基于HIS系統的門診退費內部控制

黃錦紅

［摘要］ 醫院退費控制是醫院財務內部控制的重要內容，本文提出充分運用HIS系統對退費權限、痕跡進行全方位監控，讓執行科室參與退費控制，強化人工復核，對退費進行有效管理。

［關鍵詞］ 醫院退費；信息化；內部控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 022

［中圖分類號］ F239.45［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0032- 01

ＨＩＳ收費系統是醫院管理信息系統的重要組成部分，退費是收費系統的關鍵環節。大型綜合性醫院收費項目多，收費頻率高，各種因素所導致的退費較為頻繁。如果內部控制不到位，容易出現漏洞，給醫院造成損失。在信息時代，由于計算機技術特有的復雜性以及計算機犯罪的隱蔽性，與傳統的手工操作方式相比，其危害和防范難度更大。因此，在醫院信息系統的退費流程中加強內部控制，是防范醫院收費風險的必要措施。

1醫院退費控制存在的問題

下面結合案例對退費的控制進行分析：

某醫院門診收費組長趙某采取制作虛假退費單據的方式，在２００６年１月到２００７年１１月間利用職務便利，制作了虛假退費單據共計１ ６００多張，侵吞醫院公款達２００余萬元。他趁其他收費員不在的時候，先從電腦里找到以前類似金額的收據，抄下這張收據的收據號和金額，然后在電腦上打上一毛錢的收費金額。他關閉打印機，啟動電腦收費程序，接著再將打印機打開，扯下那張沒有打上金額的空白票據，在空白收據上寫上先前抄好的收據號和金額，再打開電腦上的退費程序進行退費。

上述案例中，收費員利用中斷打印重新啟動系統套取空白發票，重打已交款的發票進行退費。該收費程序沒有對已執行收費項目進行鎖定，收費員利用收費系統的漏洞在監控盲區偽造交款金額進行虛假退費，給醫院造成重大損失。因此在內部控制實際工作中，如何嚴格把關，結合工作流程的需要，合理分配退費與退款權限，嚴堵漏費，尤為重要。

2加強醫院退費控制的措施

在較完善的ＨＩＳ收費系統中，對操作人員應按級劃分，分級設置相應的操作權限，由系統管理員，對各級操作員按不同職務相互分離原則進行授權，并加密予以控制管理；收費流水號與發票號進行對應，系統所有收費、退費、作廢、補打等操作數據均有記錄，操作中出現錯誤，任何人無法隨意改動，需經授權方可改正，對確需變動的信息，系統可全程記錄。建立藥品、檢查、治療等各項執行確認系統，醫生工作站和收費系統的數據可以共享使用。在不增加科室工作量的前提下，讓執行科室參與退費控制，即相關檢查、治療執行或藥品領取后系統會自動控制，各部門不能隨意辦理退費，以減少退費中可能存在的風險。根據上述案例的分析、收費流程和內部審計的要求，可以將門診退費內部控制具體劃分為3個階段。

2.1 收費員退費

門診退費包括藥品、檢查、治療等各種項目的退費手續。退費時首先醫生在收據背面寫明退費理由和退費項目并簽字（蓋章）。退藥費，分兩種情況：藥品已取走的，退費時藥房人員電腦執行退藥程序，并在收據背面寫明“藥已收回”且簽字；藥品未取走的，藥房人員在收據背面寫明“藥未取”并簽字。退放射、檢查、化驗、治療等其他費用，相應的檢查治療科室都要確認退費事項是否發生，在收據背面簽字（蓋章）。然后門診收費處人員核實患者退費信息，包括：患者電話、收到現金、日期、患者簽字等內容，確認符合退費規定后將錢款退給患者。如部分項目退費，收費人員按上述程序全額退款給患者，再根據實收金額另開一張收款票據給付費患者。最后收費員將退費資料妥善保管，歸檔備查。

醫院計算機系統在退費方面的內部控制：（１）全程記錄患者的交費、退費情況。生成日退費報表，報表信息包括：退費發票的編號、張數、金額以及退費收入分類等內容。（２）藥品、檢查、治療等費用建立執行確認操作系統，將“已執行”狀態的收費項目鎖定，不能進行退費。當患者交費后，電腦中根據患者是否取藥（檢查、治療）分別顯示“已執行”或“未執行”兩種狀態。如果是“已執行”狀態，費用是退不了的。如果是“未執行”狀態，也要由醫生在電腦中點擊“退費醫囑”，相關科室（藥房、檢查治療科室）進行電腦點核確認取消項目。（３）收費員在退費操作中，經收費組長復核退費資料進行授權后，收費員方能在電腦中執行退費。

對于特殊情況下，已經執行的項目需要退費，由財務科根據管理辦法，進行另案處理，不在系統中進行處理，以免影響系統數據。

2.2 稽核員復核

財務部門設專職稽核員對每個收費員的退費日報表、發票存根、作廢發票等進行稽核，核查因退費作廢的發票的編號、數量和金額與報表顯示的數據是否相符，稽核過程中發現問題，隨時提醒收費員改正。對不符合退費手續、舞弊等違反制度的行為應及時上報。

2.3 審計員審查

審計員對醫院門診退費手續和存檔資料進行不定期抽查，對退費控制系統的執行情況進行監督。由于門診退費是涉及多部門、多環節的一項工作，門診退費的內控設計還要進一步完善，因此審計人員還要通過對退費的各項指標進行分析，評價退費的完整性和合理性，針對退費管理中的薄弱環節，提出更完善的門診退費內部控制建議。

主要參考文獻

［１］楊洋，王宏．退費管理存在的問題及對策——以醫院門診為例［Ｊ］．中國集體經濟，２０１３（１０）.

［２］陳華．計算機網絡環境下的醫院退費管理［Ｊ］．審計與理財，２００８（１０）.

［３］雷曉莉．關于基層醫院退費管理的思考［Ｊ］．南方醫學教育，２０１１（４）.