新時期高校檔案管理工作中存在的問題

【摘 要】近年來，我國高等教育體制改革和現代化信息技術的飛速發展，使檔案管理效率大大提升，高校的檔案管理工作發生了巨大變化。本文針對我國新形勢下高校檔案管理工作中存在的問題做一探討。

【關鍵詞】高校 檔案管理 信息化

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）01-0051-02

檔案是指機關、組織、個人在社會活動中形成的作為歷史記錄保存起來以備考查的文字、圖像、聲音及各種方式和載體的文件，有著重要的參考作用和憑證作用。檔案管理是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，檔案工作是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案工作最基本的組成部分。

作為高校檔案管理不僅要做好相關人事檔案、教學檔案等檔案管理，而且要對高校管理內容中涉及的各項工作提供服務，因而，高校的檔案管理與其他檔案管理工作相比，有著更加突出的價值。隨著近年來我國高等教育體制改革和現代化信息技術的飛速發展，高校的運行管理方式和教育服務范圍都發生了巨大變化，各類電子文件資源大量增加，檔案管理的信息化、規范化是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢。

在信息化的背景下，高校檔案管理與新技術的相互融合，使得檔案管理效率大為提升，與傳統的高校檔案管理相比較，由于網絡管理的普遍應用，新時期的高校檔案管理發生了深刻的變化，但由于認識的不到位等多方面的原因，對于高校檔案管理的作用不少高校并未真正重視，我國高校檔案管理工作還存有一定的問題。

一 高校檔案管理層思想觀念落后

面對不斷發展的檔案工作，相關管理人員對其的重視程度不高，沒有充分認識到工作的必要性及其在整個學校發展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個附帶性質的工作，認為此類工作對學校的管理工作無關緊要。因此，在實際工作中，部分檔案管理人員忽視檔案管理的作用，有些單位的領導管理意識不強，對檔案管理人員的管理力度不夠，導致檔案管理人員對自身工作缺乏全面的認識。此外，在固有思想的約束下，部分高校檔案管理通常只重視檔案的基礎性管理工作，如整理、編目及查閱等，對于檔案社會服務功能等方面的工作建設沒有實質性的操作措施。高校檔案管理中，還存在相關管理人員專業素質不高，無法勝任檔案管理的現象。在部分的高校檔案管理人員中，有些檔案管理人員身兼數職，往往疲于應付其他日常瑣事，而忽略了自身本職工作。另外，很多的檔案管理人員，在就職時沒有接受專業系統的培訓，由于文化差異和專業水平的差異，造成檔案管理的體制建設不夠合理，工作人員的思想觀念落后，檔案管理人員的管理水平不符合時代需求等。

二 高校檔案規范化管理程度不夠

高校檔案管理工作是一項較為復雜的工程，特別是人事檔案和科研檔案的遺失可能給高校整個管理帶來極大的損失。目前，高校中大多數檔案管理的隨意性太強，沒有建立起一套嚴格檔案管理制度，致使高校檔案管理散、亂、差現象普遍，存在檔案遺失的現象。高校檔案管理中，因為資金的缺失，導致檔案管理部門無法配齊信息化設備，基礎設施的滯后造成了大多數高校的檔案管理仍處于高度依賴人力操作的階段，這種現象使得高校檔案管理的發展陷入停滯狀態。此外，盡管一些高校在硬件上配備了大量的計算機，但實際的管理工作還大量依靠人工，大量的信息設備成了擺設。另外，由于相關檔案管理計算機軟件在編制過程中，計算機編程人員對檔案管理工作缺乏認識，導致管理軟件實用性不強，無法勝任高校檔案管理工作。

三 提高高校檔案管理水平的若干措施

1.完善檔案管理手段

不斷完善檔案管理手段，采用先進的現代信息化檔案管理方法和手段。傳統的檔案管理手段基本上建立在紙質檔案管理的基礎上，從建立檔案到保存檔案，再到查閱檔案，每一個步驟都必須依靠人去操作，導致檔案管理使用的人工多、效率低。而現代電子檔案基本上依靠計算機技術、網絡技術，可大大提高檔案管理的效率，降低檔案管理的人工成本，高校檔案管理要適應社會和經濟不斷發展的需要，采用先進的檔案管理方法和手段，最大限度地滿足各方面對檔案部門快速、準確提供檔案信息的需求，為高等教育事業發展服務。

2.提高高校檔案管理人員的素質

信息化背景下的高校檔案管理建設，歸根結底還得依靠人來完成，提高高校檔案管理隊伍的專業素質有利于實現檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化要求管理人員具備較強的檔案專業素質，要具備一定的信息技術知識。具體而言，高校檔案管理隊伍應該具備以下素質：（1）較好的政策解讀能力，較高的思想政治素質；（2）信息化的管理理念，團隊合作的精神；（3）掌握現代化的管理手段與方法。較高的政策水平及思想政治素質是管理人員做好檔案管理工作的重要前提，檔案管理是一項較為繁瑣的工作，需要管理人員具備足夠強的責任心，良好的職業素養及思想政治素質，這樣有利于管理人員提升事業的榮譽感，在工作中實現自我價值；信息化管理理念及團隊合作的精神是實現高校檔案信息化的關鍵所在，通過樹立信息服務理念，加強管理隊伍間的相互協作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運用先進的管理手段，能有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應信息化檔案的管理建設，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

參考文獻

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