“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新路徑探索

李文佳

【摘?要】隨著互聯網技術的不斷發展，事業單位檔案管理方式也發生了巨大的變化，作為政府和公民信息的重要保存方式，事業單位檔案管理是公共管理的重要環節，應當增加對于信息互聯網技術的應用，增加管理的高效性。本文就當“互聯網+”時代下事業單位檔案管理存在的問題進行研究，并提出相應的管理創新路徑，以供檔案管理部門參考。

【關鍵詞】互聯網時代;事業單位;檔案管理;創新路徑

隨著互聯網技術對各行各業的滲透，信息化技術手段對事業單位檔案管理模式產生了嚴重的影響，事業單位通過對檔案管理模式的創新可以有效提高單位的信息化水平，提高信息資源利用率，更好的為公眾提供公共服務職能。

一、檔案管理信息化的意義

（一）方便檔案信息共享

信息化檔案管理改變了以往傳統的紙質檔案記錄方式，采用電子數據的形式，將信息資料儲存于信息化媒介之中。方便工作人員對于檔案的分類檢索，且檔案保管更為安全，避免出現丟失或者損毀，減少了檔案所占有的空間，方便數據的傳遞共享。各個部門通過互聯網傳輸功能，可以對數據進行傳遞、瀏覽、下載等，數據可以通過自動化辦公系統進行分類存儲，用戶可以隨時隨地通過互聯網對數據進行調用、查詢和下載[1]。

（二）提高檔案管理工作效率

通過對檔案的信息化管理，可以有效減少工作人員的工作量，提高工作效率，避免了人工管理中容易出現的錯誤。通過信息化檔案管理平臺，可以高效快捷的完成對檔案的智能化收集，方便管理者進行分類檢索，極大的節約了檔案管理工作的時間，有效避免了檔案信息中發生的差錯問題。

二、事業單位檔案管理中的不足

（一）信息化管理水平低

隨著事業單位檔案數量的不斷增加，許多單位通過掃描等技術對電子檔案進行收集，提高了電子檔案的處理速度，但是信息化程度不足。掃描技術大多通過人工進行，收集速度較慢，工作效率較低。事業單位對于信息化平臺和技術的應用不夠重視，管理機制建設不夠完善，信息化水平較低。

（二）信息化管理存在風險

許多事業單位對檔案管理缺少風險意識，影響了事業單位檔案管理的安全。例如，用于存儲電子檔案的計算機媒介，在互聯網狀態下，容易受到電腦病毒的感染或者黑客的惡意入侵，電子檔案存在被盜或者損害的危險。事業單位缺乏專業的信息化安全管理人員對數據進行專業保護，信息化管理存在風險。

（三）信息化資源利用率低

事業單位的檔案可以為決策帶來重要的數據支持，是單位的重要資源，可以幫助事業單位進行工作情況的總結和歸納。但是目前，許多事業單位缺乏對信息化檔案資源的利用，忽略了檔案的重要價值，影響了事業單位的發展。

三、互聯網+”時代事業單位檔案管理創新路徑探索

（一）加快事業單位檔案管理的信息化進程

傳統的檔案保存，都是工作人員將紙質檔案分類保存于專門的檔案室內。工作人員需要對檔案進行分類、整理、保存等工作，工作效率較低。隨著互聯網時代的來臨，工作人員要充分利用信息化手段，對檔案管理模式進行創新。事業單位可以與專業的信息技術企業進行合作，通過專業的電子信息技術，構建起檔案管理的電子信息化平臺，購買專業的掃描設備和軟件，對傳統的紙質檔案進行掃描，將紙質檔案數據轉換成電子數據。在信息化平臺上，采取合理的記錄分類方式，將電子數據進行分類管理，建立起紙質檔案與電子檔案的關聯，實現電子檔案信息化線上和線下的同步管理。

（二）保障信息化檔案管理的安全

事業單位在進行檔案管理時，要注重對于檔案安全性的保障。首先，安排專業人員對單位的網絡環境進行實時的監控和保護，采用專業的防火墻技術保證事業單位網絡不會受到惡意的黑客攻擊，使用功能齊全的專業殺毒人軟件對計算機設備系統進行病毒的查殺，保證數據不會受到感染。對電子數據進行及時備份，避免數據發生丟失[2]。其次，要對信息化檔案平臺設立訪問權限機制。構建嚴格合理的管理制度和流程，對檔案管理安排專人負責，保證電子檔案管理的嚴謹性和獨立性。對于使用電子檔案的部門，建立嚴格的授權審批制度，減少信息化檔案系統非法采訪的發生概率，保證數據的安全。最后，建立訪問記錄機制。對登錄到信息化檔案系統的用戶進行全面的記錄，包括登陸的時間、地點、設備號以及進行的操作等，保證檔案管理人員進行事后追蹤的途徑。

（三）建立信息化檔案數據庫

事業單位應當加強對于信息化檔案的利用率，建立起信息化檔案平臺，科學高效的對檔案數據進行管理和使用。加大對于信息化硬件和軟件的投入，對信息化手段進行及時的更新和優化，實現檔案數據的統一管理，加強檔案資源的整合利用。及時更新檔案信息數據庫，保證數據的準確性，更好的為公眾提供公共服務。

四、總結語

在互聯網環境不斷發展的趨勢下，事業單位要加強對于檔案信息化管理的重視，建立起成熟的檔案管理信息化平臺，對數據的安全性進行保障，對信息化檔案數據庫進行及時更新，提高信息資源的利用率，滿足更好的公共服務功能。

參考文獻：

[1]魏峰. 事業單位檔案管理創新路徑探索[J]. 蘭臺內外，2019，239（02）：29-30.

[2]姜紅纓. 大數據時代事業單位人事檔案管理創新路徑研究[J]. 辦公室業務，2020，No.332（03）：153-154.

（作者單位：河北省承德市圍場縣社會保險事業管理局）