建筑施工企業檔案信息化管理中的問題及解決思路

陸華

[摘 要] 隨著我國社會經濟不斷發展，建設工程項目不斷增多，建筑施工企業任務不斷加重，其檔案信息的管理水平也需要進一步提高，因此檔案信息化管理在建筑施工企業得到廣泛應用。所謂檔案信息化管理，就是利用網絡技術、通信技術、計算機技術等現代信息技術對企業信息進行采集、加工和運用。利用信息化的管理方式對建筑施工企業檔案進行管理，可以有效提高企業收集、加工、利用信息的水平，但是當前企業檔案信息化管理中還存在著一些問題亟待解決，本文對此加以探討。

[關鍵詞] 建筑施工企業；檔案；信息化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 11. 032

[中圖分類號] F270.7；G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）11- 0051- 02

隨著我國建筑行業的蓬勃發展，傳統的手工管理方式已經不能適應建筑企業的發展要求，需要廣泛應用信息化管理方式對建筑施工企業進行管理。建筑施工企業檔案內容繁多，項目建設過程中產生的具有保存價值的相關資料、文件也較多，檔案整理工作流程比較復雜且要求較高，管理過程涉及的單位眾多，是工程行業與檔案部門面臨的一大難題。所以，建筑施工行業運用信息化方法進行檔案管理，可以有效地將各類型資料進行合理的分類，簡化編制流程，合理調配各部門的資料，使檔案管理井然有序。

1 建筑施工企業檔案信息化管理現狀

1.1 建筑施工企業檔案信息化管理缺乏專業性

隨著建筑施工行業的迅速發展，許多建筑施工企業都配備了檔案信息管理軟件系統，幫助建筑施工企業有效地記錄和保存資料。建筑施工企業有較大的作業范圍，作業專業性較強，但檔案信息管理規范性不強，無法進行統一有序的管理。大多數建筑施工企業的檔案信息管理方法都具有通用性，但缺乏針對自身實際情況的專業性的檔案管理方法，無法滿足建筑施工企業綜合檔案管理的要求。

1.2 建筑施工企業檔案信息化管理形式單一

一些建筑施工企業會運用相關的檔案管理軟件對檔案信息進行管理，但這些管理軟件主要是以文書檔案管理為主要管理形式，而其他檔案如工程檔案信息也是運用文書檔案的管理形式進行管理，降低了檔案信息管理的效率。建筑施工企業檔案管理部門由于工程檔案專業性強的特點，無法做到妥善管理并以庫房容積等原因予以不建檔處理[1]。

1.3 建筑施工企業檔案信息化管理缺乏法律依據

近年來，國家不斷出臺建筑施工企業檔案管理的相關法律，規定建筑施工企業內部要建立健全檔案信息管理平臺，優化檔案信息管理系統，科學有效地對工程設計檔案信息進行管理。然而在實際的建筑企業檔案管理過程中，諸多建筑施工企業在結束具體施工項目后，根據相關規定上交工程竣工檔案，而每個相關建筑施工企業都同時面對多個建筑施工承建項目，面對的建設單位繁多，且各建設單位實際情況與要求都不相同，工程專業多，對于建設工程文件的分類、檔案的分類和案卷的組卷方法基本不能統一。因此，相關法律法規對于竣工資料管理和文書檔案管理中一些問題的闡述不夠明晰，在加上各建筑企業的實際情況不同，相關文件的管理要求難以統一，施工企業在按照文件要求建設檔案管理系統的過程中很難處理系統接口的問題。因為諸多實際問題的沒有得到有效合理的解決，因此，相關法律依據無法作出詳細的明文規定[2]。

1.4 建筑施工企業檔案多樣化

建筑施工工期比較長，工程量比較大，相關環節內容較多，各類施工過程差異較大，所以，相關的建筑施工檔案分類比較細，專業性較強，呈現多樣化的特點。根據建筑企業檔案的特殊性，檔案管理部門需要既熟悉各項檔案管理業務又具有相關工程知識的管理人員對建筑施工企業檔案進行科學合理歸類管理，但就目前情況來看，很難找到達到此要求的管理人才。

另一方面，建筑施工企業檔案繁多，編制面窄，同時加大了建筑施工企業檔案的編研難度。檔案存在的價值主要在于利用，建筑施工企業在經營活動中可以對相關檔案進行合理有效的編研，以便于獲取更多的工藝施工方案、投標經營信息和企業內部定額修編的資料。然而按照目前的情況看來，現有的建筑施工企業檔案管理辦法無法使得相關檔案發揮其幫助建筑施工企業獲取信息的作用，必須進一步完善檔案管理方法。

