新時期企業檔案管理信息化的建設

摘要：企業檔案管理的信息化程度標志著一個企業的現代化程度，開發企業檔案信息資源、實現企業檔案管理信息化成為新形勢下企業實現檔案管理改革的重點方向和發展目標。本文從企業檔案管理信息的概念出發，通過分析檔案管理信息化的意義以及現狀，找出當前檔案管理信息化面臨的問題，并提出相應的對策，從這幾個方面對新形勢下企業檔案管理信息化建設作初步探究。

關鍵詞：檔案管理；信息化

檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

一、檔案管理信息化的意義

信息化建設的程度反映了一個國家、地區、企業及社會經濟發展的綜合實力，也是衡量企業管理水平的重要指標。檔案信息資源作為企業最重要的信息資源之一，是企業信息化建設的重要組成部分。

1.有利于企業提高效率，降低管理成本。通過提高信息資源開發利用效率和擴大信息資源開發利用范圍，使企業能以降低信息成本實現共享管理成本，充分利用成員企業現有的資金、技術、設備、人力及信息資源，節約產品開發費用，降低生產成本，促進企業快速發展。

2.檢索查詢比較方便。檔案管理人員在傳統的檢索方式下，費時費力，檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

3.擴大了檔案服務范圍，因為在信息化的管理中，檔案信息可以進行拷貝，總的信息占據的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時將檔案信息傳遞給需要的人員，為社會了解企業提供了基礎，從而擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高

二、新時期檔案管理信息化的現狀

信息化使企業檔案工作發生了巨大的變化，近年來我國企業檔案信息化建設有了長足的發展，但是仍有巨大的發展空間，企業檔案信息資源的開發利用能力仍有待進一步地加強。

1.信息技術的不斷發展，加速了企業的檔案管理正在從傳統方式向信息化管理方式的轉變，計算機技術的廣泛應用，同時也極大地推動了檔案管理工作的發展，提高了檔案管理工作的質量和效率，使得企業的檔案管理部門都在發生著重大的改變，并通過網絡技術實現信息資源的共享。

2.在市場經濟中，企業檔案信息資源的數量和質量都有了一定程度上提高，信息資源量逐漸增加，開放途徑也越來越多，使得信息資源建設的規模不斷擴大并趨于成熟。

3.檔案管理系統雖然在我國市場經濟中得到了較為廣泛的應用，但仍沒有形成完善的規模和體系，實現不了對檔案的一體化管理。同時，由于對檔案信息化的標準和規范的建設也不夠完善，所以無法從根本上保證企業檔案管理的與時俱進。

4.企業的檔案管理的信息化工作需要綜合素質較高的人才，但在現實中，檔案管理人員對于計算機技術的掌握知識有限，并且操作能力較低，不利于檔案管理信息化的發展。

三、新時期檔案管理信息化建設存在的問題

在信息高速發展的時代，信息化建設已經成為企業生存和發展的必要條件。隨著檔案管理信息化的逐步深入，檔案信息化建設逐漸成為檔案事業發展的戰略性工作，但是在建設和管理的過程中仍然存在著很多的問題，主要表現在以下方面。

1.雙套制問題

盡管檔案管理信息化建設已經大面積展開并取得相當的成就，但是在人們的檔案思維中，依舊是對紙質的檔案心存依賴，認為電子化的檔案不安全，所以在很多單位甚至國家機關對已經頒布的國家標準、行業標準或企業標準中，都規定要電子、紙質形式雙套保存。不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的，信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。

2.企業員工素質有待提高

許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分的檔案管理人員由于沒有及時的接受現代化的培訓以至于技術水平有限，不利于檔案管理信息化的發展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當程度的檔案管理能力，還必須有一定的計算機網絡管理能力和信息技術處理能力，這使得檔案管理人員素質成為制約信息化發展的重要因素。

3.標準和規范問題

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，并且檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施、推廣統一標準，這些都嚴重制約著檔案信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

4.檔案信息化管理的安全意識較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此重視對檔案的管理就至關重要。在網絡環境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環境內大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證，因此，加強檔案管理所在網絡環境的安全建設就尤為重要。

四、實現企業檔案管理信息化的主要措施

企業檔案管理工作的信息化建設是企業和社會發展的需要，是檔案管理發展的一種趨勢，因此，對企業檔案管理的信息化建設要予以高度的重視，要切實給予人力、財力和物力上的支持，確保企業檔案管理信息化建設得以有效的實施，使其更好的為企業的發展提供服務。針對在建設檔案管理信息化的過程中出現的問題，提出實現檔案管理信息化的四項主要措施。

1.提高對檔案管理信息化的認識。傳統的檔案管理工作處于一個封閉的空間里，管理者的思想觀念和管理工作都處于一個落后的階段，面對這種局面，應重點加強管理者在觀念上的認識。管理者必須意識到，在商品經濟激烈競爭的今天，檔案作為全社會最大的共享信息資源，在經濟決策中起著至關重要的作用。

2.加強人才機制建設。檔案信息化建設是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、辦事細心的工作態度，還要具備扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因此必須重視檔案人才的培養，建立一支適應信息時代的復合型檔案管理隊伍。

3.制定檔案管理信息化標準。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設的整個過程。要統一檔案管理信息化的標準，必須要依托國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統一國家政策法規和各種業務規范。

4.健全檔案管理信息化的安全制度。檔案管理信息化的安全管理制度是檔案管理信息化的保護屏障。一方面，在企業檔案管理的建設初期一定要注意紙質檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證企業信息的安全、完整；另一方面，要充分保障網絡信息系統的安全，數據庫的自動備份、網絡系統的病毒防范、嚴格的查閱權限和安全的加密保護功能都是企業需重點關注的問題。

五、總結

隨著信息科技的不斷發展，以及我國經濟的快速進步，檔案管理信息化已成為經濟穩步發展的保障。企業檔案管理信息化建設需要企業各部門之間的相互協調，需要企業高層從思想、戰略、管理、技術等各個角度進行宏觀規劃和微觀操作。企業應該根據自身特點發揮在資本、技術等各方面的優勢，加快檔案管理信息化建設的步伐，進一步提高檔案信息系統的工作效率，為企業的可持續發展提供可靠的信息保障。

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（作者單位：山東省日照市國土資源局）