淺談秘書與口語交際的關系

【摘要】針對當前中職學校開展文秘專業教育面臨的口語教育問題提出三方面對策。

【關鍵詞】秘書；口語交際；中職學生；素養

當今社會已跨入信息化時代，人們每時每刻都生活在紛繁復雜的信息交流之中。隨著傳播媒介的高科技化，口語交際的比重更是呈幾何級數增加?？梢哉f，口語已經成為每個人交際交流最基本的也是最重要的方式和手段。作為中職文秘專業的學生，以后是領導助手的秘書，更應該明確口語交際的相關要求，同時掌握必需的口語交際技巧。如何培養她們的口語交際，本文試提出一些建議。

一、秘書好口才的特點

（一）明確的中心。秘書在用口語交際時，只有明確中心內容，才能做到充分準備，即知道準備什么話題和資料，采用那些技巧和方法，表現何種語言風格，從而做到有的放矢，機智應變。如在“以事告人”的表述中，要精確地說明有關人或事的狀況、特征等，使對方準確地明了、理解所傳遞的信息；在“以理服人”的表述中，要有條有理地說出自己獨到的見解，從而影響和說服對方，使之強化正在形成的的觀念或建立起新的觀點；在“以情動人”的表述中，要能夠流露出深有體驗的豐富情感，從而極大地感染聽眾，使之得到情感升華，做到靈犀相通。

（二）清晰的思路。秘書在口語交際過程中，要想使自己的語言達到思路清晰、有條理，應該做到：首先，說話有重點，先主后次；其次，說話要簡短，聲音果斷；再次，表達明了清楚，不含含糊糊。只有這樣，才能準確地把握時機，采取恰當的言語策略貫徹自己的表述意圖；也才能在口語表達時思路清晰、思維敏捷、記憶精確，做到得心應手，左右逢源，產生極強的感染力和征服力。

（三）自然的表情。每個秘書心中都有一種自我形象的設計，希望自己是個聰明、干練、能被大家喜歡并看重的人。因此，當他面對大眾時，就有兩種擔心；一是怕自己心中的形象不能為他人所肯定；而是怕自己表現出與預想相反的形象，因而在進行口語交際時，往往會表現得緊張不安，甚至張口結舌、零言碎語、口頭禪增多，表達斷斷續續，語不成句。行為方面還表現為面紅耳赤、手足無措、抓耳搔耳等。因此，要善于控制自己的情緒，消除緊張感，充滿自信。同時，要有目的、有意識地參與口語交際實踐，訓練自己的膽量；還要做好充分的準備，胸有成竹地參加交際活動，最終使自己擁有自信和微笑。這也是口語交際成功的保證。

（四）得體的言辭。得體，是口語表達的最高原則。所謂的得體，從口語交際過程看，應當是口語表達者、口語表達內容與交際對象、語境等諸多要素要適配。秘書在口語交際中，只要話語得體，才能實現交際目的，才能取得圓滿效果。

（五）敏捷的反應。思維的敏捷性指口語交際時能迅速靈敏地接收言語信息，并善于在極短的時間內做出反應。在口語交際時，應當從交際對象的話語中捕捉重要的信息，擷取精華，全面、準確地領會主要內容，并根據對方說話的內容，敏銳地把握其思路，針對對方說話的要點和脈絡迅速做出反應。

二、秘書擁有好口才的意義

（一）好口才讓你在事業上如虎添翼。在社會這個大舞臺上，一個人的談吐有時甚至能夠影響到一個人的生存狀態。好的口才能夠使你的生活處處順利，在緊要關頭化險為夷；使你在人際關系交往中事事如意，游刃有余；使你在職場上左右逢源，贏得寶貴機遇……好好把握每一次口語交際的機會，你的人生將會無比亮麗。事業的成功與失敗，往往取決于某一次談話，這話一點也不夸張。在工作中，我們每天都要處理很多事情，或者這件事情和自己有直接關系，或者這件事情與自己身邊的人有關。如果我們處理不好，會讓我們的工作陷入被動的局面；如果我們擁有了良好的口才，這一切就會變得十分順暢。

（二）好口才讓你在生活中如魚得水。在社會生活中，人們要恰當地運用口語交際處理好各種人際關系，包括：夫妻關系、親子關系、朋友關系、師生關系、同事關系、鄰里關系、上下級關系、個人與集體關系等。心理學的研究表明，人與人之間的口語交際，能給人帶來精神上的影響。例如：一方發出的幫助、支持、同情的話，可導致另一方的信任、接受的反應；一方發出的同意、合作、友好的話，可導致另一方的協助、溫和的反應；一方發出的指導、勸告、教育的話，可導致另一方的尊敬、服從的反應；一方發出的諷刺、攻擊、懲罰的話，可導致另一方的梯隊、反抗的反應……

