淺析施工企業工程項目部如何做好物資管理信息化建設

摘要：文章從企業信息化建設的重要性出發，闡明了本企業物資管理信息化建設的基本概況及初步成效，指出目前項目物資管理信息系統軟件運用過程中存在的問題與不足，并對在工程項目建設中推動物資管理信息化與合理運用物資管理信息系統軟件提出合理化建議

關鍵詞：施工企業；工程項目部；物資管理信息化；物資管理信息系統

一、引言

施工企業中的物資管理是對企業生產經營活動所需各種物資的計劃編制、采購訂貨、運輸組織、庫存保管、合理供應、領發、成本核算、回收等各個環節的管理，作為企業管理的重要組成部分，物資成本占項目成本約60%。目前傳統的管理理念和手段已無法適應快速發展的要求，企業必須推進管理和信息化建設，通過先進實用的網絡技術及管理信息系統來加強企業的精細化管理。中鐵大橋局集團第五工程有限公司在工程經濟部、工程管理部、物資管理部、市場營銷部、安全質量部、機械設備部 、財務部等各個部門都有信息系統應用軟件，并且在公司各個項目部都配備信息系統錄入員，使管理信息資源逐步得到共享。信息化工作能通過流程再造，及時有效地加強企業管理，降低運營成本，防范運營風險，推動管理創新。由此可見，信息化建設是實現企業規模化擴張的需要，是企業參與國際化競爭的需要，也是企業實現資質就位升級和實現管理現代化的需要。因此，企業實行信息化建設已成為一種大勢所趨。

二、企業物資管理信息化建設的基本概況及初步成效

現在，筆者僅就本企業物資管理信息化建設工作中的內容，做一些闡述和建議。《工程項目物資管理系統》是由中鐵大橋局集團武漢物資有限責任公司提供工作流程，由西安智通軟件公司提供軟件研發編制服務，是大橋局集團公司指定必須在全局各個項目部使用并全面覆蓋的物資部門的一個信息系統軟件。物資供應配送中心在中心領導的大力支持下，自2008年大橋局開發軟件并在武漢二七橋和南昌向莆鐵路東新特大橋兩個試點試行這個軟件后，先后在2009年多次組織專人去大橋局學習軟件的使用并陸續運用在五公司各在建工程項目的物資管理中，并于2010年年初基本實現在各個在建項目及新開工項目中的正式運用，取得了一定成績。截至2014年5月，第五公司有16個在建工程項目部使用大橋局物資管理系統軟件，大橋局工程項目物資管理系統在各項目部已經進入常態化使用階段，其中系統使用良好的項目12個，均達到使用良好率標準（材料收料、發料數據更新至最新月度，且發料總額與完成產值的比例≥20%的項目部或發料總額與完成產值的比例≥40%的項目部）。第五公司經過近5年對本系統的使用，已經形成了一些新的關于物資管理信息化工作的方法和經驗，主要體現在以下方面。

第一，建立了物資采購價格信息平臺。采取由物資管理部、各項目物資部門收集整理日常詢價、物資招投標信息（或者由供應商直接報價）等多種手段，建立各地區主要材料供應商的基本市場價格信庫，使各項目在采購前對市場價格有了基本的了解和比較。通過系統數據的收集整理，建立本公司各項目部物資實際采購價格庫。

第二，系統中完善了物資供應商管理體系。近幾年來，經第五公司物資管理部及各個項目部物資部評價確認的合格供應商有近80家，在進行施工生產的過程中，這些供應商提供了強有力的支持，雙方建立了一種雙贏的合作關系。

第三，通過數據自動處理功能，加強了基礎信息資料的管理。一是第五公司物資管理系統要求項目信息員在物資進入現場驗收合格后立即輸入信息，記錄每天項目物資采購的基本信息（進場時間、單價、供應商和收料單位等），在需要驗收報賬時進行驗收、發料（打印單據），數據庫詳細記錄了這些業務處理過程。只要基礎數據輸入完整，可以自動生成很多物資部門需要的相關報表。改變了以往手工操作、記賬、統計的工作方式，減少了錯誤，提高了工作效率。二是通過信息采集的方式，各級領導和管理部門不出門就可以及時了解各項目的實際采購情況、資金支付和欠款情況，并且可以及時發現管理中存在的問題，準確地統計出本項目部的實際材料成本，改變以往項目材料賬務經常不清的現象，對加強項目成本管理起到了積極的推動作用。在各項目部建立本系統的數據庫為公司進行物資管理數據分析、投標報價、成本分析和預結算分析等工作提供了非常快捷的信息支持，提高了部門和部門之間的相互協調配合的效率。

