淺談農業科研檔案管理及信息化的應用

摘要：文章從農業科研檔案在科研管理中的重要意義出發，分析農業科研檔案管理的現狀和存在問題，并提出應加強農業科研檔案基礎性數據的收集，將檔案管理納入績效考核，并利用信息化的手段，提高檔案的利用效率和保障檔案的安全來提高農業科研檔案的管理水平。

關鍵詞：科研檔案；信息化管理

農業科研檔案是科研檔案之一，它詳細記錄了農業科研人員科研活動中的資料和信息，是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源。農業科研檔案管理是現代科研管理工作的重要組成部分，也是農業科研活動的重要環節，無論是科研管理中的項目管理，還是成果管理、人才管理、科研儀器管理等，都與檔案管理密切聯系。建立完整的農業科研檔案是農業科研管理規范化、科學化、信息化的重要標志，加強農業科研檔案管理，能直接提高農業科研管理工作的效率，進而提高農業科研院所的學術水平，對農業科研單位的科技創新能力和可持續發展有著重要的意義。

一、農業科研檔案管理的現狀及存在問題

（一）農業科研檔案管理水平低，檔案收集保存不全

大部分農業科研單位都沒有完整地收集到應保存的科研檔案，這一方面是科研人員普遍存在科研檔案意識淡薄的現象，沒有認識到科研檔案工作的重要性，有些科研人員還將自己科研成果視為個人私有財產，許多珍貴資料，如獲獎證書、專利證書論著等材料不愿上交或推遲上交；另一方面是科研管理人員素質不高，檔案意識不強，缺少檔案管理的專業知識，對應該歸檔的檔案不清楚，檔案歸類不明等現象，使一些科研檔案沒有及時收檔。

（二）檔案收集重視結果型檔案，忽視了基礎數據的收集和管理

農業科研檔案的形成不同于一般文件檔案，由于研究對象是農作物，所以它具有收集周期長、形成時間分散、收集范圍廣和成果性強等特點。很多科研單位在檔案管理中重視的是最終形成的論文，成果和專利等形式的檔案和資料，卻沒有將農作物大田中觀測的數據，實驗中的記錄數據作為應該歸檔的檔案，導致這一部分重要檔案隨著人員的流動而流失。

（三）農業科研檔案管理落后，檔案利用率低

農業科研檔案大部分還是以紙質的形式歸檔，紙質資源收上來之后，一旦歸檔往往就被束之高閣、無人問津。導致一方面是檔案束之高閣，一方面是科研人員查不到相關資源，導致了科研實驗和工作的重復，也導致了資源和時間的浪費。檔案管理重收集，輕利用導致無法發揮科技檔案為后續科研人員參考和提供有價值信息的作用，也嚴重阻礙了科技創新力的發揮。

（四）忽視科研檔案的安全性

科研檔案的管理自從網絡化以后就面臨安全性等新問題。隨著社會的電子化和信息化的發展，科研檔案溶入電子化的潮流，大家習慣用網絡傳遞信息，將一部分科研資料在網上利用郵箱發送，QQ上傳，轉發或直接傳到網盤，導致有些保密性資料泄漏，或者被國外的媒體所轉載等等。

二、提高農業科研檔案管理的幾點建議

（一）普及檔案教育，將檔案收集和管理納入績效管理

各單位領導應充分意識到檔案工作的重要性，高度重視農業科研檔案的教育和管理，將檔案收集和管理工作納入績效考核中來。一是要加強和普及檔案知識的培訓和宣傳，教育科研人員作為一線的檔案收集的人員，要重視檔案的收集和管理，明白檔案的重要意義，主動加入檔案工作中來，他們能否按時并完整地提交科研檔案，是加強檔案管理的第一步。二是要加強科研管理人員在檔案等相關業務上的學習和培訓，科研檔案管理人員要充分認識檔案管理工作的重大意義和所承擔的重任，及時督促科研人員歸檔。此外，最關鍵的是要將檔案收集和管理納入科研人員和管理人員的績效管理中來，檔案收集和管理作為科研管理的重要方面，也應是績效考核的一個必不可少的因素，科研單位要制訂和完善科研檔案管理的辦法，并將這個辦法的執行與績效考核掛鉤，使科研人員和管理人員依照辦法執行，并嚴格遵守相關規定，這樣才能保證檔案收集的數量和質量。