（三）好口才讓你在人群中盡顯魅力。一個人的魅力是多方面的有些是顯性的，有些則是隱性的；有些是先天就具有的，有些則是后天養成的?？诓攀且环N顯性的魅力，她并非與生俱來，而是通過后臺的努力練成的。因此，一個人如果想提升自己的魅力，則提高口才是一個不錯的選擇。在社交活動中，一個人只要開口發表意見，用不了幾分鐘，人們就能判斷其文化素質、人品修養、思維才能。有的人與人交談，廣聞博識，使人敬仰不已；有的人則話不得體，顛三倒四，使人不知所云。

三、秘書口語交際的相關素養

（一）社會歷史知識素養。復旦大學教師俞吾金在談到口才時說過：“口才好比一片汪洋，表達是浪花，內涵是海水。所以我認為要用一種全面、完整的知識作為底蘊，作為源泉。有了知識，口才才有‘口若懸河’的根底?！币环矫妫貢藛T不但要了解自己學科的發展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程。全面而完整的社會歷史知識，可以充實秘書語言的內涵，從而在工作中做到文思敏捷深刻有力、出口成章、令人信服；相反，知識缺乏或知識面窄，語言就會顯得干癟、蒼白無力、翻來覆去地重復那么幾句話，令人乏味、厭倦。所以，秘書必須要有豐富的歷史文化知識為語言提供素材，將語言的魅力完美展現。另一方面，歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚的傳統美德，對秘書良好美德的形成也有極大的塑造作用。秘書對國家的社會發展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發展起來的偉大思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作中維護國家的利益，發揚民族傳統，傳承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷、民族文化的形成有大致的了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書的工作大有皮椅。

（二）科學文化知識素養?？茖W文化知識包括數學、物理、化學、天文、地理、環境、電子、醫療等技術科學，也包括哲學、經濟、法律、倫理、邏輯等人文知識。這些知識都將成為思維過程中的閃光點，使我們的口語表達見解新穎、深入淺出，啟迪人的思想和智慧；相反，一個缺乏科學文化知識的人，口語表達必然淺薄、單調，甚至乏味。作為秘書，哲學理論知識是必須具備的，它直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，秘書才能樹立正確的觀念，從而擺正自己的位置。同時，法律知識也是必備的基礎知識。秘書要做到知法、懂法、守法、護法，要熟悉、了解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的范圍內，以協助領導在法律允許的范圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動，密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業，另外，現代企業秘書還必須掌握涉外法律知識，掌握國際上隨時變化著的情況，如中國加入WTO后，秘書還要掌握一些涉外法律知識。

（三）社交禮儀知識素養。我國是“禮儀之邦”，講究禮儀不是“敷衍裝假”，而是表現了人與人之間的理解、尊重、關懷和支持。它能使人際關系更加融洽、和諧，并能價錢彼此間的信任、理解和親密友好。當今社會，禮儀是進入社會的“金拐杖”，是人際交往的“通行證”?？谡Z交際和社交禮儀總是相伴而行、密不可分的。口語交際的對象是人，說話者都應該有得體的禮儀和規范，才能成為一個為聽眾所接納、受公眾歡迎的人。所以，應該多了解一些社交禮儀的知識，如社交的原則、特征及相關技巧，懂得相關口語中應具備的交際規則等。對于秘書，正確而富有修養的禮儀方法和技巧，對建立新型的、高尚的人際關系，做好工作是非常重要的。

（四）時事知識的素養。秘書每天要與不同的人接觸，面對各種各樣的問題，而要正確、妥善地處理好各種問題，必須要具備一定的時事知識。在我國，不僅國家有“十一五”“十二五”等五年規劃以及各個年度的國民經濟發展計劃，而且各地也有根據本地情況制定的國民經濟發展規劃。秘書要熟知國家和地方政府的有關方針、政策和法規，這既是秘書用來分析矛盾、判斷是非、處理問題的基本武器，也是秘書理解和貫徹執行黨和國家各項政策、法規的工具。秘書要經常登錄相關政府部門網站，了解相關的時事新聞和社會發展動態。作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而深刻的了解。應付對自己下一步的工作有一個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的把握。為了節省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交給自己，從而提前做好準備。

參考文獻：

[1]程在倫，講演與口才.高等教育出版社.