三、物資管理信息系統及信息化建設存在的問題

從目前在建項目運用物資管理信息系統的工作人員們反饋回來的問題來看，大橋局物資管理信息系統也存在一些技術上的缺陷。一是物資材料條目要進一步完善，可操作性要進一步加強。例如，同一材料條目編制重復且不在一個科目分類下，材料人員兩次點收若不在同一個科目，對后期統計造成困難。二是部分材料條目設置覆蓋面不全，如鋼板點收統計時應增加含大小規格（如80mm*80mm），采購塊數等附加規格數量說明。三是部分審批權限及操作流程不適合項目實際，流于形式，造成操作步驟重復、效率低下。這些問題的解決都有待于軟件開發商對物資管理信息系統軟件的進一步升級。

《大橋局工程項目物資管理系統》從2010年年初步推廣使用至今，在各項目部的重視和推動下，取得了一定成績，如材料單據實現了聯機打印，軟件系統代替了傳統手工帳，大大提高了工作效率等。但是，系統應用在各項目部之間仍然不平衡，存在以下問題。

第一，全面應用、發揮系統功能的項目部不多，多數項目部僅應用了系統的收料、發料功能，數據限于倉儲管理。而系統中的物資計劃、限額用料、供應商結算及周轉材料等模塊基本空缺，反映出了項目部對系統應用不重視、操作人員對系統不熟悉等問題。

第二，有些項目部使用系統的積極性不高，認識不到位，個別新項目開工數月尚未啟動物資信息化工作，或者有的在建項目數據錄入進度嚴重滯后，有時候出現為了應對檢查而突擊補錄的現象。

四、物資管理信息系統的改進意見

如何在項目管理中充分利用物資管理信息系統，本文認為可以從以下幾個方面做起。

第一，信息化建設是“一把手”工程，這個“一把手”不僅僅只是企業老總這個一把手，還應包括公司的一把手、各管理條線、部門的一把手及各項目部的項目經理等。物資管理信息化工作推動人員及項目部物資管理人員應在日常工作中正確處理和協調好與各方面的關系，尤其是對物資管理信息化建設實施中出現的困難要及時主動與領導溝通，尋求上層領導和其他相關部門的理解支持與配合。

第二，加強培訓，提高物資管理人員的業務水平，為項目部物資管理信息系統的順利運作提供技術支持。一是借助公司培訓視頻講解或者電腦遠程協助等方式，使項目部相關操作人員熟練掌握信息系統操作流程；二是要求材料人員建立自己的材料管理資源庫（各種有效的管理表格、流程記錄等），并根據項目實際情況進行整理、改進；三是對項目所涉及的材料要充分掌握相關知識（材料的材質、用途、規格、市場價格等）；四是利用公司物資管理群互動平臺和項目網絡平臺，結合本項目實際，進行管理交流和學習，提高個人的管理水準。

第三，在物資管理信息系統的錄入工作中，要重視數據輸入的有效性和及時性。系統數據是物資管理工作的基礎依據，必須要求真實、準確、完整、及時。如果數據不真實、不完整，而且其信息匯總不及時，總是延遲一段時間才能匯總上來，那么建立在項目數據基礎上的一切分析判斷都靠不住，不能反映項目真實的經營狀態，不能為公司經營決策提供幫助。項目部系統錄入員是統計數據的直接責任人，務必認真核對數據，部門負責人是統計數據的第一責任人，對提交的數據必須進行審核。只有經過審核后的數據，錄入員才能按程序進行系統中的提交審批工作。

五、結語

總之，物資管理信息化建設是一個長期而持久的巨大工程，物資管理工作者作為工程項目建設中的后勤保障部隊，要進一步增強事業心和責任感，嚴格要求自己，以熱忱飽滿的精神狀態，投入到物資管理信息化建設中去，切切實實地為工程項目和諧建設和跨越式發展提供有力的后勤保障。展望未來，我們要努力實現物資管理信息系統應用與現場物資管理無縫銜接，切實體現信息系統的便利與效率。全面推進物資管理“集約化、規范化、標準化、信息化”，為公司健康可持續發展做出應有的貢獻。

（作者單位：中鐵大橋局集團第五工程有限公司）