（二）重視對農業科研活動過程中基礎數據信息的收集和歸檔

農業科研活動是一項長期性的探索過程，這個過程是非常珍貴的，有些農作物的研究要花科研人員幾年或幾十年的過程才能探索和弄清楚某一方面的問題，正因為作物的周期性太長，從事這一方面的科研人員也許一輩子都無法重復同一個實驗，因此，這種科研人員的探索的過程是一筆珍貴的財富，應將科研探索活動中記錄的數據和信息作為一項重要的檔案來記載和歸檔。國家近幾年已經充分意識到這個問題的存在，并在國家層面上支持了一些基礎數據收集和上傳的工作，作為一個科研單位，也要與時俱進，充分認識到這些數據的重要性，高度重視這類檔案主要是實驗記錄本形式存在的科研檔案的收集和整理，將這些珍貴的資料保存起來，給后續科研人員參考和利用。

（三）加強檔案的信息化管理，提高科研檔案的利用率

利用現代技術和高科技手段規范科研檔案管理，要在做好保密工作和保護好知識產權的前提下，有步驟、分批次、循序漸進地推進科研檔案目錄數字化、全文電子化，建立科研檔案管理電子通道，實現資料和信息的網絡傳輸、接收與篩選，不僅可以提高檔案管理的工作效率，還可以提高農業科研檔案的管理水平。科研檔案利用率低是普遍存在的問題，主要方面是科研檔案很多是紙質形式保存，保存下來后，除了檔案管理員和以前使用過的科研人員外，別的科研人員根本就不知道有這個資料可以查閱，這是造成檔案利用率低的主要原因。因此要改革現有的情況，將檔案分成紙質檔案和電子檔案同時保存。沒有電子檔的資料，檔案管理人員應通過掃描等方式進行檔案電子化管理，使每一份檔案都同時具有紙質和電子版本兩種形式。做好紙質和電子檔案的分類和歸檔，對非保密性的文檔歸檔后要及時在本單位公布歸檔目錄，條件好的單位應建立檔案管理系統，在單位內部方便科研人員及時查詢和參考。

（四）重視農業科研檔案的安全性問題

隨著現代辦公信息化、網絡化和無紙辦公的要求，必然會帶來農業科研檔案管理的安全性問題。大家在不知不覺中使用網絡的同時，常常也會導致信息的外泄。因此一定要做好檔案安全和保密知識的培訓和宣傳，樹立安全性的意識，提高檔案的安全防范意識，從思想上來抓檔案的安全性問題。一方面要防止網絡中的不安全因素，防止網絡黑客攻擊和嚴密防控電腦病毒，所有資料都要做好備份存儲工作；另一方面，加強科研人員教育和培訓，讓科研人員明白哪些資料是應該保密的，對保密性資源，在傳送過程中不能使用網絡形式傳遞，應該放在專門的保密電腦中，使用光盤的方式郵寄。此外，科研人員在查閱科研檔案時要嚴格按檔案管理的規定使用資料，一般只在單位內部使用，并且不外傳相關資料。

農業科研檔案的管理是一門專業性很強的工作，也是全體科研人員共同努力的結果，作為一種直接記錄科研工作者從事科技活動的最直接的原始信息材料，這是一筆珍貴的資料，不僅可以為科技信息資源的開發和利用提供重要的資料和信息，而且對科技成果的開發推廣、轉讓以及進一步的研究具有重大意義。我們要通過做好檔案管理工作，提高檔案使用效率，通過對科研檔案信息資源的尋覓、存儲、揭示、分析、歸納綜合加工和深化，來挖掘檔案中的信息和資源，最大限度地開發科研檔案信息資源，充分發揮其潛在價值，為后期的科研活動提供參考，同時避免重復研究，提高科技創新力，加快科技成果轉化。

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（作者單位：中國熱帶農業科學院熱帶生物技術研究所）