息電子化管理是電子政務發展的需要、是提高檔案資源利用率的需要。本文主要從檔案信息電子化管理的重要性、以及當前存在的軟硬件設施、缺標準化規范化、檔案人員素質等3方面問題，探討在新形勢下加強檔案信息電子化管理的方法，以促進檔案事業科學發展。

關鍵詞 檔案信息電子化 管理

當前，隨著網絡信息時代的深人發展，國家提出信息化發展戰略，為我國檔案事業發展提供了難得的戰略發展機遇。加強檔案信息化建設是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案服務水平的必由之路，勢在必行。如何實現檔案信息電子化管理，使之更好地為社會經濟發展服務，已成為當前檔案管理的一個新的課題。

一、加強檔案信息電子化管理的重要性

檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業化發展戰略的重要行動，具有重要的意義。

1、加強檔案信息電子化管理，是電子政務發展的需要

檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務建設不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分；大力開發檔案信息資源，服務社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設，加快檔案資源的開發應用，是電子政務發展的需要。

2、加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要

隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網絡的新天地。而傳統的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～出版”的工作方式，從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，企業通過網絡，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場。

二、當前檔案信息電子化管理存在的問題

隨著電子信息技術的廣泛應用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰。當前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現如下：

1、硬件和軟件設施有待完善

目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設備安裝在低配置的計算機上，無法實現其自身的功能。比如掃描儀、數碼攝像機、數碼照相機等一些高端設備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。

2、缺乏標準化、規范化

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。

目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案人員素質有待提高

實行檔案信息電子化，必須有高技術人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術水平，缺乏檔案、信息處理復合型人才，無法充分使用現代化設備，制約了檔案信息電子化建設。

三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑

加快檔案信息自動化系統建沒，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。

1、完善硬件和軟件設施

檔案部門領導要有現代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎硬件、軟件開發、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀等設備配置。加大軟件開發力度，加快開發一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數據能相互轉化，使利用起來快捷方便。

2、提高檔案標準化、規范化水平

檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范。當前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。因此，必須制訂《數字化聲像檔案著錄規則》《檔案資料數字化懷準》《紙質檔案數字化操作規程》《照片檔案數字化操作規程》《縮微膠片數字化操作規程》《錄音檔案數字化操作規程》《錄像檔案數字化操作規程》《多媒體信息采集操作規程》等規章制度，提高檔案標準化、規范化水平。

3、提高檔案人員素質

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。當前，許多檔案人員素質不高，提高檔案人員的知識素質迫在眉睫。因此，要有針對性地對檔案人員進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；要有計劃地組織進修培訓，讓他們綜合學習檔案學、信息技術、計算機技術、網絡技術等知識，掌握信息化技術。

總之，檔案信息化管理是檔案工作發展的必然趨勢，是一項長期而又復雜的系統工程。要進一步完善硬件和軟件設施，加強管理，提高檔案人員素質，不斷拓展服務領域，提升檔案事業發展質量和水平，促進檔案事業科學發展。

參考文獻：

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[2]蔣艾云，牛傳東.新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].

（作者單位：泉州出入境檢驗檢驗局）