2 檔案信息化管理中電子檔案接收與歸檔的方法

目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：①對上交的原始紙質檔案文件進行掃描，保存掃描的文件。這種接收與歸檔的方法具有兼容性好、管理成本低、格式統一、便于查看與利用等優點；其缺點在于容易丟失檔案中的信息、占據空間大、管理成本減少幅度低、建筑單位檔案遞交麻煩。②要求建設單位提交完整的原始電子文件。這種接收與歸檔的方法具有遞交成本低、遞交程序方便、文件信息全面等優點；其缺點主要包括：不能有效地保證電子文件的真實性、完整性和可靠性，難以打開進行查看使用，缺乏電子文件知識產權保護等。

根據目前的實際情況看來，要更好地實現建設施工企業檔案信息化管理，要求企業加大檔案管理的資金投入，增強科學技術力量，建立健全最終實現以用戶為中心、以數字化信息資源服務為目的的服務模式，提高建設施工企業檔案信息化管理水平[3]。

3 建筑施工企業檔案信息化管理的解決辦法

3.1 統一電子檔案的文件格式

通過對檔案信息化管理中電子檔案接收與歸檔的兩種方法優缺點分析，本文認為，想要更好地對建筑施工企業檔案進行信息化管理，就要有統一的文件格式。統一文件格式的方法如下：①建筑工程項目在施工過程中會根據各個環節的不同而選擇不同的應用軟件，而要統一文件的格式就要把其整合成兼容各種格式的電子文件；②有效保證電子檔案信息的有效性、真實性及原始性；③檔案信息內容清晰、文檔格式簡潔美觀、便于檢索查看利用；④降低信息化檔案的成本，信息內容提供批注與標注，便于存儲和管理；⑤接收各種掃描文件，支持不同的電子文件獲取方式；⑥利用知識產權保護對電子檔案進行保護。

3.2 建筑施工企業檔案信息化管理規范化

建筑施工企業在承建工程項目時要按照企業檔案管理部門、城建檔案管理部門和建設單位竣工檔案管理部門的相關規定進行項目工程檔案信息的錄入、歸類、標注、電子化和工程竣工檔案資料的編制[4]。

3.3 建筑施工企業檔案信息化管理要求

建筑施工企業要提高檔案信息化管理水平，首先要有科學合理的管理方案和高水平的管理隊伍。提高建筑施工企業檔案信息化管理水平要做好以下幾項工作：①加強檔案信息化管理人員的技能培訓。根據建筑施工企業檔案信息化管理的需要，有針對性地對管理人員進行計算機、網絡與應用系統的相關理論知識和操作技巧方面的培訓。根據建筑施工企業檔案管理的特點，有針對性地對管理人員進行檔案業務基本知識和檔案信息化知識培訓。除此之外，還要對檔案管理人員進行建筑工程施工知識的普及，使管理人員能夠熟悉掌握建筑工程施工各環節的知識，以便更好地對建筑施工企業檔案進行信息化管理。②建筑施工企業檔案的移交與管理分類。建筑施工企業管理部門要對建筑工程項目竣工檔案的收集整理有統一的規范，對檔案分類、組卷規則進行科學合理管理。③建筑施工企業管理規定和檔案管理制度的建立健全。建筑施工企業檔案種類繁多，專業性強，分類詳細，要有統一的規范要求來指導管理，建立健全檔案管理和信息化管理方面的制度，加強業務數據檢查力度、提高提交管理水平，達到業務銜接的要求。

3.4 建筑施工企業檔案信息化管理系統軟件結構需求特點

根據建筑施工企業檔案管理的特殊性、管理系統軟件的選用和開發的目標，結合不同檔案的管理特點，建筑施工企業檔案信息化管理的整體方案宜采用客戶端結合服務器的混合模式體系結構來滿足目前管理要求和以后的管理業務發展需求。檔案信息化管理系統可以提供XML標準數據接口，數據庫也可以遷移到其他數據庫上，提高建筑施工企業檔案信息化管理水平。

4 結束語

我國社會經濟不斷發展，建設工程項目不斷增多，施工企業任務不斷加重，企業檔案的信息化管理也被建筑施工企業廣泛應用。建筑施工企業檔案運用信息化方法進行管理，可以有效地將各類型資料進行合理的分類，簡化編制流程，合理調配各部門的資料，使檔案管理井然有序。建筑施工企業檔案信息化管理人員要適應新的發展形勢，根據建筑施工企業檔案管理的特點，豐富檔案信息化管理的技術知識，為實現建筑施工企業檔案信息化管理和提高管理水平而不斷創新。

主要參考文獻

[1]張雪云.工程建設檔案管理的現狀問題及解決措施[J].中國新技術新產品，2011（15）.

[2]劉潔.淺議施工企業檔案管理工作存在的問題及對策[J].科技與企業，2013（21）.

[3]張秀芳.淺談建筑材料科研檔案的現代化管理[J].福建建設科技，2013（5）.

[4]徐藝真.建筑施工企業檔案管理工作的幾點體會[J].東方企業文化，2013（4）.